会计电算化与会计职能的全新扩展

［摘 要］会计电算化已经成为会计行业的主要计算模式；是管理现代化和会计自身改革以及发展的需要；会计电算化已经发展为一门多种学科的综合体.对会计电算化的实施以及功能扩展进行了分析.

［关 键 词］会计电算化会计职能功能扩展

电算化会计信息处理的过程主要是由电子计算机为主要的计算工具,数据处理代码化,速度快,精度高；它采用对系统原始数据编码的方式,以缩短数据项的长度,减少数据占用的存储空间,从而提高了会计数据处理的速度和精度.会计电算化数据的处理是人机结合,系统内部控制全部程序化,也就是计算机对数据(信息)的处理是通过程序来进行的,系统内部控制方式均要求程序化.比如,一般对操作权限的限制设有程序,验证借贷金额是否平衡有校验程序等.同时,由于数据处理的人机结合和系统内部控制方式程序化,使得系统控制复杂化.其控制点由手工会计对人的控制转到对人和机器两方面的控制,控制的内容涉及人员分工、职能分离和计算机软、硬件的维护,以及会计信息和会计档案的保存和保管.另外,电算化会计与手工记账规则发生了变化,手工记账规定日记账、总账都要使用订本账册,明细账要采用活页式账册,通过若干个套账来实现相互牵制、相互核对.凭证、账本记录的错误之处要用划线法和红字更正法更正.电算化会计形成的账页则是通过打印输出的,可以装订成为活页式,打印输出的一般是日记账、总账和报表,由于明细账涉及大量的二级科目、科口,打印数量比较大,因此,一般都是用磁盘、光盘等形式输出,对账工作一般是依靠会计软件完成,只要输人的原始凭证是正确的,计算机可以迅速完成手工条件下的各种账务处理功能.手工会计下的账册核对功能在会计电算化条件下已由计算机代替,明细账记载的各种会计资料只需计算机查询功能就可完成显示或者在需要时打印出来.人们更多的是依赖电算化系统建立各种辅助账,更多地反映和控制经济活动.

会计电算化对于账簿记录错误的处理,已不再采用手工方式下的改错法,但为了保证监督审核,一般规定,凡是已经审核过的数据不得更改.如果出现错误,那一定是合理性问题,采用输人“更正凭证”的方法加以更正,类同于红字更正法,这样就可以保留更正的痕迹.

会计电算化不仅大大减轻了财务人员的劳动强度和提高了财会信息的处理和传递速度,更重要的是财会工作发生了质的变化.实现会计电算化后,可以轻松的实现对财务数据处理和业务流程的规范,避免了传统会计方式因人为因素在数据处理方面的不统一和不对应,减少了实际工作中标准的模糊性以及主观人为地不确定性,增强了会计工作客观性和会计信息可比性,便于对财务及业务流程进行控制.由于基于网络化处理,不仅可以做到在财务各岗位间的资源共享,保证财务数据一体化,而且对生成的财务信息,在设置权限的情况下可以在同一时间内任意查询.而传统会计,由于分工传递和手工操作,不仅财务以外无法获得所需信息,即使在各财务各岗位间也无法实现资源共享.实现会计电算化后,一方面最大可能地细化和明确了会计工作全过程中每个环节的参照依据和考核标准,可以对会计人员和工作进行严格控制,另一方面实现了有效实时监控,所有数据及操作情况均记入系统日志,各分支机构弄虚作检测的可能性减少.实现会计电算化后,会计信息的处理能力不断提高,使会计对经济活动的反映能力更及时和准确,反映的信息更加细致、全面和深入、信息查询对领导掌握财务运行提供了方便,保证了财务在管理中的核心地位.

会计电算化的实施,大大提高了会计信息处理的速度和准确性,为会计信息使用者提供了及时、准确的会计信息,是会计事业发展的一次飞跃.审计和会计面临巨变环境的一致性,特别是两者的联系,使会计的每一次重大变革,都直接导致审计的重大变革.会计电算化是审计变革的催化剂,它将大大加快利用现代信息技术,按照审计环境要求进行审计变革的进程.会计电算化的普及对传统的会计理论和实务都提出了新的问题和要求,必然对以会计为基础的审计产生重大影响,因此需要根据这些影响研究、采取相应的对策,以至于达到审计目的,并且能够切实有效地防范审计风险.

会计电算化是把电子计算机和现代数据处理技术应用到会计工作中的简称,是用电子计算机代替人工记账、算账和报账,以及部分代替人脑完成对会计信息的分析、预测、决策的过程,其目的是提高企业财会管理水平和经济效益.正因为这样,在会计信息系统的安全性、保密性方面尚待提高.财务数据属于机密,但就目前软件厂家来说,真正研究数据保密问题的厂家不多.所谓加密,无非是对软件本身的加密,防止盗版.另外,在进入系统时加上些诸如用户口令、声音监测、指纹辨认等检测手段和用户权限设置等限制手段,不能真正起到数据的保密作用.安全方面例如系统一旦崩溃,或者受到病毒侵袭,也容易导致事故.目前,我国会计电算化仅仅实现了财务会计的电算化,没有实现管理会计电算化,更不是完整意义的会计电算化.完整意义的会计电算化应该是财务会计电算化和管理会计电算化的有机结合.既然财务会计与管理会计数据同源,管理会计电算化就可以采用财务会计电算化提供的数据,生成管理报表.然而,由于管理会计的规范性和可操作性都不及财务会计,因此,推广较难,管理会计软件开发也不够成熟.

加强发展我国的会计电算化事业,实现会计工作手段的现代化,是推动会计改革,充分发挥会计治理职能的重要保证.高新技术信息产业的迅速发展,其实就在于信息的竞争.加强会计电算化事业,就是要研究制定总体发展规划,以引导我国会计电算化事业有计划、有步骤地发展.要制定出台会计电算化治理体制,逐步把我国的会计电算化事业引向制度化、法制化的轨道.与此同时还要加强会计软件市场的治理,加强商品化会计核算软件评审工作,推动我国会计软件整体水平的不断提高.