ISO9000质量管理体系在外贸企业内部控制评价中的运用

【摘 要】《企业内部控制基本规范》将于2009年7月1日在大中型企业施行,浙江省外贸企业已开展内部控制评价工作.为提高内部控制评价工作的水平和质量,笔者针对浙江省外贸企业内部控制评价工作存在的主要问题进行了总结和分析,认为ISO9000质量管理体系是外贸企业进行内部控制评价的有效补充.并提出了在实践运用中应注意的问题.

【关 键 词】ISO9000质量管理体系内部控制评价运用

为及时发现企业内部控制缺陷,提出和实施改进方案,提升企业管理水平,浙江省多数外贸企业相继开展了企业内部控制评价工作.但由于受多方面因素的影响,评价工作的独立性、公正性和评价工作的水平方面存在一定的问题.笔者认为,在外贸企业内部控制评价工作中运用ISO9000质量管理体系,将有助于改进外贸企业内部控制评价工作.

一、外贸企业内部控制评价工作存在的主要问题

（一）评价环境有待改善.由于企业内部控制评价,是由企业董事会和管理层实施的,职工还没有认识到对企业内部控制有效性进行评价,并形成评价结论,是不断改进企业管理水平的需要,所以影响他们配合及主动参与的积极性.

（二）评价队伍的整体素质有待提高.由于内审人员基本上都是由财会专业人员充任,并不是专业的内部控制评价人员,在企业经营及其他管理方面有所欠缺,难以对外贸企业诸多的业务环节控制作出较为全面的评价.因此,内部控制评价人员的整体素质和专业水平有待进一步提高,人员结构有待进一步改善.

（三）评价的独立性、公正性受到一定程度的限制.由于评价工作是由企业内审部门实施的,而内审部门直接受企业管理层的领导,评价结论或多或少受管理层的左右,其独立性和公正性跟社会审计机构相比有差距.

（四）评价内容不够全面.企业实施内部控制评价,应包括对内部控制设计有效性和运行有效性的评价,但在实际工作中,检查重点往往放在内部控制运行有效性的评价上,目前仅以财务控制评价为主,其他方面基本没有涉及,很少会积极主动地对内部控制设计有效性进行评价.

（五）内部控制评价层次不够深入.由于对企业内部控制评价只是刚刚起步,再加上《企业内部控制基本规范》要在2009年7月1日后才在大中型企业开始实施,所以目前的企业内部控制规范评价大都还只是对内部控制的一些基本方面作出评价,对一些深层次的问题涉及较少.

二、ISO9000是外贸企业进行内部控制评价的有效补充

ISO9000质量管理体系是站在系统的高度对企业质量管理的某些方面进行优化和规范,它通过连续的监督、控制和信息反馈等确保体系协调运行；依靠质量审核来评估体系的有效性和适用性；依靠质量改进使之不断自我完善和提高,其最终目的是使企业的成本、风险和效益三者得到最佳组合.其优点在于：该体系是以“领导作用”、“全员参与”、“过程方法”、“管理的系统方法”和“持续改进”等8项原则为指导,对企业的质量管理进行全方位的评审,然后编制审核报告、落实决定事项和措施并进行跟踪验证,从而帮助企业达到持续成功的目的,这与企业内部控制评价的最终目的相一致.因此,笔者认为,通过ISO9000质量管理体系的认证可以从第三者的角度帮助外贸企业内部控制实施的有效性作出评价,有效弥补现有的内部控制评价的不足.具体表现在以下几个方面：

(一)改善内部控制评价环境

ISO9000质量管理体系的原则在强调“领导作用”的同时要“全体参与”,只有大家的充分参与和发挥他们的聪明才干,才能为企业带来收益,尤其是外贸企业,一切质量活动都是依靠人的活动来完成的.建立ISO9000质量管理体系可以帮助外贸企业加强对全体员工的持续培训教育,提高贸易能力,规范各环节的工作流程,重视业务过程的标识性以规避各种经营风险.所以,ISO9000质量管理体系能让员工自觉并积极参与,并使员工感到自己的工作与企业的业绩是息息相关的,从而可以消除“内控评价”中的对抗性,大大改善内部控制评价环境.

(二)增强内部控制评价的独立性和公正性

ISO9000质量管理体系的外部审核认证,是一个公正、独立的第三方认证机构对企业产品（怎么写作）质量或体系作出的客观评价,企业内审机构和人员可根据需要直接或间接地采用ISO9000质量管理体系的审核记录或结论,避免自身独立性与公正性不足的缺陷,从而增强内部控制评价的独立性和公正性.

(三)提高内部控制评价的广度和深度

外贸企业根据ISO9000族标准建立和实施的质量管理体系,是围绕“进出口业务活动”这个“产品”的质量完成情况来开展各个环节的评审,可以有效地突破现行外贸企业内部控制评价中仅以财务会计控制评价为主的局限.同时,外部审核人员专业水平较高,在企业内部控制评价过程中积极利用他们的专业优势,能对企业内部控制方面的一些深层次的问题作出客观的评价,将大大提高内部控制评价的质量.例如本公司在2008年度进行ISO质量认证评审时发现：某笔业务项下的验货报告记录不够规范,货物质量存在瑕疵,但在验货报告中未予明确责任（即一旦发生客户拒收货物时的损失承担问题）,评审发现后即要求予以改正并提出在本环节下应加强控制的建议,从而避免了可能出现对国外客户进行质量赔付的风险.这一过程,按现有的内部控制评审方法是较难涉及到的.

(四)促进内部控制制度的健全

通过定期开展ISO9000质量体系的内部审核、总结和评价,建立预防和纠错机制,不断地改进质量体系中的程序文件和管理文件等,使质量管理呈螺旋式上升,也即在一定程度上对外贸企业内部控制制度本身的不足作出了持续改进.

三、ISO9000在外贸企业内部控制评价中运用应注意的几个问题

(一)领导层认识统一并一贯重视是关键

ISO9000标准中规定“领导者确立组织统一的宗旨及方向,他们应当创造并保持警惕使员工能充分参与实现组织目标的内部环境.”领导作用强调的是“创造”和“保持”.有的领导在认证初期热情很高,也很支持基层管理人员的工作,并为他们创造一切便利条件.然而,一旦认证通过了也就热情骤减了.如此的评审和认证结果对企业的内部控制评价是毫无意义的.所以最高领导层一定要有统一的认识并予一贯的重视,才能使ISO9000质量管理体系较好地运用于本企业内部控制评价中,并持续为企业提出改进意见,使企业达到长远发展的目的.

(二)在设计ISO9000相关程序和操作文件时,尽量与本企业内部控制制度保持一致,同时注意及时换版

企业在依据ISO9000标准设计和制定程序文件、操作文件时,尽量与企业的内部控制要求衔接,防止出现不同的规定或使执行者产生不同理解的表述.同时要随时关注它们的时效性并予以及时的修订和换版.很多企业在认证之初依据标准要求制订了一系列的程序性文件和操作性文件,这些文件在一定时期内起到了很好的作用,但随着时间的推移及内、外部环境的变化,有些文件已明显对质量管理体系的维护和企业的内部控制起不到保障作用了,越来越暴露其缺陷.这时,企业就应结合现状,考虑外部环境变化及管理的需求,对已不适应的相关文件要及时修订或废止,以保证ISO9000质量管理体系和企业内部控制制度的有效执行.

(三)要做好宣传工作

推行ISO9000质量管理体系和开展内部控制评价工作的最终目的都是使本企业的成本、风险和效益三者得到最佳组合,从而取得最佳效益.外贸企业应该采取多种形式进行宣传,使本企业自上而下都达成共识,并激发全体员工的主人翁意识和责任感,调动他们的积极性,充分发挥他们的聪明才智,更好地配合内、外部审核人员及企业管理层,保证体系的有效运行,使企业在管理与“内控”中获得最大收益.

(四)注意两者在时间和空间上的一致性

外贸企业进行ISO9000质量管理体系审核和开展内部控制评价工作,应注意在时间和空间上的一致性,相关工作同时进行.这样可以使两方面的人员相互配合开展工作,既可以节约成本,也可以使相关资料数据互相引用,提高双方的效率和质量.

责编：险峰