事业单位档案管理数字化建设

随着社会信息化发展日新月异,事业单位档案规模与需求量日益增大,致使目前我国档案管理工作发生了较大的改变.通过对档案管理数字化处理,实现对档案信息的高效整合,克服传统档案信息在管理过程中混乱无序,稳定性、安全性、时效性、共享性不足的问题.

一、档案管理数字化建设

档案管理数字化建设主要是指在不改变原始档案信息的前提下,对档案信息以及档案存储形式进行一系列的数字化转换,通过扫描、修正、分类、整合等处理手段形成系统的数字化档案,方便档案管理人员通过档案管理系统对档案信息进行各种处理.

二、事业单位档案管理存在的问题

档案信息不易保存,安全性不高.现有档案多采取纸质载体,因为纸张在温度高、湿度大环境中长期保存极易受损,所以往往纸质档案使用寿命都很短.在信息化社会中,档案信息利用率不断增高,无形中增大了档案的磨损度,降低了使用寿命,同时也给档案管理带来安全隐患.事业单位相关部门在档案信息提供利用过程中,丢失数据和档案信息泄密的现象也时有发生.

档案信息材料分散,管理流程复杂.事业单位档案信息名目繁多,而且来自不同部门的相关信息间各自独立,多采用一事一信息.这就给档案信息管理带来了很大的困难,导致档案信息存储比较分散、零乱,重复率还很高,大大降低了档案信息的使用率,并导致大量的重复劳动.

在现有档案管理模式下,事业单位档案信息收集后要经过校对、分类、排序,编写档案目录等复杂的业务流程.如果出现有新档案需要插入到已排好次序的档案中时,该业务流程将重新进行一遍.这种操作流程耗费大量人力和时间,致使档案不能及时整理归档.同时,由于大量工作都是手工操作,所以很容易出错.

档案信息收发不及时,使用率偏低.事业单位档案信息在提供利用过程中多采取人工层层传递形式,难以合理、高效、准确地实现档案信息的利用,更别说能及时为使用者提供全面、及时、准确的信息,为科学决策提供重要的依据了.

在现有档案管理模式下,查阅库存档案也是一个非常复杂的工作流程.首先要查找档案信息目录,然后到档案库中查找对应的档案架,最后在档案架内查找本档案.一旦档案人工存放出现错误,查找档案就好比海底捞针.这种档案管理方式极大地降低了档案信息的使用率,影响了事业单位的工作效率,也达不到档案的合理有效利用.

三、事业单位档案管理数字化建设的方法和建议

提高事业单位管理人员综合素质.随着科学技术不断发展,提高档案管理人员综合素质十分重要.一是要加强档案管理人员业务技能.档案管理人员作为档案数字化建设的执行者,其数字化思想,数字化操作水平,直接影响到档案管理数字化建设的水平.二是增强档案管理人员安全意识.在数字化档案提供利用过程中,运用好信息层级加密管理,划分好各个部门使用权限.同时,要及时对档案信息进行外部备份处理,例如使用光盘加密备份、移动硬盘加密备份等等,增加档案信息的使用寿命和安全系数,还能防止由于意外原因造成的档案信息丢失.

完成档案信息数字化处理,系统化管理.档案信息数字化处理时进行档案信息数字化建设的一个重要基础与前提.目前事业单位档案信息数字化主要是通过扫描仪、照相机、录像机等硬件设备将纸质档案转换为数字化档案存储到电脑中.再通过档案管理人员的修正、分类、整合,将分散的数字化档案转化为系统化的档案信息库,完成时间、内容、部门等多种分类档案信息目录.同时,通过硬件设备智能化处理,完成档案信息修改、插入智能化排序.最终将纷乱复杂的纸质档案信息转化为电子化、智能化、信息化的档案信息系统.

建立实时、高效的网络档案管理平台.利用网络技术与档案信息系统相结合,以网络化、数字化为主旋律,打造局域网络档案管理平台.网络档案管理平台便于保存、修改和查询,并且可以通过网络及时、全面、方便的将档案信息传递给使用者.

网络档案管理平台既可以完成对归档文件的录入、收集和整理功能,又可以由不同部门不同层级的使用者根据用户权限通过登入网络来进行检索,调用档案信息库查出所需查阅的目录和相关的档案信息等,并进行各种操作.这样既减少了各个部门使用者的等待时间,也提高了档案管理人员的怎么写作水平,减轻了档案管理人员的工作强度.

（作者单位：保定市卫生监督所）

单位：保定市卫生监督所

姓名：刘亚

论文：事业单位档案管理数字化建设

地址：河北省保定市东风东路750号保定市卫生监督所

邮编：071000

：18733258495