会计电算化与ERP

会计电算化与ERP的整合是以当代先进的信息技术为基础的,网络和通信技术、大型数据库和数据仓库技术、软件开发技术,为网络会计的发展提供了完备的技术体系.

一、ERP系统的内涵

ERP(企业资源管理系统)的基本思想是将企业的运行及流程看作是一个紧密连接的供应链、企业本身、分销网络以及客户等各个环节的紧密联接,其目标是充分协调企业内部及外部资源,从而确立企业之竞争优势.ERP系统则以业务为中心,根据物流、信息流、资金流的连续运动来设计,能跨越职能领域的边界,实现整个企业信息的集成.ERP系统的会计子系统融合在一起,会计子系统包括财务会计、管理会计及成本会计,ERP因而体现了先进的计划、控制和决策思想,其会计子系统的功能目标是生成企业所有信息使用者所需要的信息.

随着信息技术和现代管理思想的发展,ERP的内涵不断充实,促进了企业管理的不断完善与发展,对企业流程中不合理的部分提出改进和优化建议,令管理者做出最好的决策并有效地适应市场变化所需要.

二、ERP的发展历程

ERP的概念起源于20世纪60年代,尽管直到70年代才一从一个概念转换为一个确定的模型.ERP既包括传统的制造资源计划(MRP-II),也包括一些新的功能模块,例如供应链管理、客户关系管理以及会计电算化等等,对于一个企业来说,在激烈的市场竞争中利用ERP来增强自身的核心竞争力是非常重要的,ERP的形成大致经历了4个阶段：基本MRP阶段、闭环MRP阶段、MRP-II阶段和ERP的大致形成阶段.ERP理论的形成是随着产品复杂性的增加、市场竞争的加剧以及全球信息化的发展而产生的.

三、会计电算化与ERP不可分割

ERP系统着重于业务对财务的影响和财务对业务的控制,与物流管理也密切相关.而财务软件之选择亦要真正地实现财务管理、供应链管理和决策支持,财务监控的一体化.

(一)ERP的财务会计电算化

ERP系统在定义企业财务系统的框架和流程时考虑了制造管理和供应链管理的框架和流程,而且不仅是从财务部门立场出发,是从整个企业的角度来着眼,管理之起点是企业而不是凭证,ERP着重于业务对财务的影响和财务对业务的控制,会计电算化子系统一方面从其它子系统获得有关基础数据,另一方面通过其系统的定义和流程来实现对制造和供应链业务的控制.

(二)ERP的管理会计电算化

ERP系统体现了先进的管理会计电算化思想,反映了一套预测、计划、决策、控制,分析、考核的管理模式,强调事前计划、事中控制和事后反馈.这些计划功能和控制功能已完全集成到整个供应链系统中.一方面,ERP系统通过定义与事务处理相关的会计电算化核算科目和核算方式,使系统在处理事务的同时自动生成记账凭证,保证了资金流与物流的同步记录和数据的一致性,用户可以根据资金状况追溯资金的来龙去脉,并进一步追溯所发生的相关业务活动,改变了资金信息滞后于物流信息的状况,便于企业实行事中控制并实时做出决策；另一方面,计划、事务处理,控制与决策功能都在整个供应链的业务处理流程中实现.ERP系统遵循整体预算架构,传统整体预算根据销售预测来拟订生产计划,ERP系统更多地采用客户订单来启动生产计划和材料采购计划.

ERP系统的成本管理包括成本预测、计划决策、控制、分析和考核,强调成本预算(标准成本的确定)、成本控制与分析、责任成本管理等.典型的ERP系统成本管理涉及产品成本核算、成本中心会计电算化、订单和项目会计电算化、获利能力分析、利润中心会计电算化以及辅助管理决策的执行信息系统.成本中心会计电算化包括标准成本的确定、标准成本与实际成本之间的差异对比、成本报告与分析.订单和项目会计电算化用于归集某一订单或项目的实际成本,并将其与计划成本进行比较,以实现对订单或项目的监控.获利能力分析可以回答哪一类产品或市场会产生最好的效益,一份特定订单的利润是怎样构成的等问题.

ERP系统由于各不同模块之间的数据传递而将整个系统连成了统一的整体,供应链上各个环节的信息高度集成,实时反映企业的运营状况,为管理决策提供及时准确的信息.ERP系统不仅反映货币计量信息,而且反映非货币信息；不仅强调信息的可靠性,而且强调信息的相关性和及时性.ERP系统体现了先进的财务会计电算化、管理会计电算化和成本管理,能够满足信息使用者的多样化信息需求.因此,它是我国会计电算化的发展趋势.

(三)财务与业务的协同处理

企业内部各部门、各分支机构以及与客户、供货商等在价值链每一节发生的各类业务活动过程每时每刻都会产生各种信息,各种信息都不同程度地影响企业物流、资金流、信息流、票据流等,而这些“流”的有效整合是企业存在和发展的必要前提.要使这些“流”有效整合,就应实现各种信息的最大程度共享.所以,企业就必须及时将这些信息并行送入财务系统进行处理并将产生的结果反馈给业务系统,保证财务业务在物流、资金流、信息流,票据流中协同处理并集成各种管理信息.

(四)会计电算化是ERP的重要部分

会计电算化系统主要是企业财务部利用计算机先进的技术功能,将传统的手工会计电算化变为自动操作,而ERP系统中也包含会计电算化信息、系统,该系统主要将会计电算化工作中获得的数据信息通过应有的程序运行加以分析来指导企业的生产管理工作,ERP系统是在会计电算化信息、系统的基础上增加了其它子系统,使企业管理更加全面、有效,可行.

四、会计电算化与会计的整合

“整合”是从企业管理学中借用的一个名词,是指企业根据发展战略和业务流程,合并、撤消或增加一些业务部门,包括水平整合和垂直整合,会计电算化与gP的整合需要与业务流程重组相配合.同时,也要求应用软件各模块的合理划分和有机集成,在实现两者整合时,ERP方面应优先考虑采购、生产计划、市场营销、销售、库存、财务等与物流、资金流密切相关的模块；会计电算化方面应考虑网站管理、网上销售、网上采购和网上资金收付等模块,把这些模块集成到一起,构成一个新的应用系统,即为整合系统,整合系统要为今后模块的扩充留有接口.在进行系统设计时,要充分考虑到传统销售模式和网上销售模式都必须能够为市场需求和供应分析提供依据、两种模式可以共享现有的和未来的数据库、两种模式下的资金收入与支出都应该反映到财务分析中,在两种模式并存的情况下,如果制造业的会计电算化与ERP不进行整合,就很难保证企业物流,资金流和信息流的统一,也很难保证数据的一致、完整性和准确性.

总之,把会计电算化和企业资源计划的整合系统引入企业,既是一种技术上的创新,也是一种经营管理上的创新,可以为企业提供强大而有效的网上业务辅助支持,而整合的目的是：会计与业务协调(协同处理)：会计支持网上支付,并直接处理网上往来的电子凭证.