外贸企业财务管理系统优化

随着金融危机后全球经济进入漫长且不稳定的复苏期,我国外贸企业正面临着来自国内外前所未有的竞争压力.外贸企业在外部经营环境和内在管理上都遇到了很多挑战：2010年6月19日人民币第二次汇改,各项出口政策也在保持稳定的口号下进行微调；出口退税率降低的预期增加；实际利率的提高；原料、人工成本的大幅提高；海运费的上涨.在以上各项不利因素的共同作用下许多外贸企业销售毛利率下降,原本微薄的利润空间进一步被压缩.

财务信息资源是企业最重要的战略资源之一,财务管理几乎可以涉及整个企业的生产经营活动,对企业的经营、效率和战略的变化有直接而深远的影响,所以通过优化财务管理系统,可大大提高外贸企业的管理水平和竞争力,为企业带来巨大的经济效益.因此,积极研究外贸企业财务管理系统优化的相关理论及实践问题,无论是对企业的财务管理工作还是提高企业的竞争力,都具有积极的现实意义.

一、外贸企业的财务管理信息化建设中存在的主要问题

目前,越来越多的外贸企业认识到信息技术在企业管理中的重要性,企业的信息化建设已成为现代企业发展、提升综合竞争力的必要前提.就企业管理而言,财务管理是其核心,外贸企业信息化建设一般也是从会计电算化开始的,但在发展的过程中存在相当多的问题.

(一)外贸企业信息化程度高低不均,信息化建设水平参差不齐

有的企业财务管理信息化还只是停留在会计电算化上,财务部门主要工作就是会计核算,能真正提供管理和决策的部分却很少.

信息化建设水平差异很大.有的企业确定实际需求时缺乏全面、前瞻的思路；有的应用软件的功能不强,没有起到应有的作用；有的开放性不好,一个微小的变化都要软件开发商重新开发,增加了系统运行的成本.

(二)分散开发造成重复开发,浪费企业资源

外贸企业的信息化一般是从会计电算化开始的,然后是在业务部门建立业务系统.在设计业务系统时没有考虑到与财务系统的统一,以及原有财务系统的升级,两个应用系统的设计语言、接口文件不一致,信息的转换、传递困难.分散开发使得企业需要建设和维护两套应用软件,而且使用上的不便会引起日后的重复开发,又会选择一家软件开发商来重新构建一个统一的信息管理系统,这样势必会造成企业资源上的浪费.

(三)业务和财务没有实现一体化管理,形成了信息孤岛,造成信息资源浪费

业务信息和财务信息不集成,信息资源不共享,不能实现财务与业务一体化,无法形成一个多功能的全面的财务管理信息系统.

许多业务信息不能及时提交财务部门,财务数据也就无法准确、及时地得出,也无法对业务情况进行有效地监管.另一方面财务信息也不能及时准确地反映给业务部门、决策领导,业务员往往有蒙着头做业务的感觉,同时也很容易导致决策失误.

长久以来,外贸企业信息化发展一直是制约着外贸企业内部管理水平提高的一个主要因素,是一些先进的管理思想和管理方法没有实现的基础和工具.

(四)管理理念上存在的问题

目前,对于很多外贸企业来说,财务部门的职能就是做账,甚至有的领导认为该部门只要能与税务机关打好交道就行,财务部门在整个企业管理体系中处于必不可少但无足轻重的位置.殊不知,一个现代化的国际贸易企业,财务管理恰恰是企业管理的核心,这么说并非认为业务管理等其他方面就不重要了,而是由于财务部门所应担当的职能使其处于核心地位,当然需要建立起一个良好的以财务管理为中心的管理平台.因此,无论是企业管理的高层还是财务部门的主管都要建立起新的管理理念.

1　对于企业管理认知不够,很多外贸企业的决策领导本身就是业务精英,企业管理往往以业务员为中心,财务管理只是配角,这样常常造成业务信息缺乏必要的监督管理,企业资源容易成为业务员个人资源,这样运行时间一长就成为一种习惯力量,很难扭转.特别是对进出口企业而言,客户是企业最重要的资源之一.当掌握了客户资源的业务员脱离原企业并带走客户时,不仅使原企业的客户流失,并且有可能使竞争对手更加熟悉自己,这会使原企业处于十分被动的境地,由此带来巨大的危机.

2　在企业发展平缓甚至业绩萎缩时,企业的高层大多不会认识到建立良好的财务管理体系必要性,一旦业务量迅猛上升,则手忙脚乱,只能抱怨原有的财务工作跟不上发展.一个良好的财务管理体系绝非写个软件一两天就能建好的,其需要长时间的积累和准备.

3　财务经理也要转变思想观念,认识到自己要由财务信息的搜集者与提供者转变为信息的解释者和咨询者,为具体业务部门提供更多决策支持和信息分析.因此,财务经理的眼光不能像过去一样仅仅局限于财务与会计内部,而要拓展到整个企业,积极参与企业信息化建设,建立以财务管理为核心的内部管理体系,真正发挥财务的资源配置职能和监控职能.

(五)财务管理体系存在的问题

1　管理体系、机制上存在的问题

没有按照外贸企业的特点建立起以财务管理为核心的管理体系,由于业务和财务没有实现一体化管理,财务部门无法对业务信息加以直接利用,日常的工作主要集中于会计核算,没有更多的时间用于财务分析、内部控制和提供决策信息等财务管理的其他工作,也就更谈不上为规避各种风险而实现对业务流程各个环节的控制.

2　在会计核算、业务考核上存在的问题

外贸企业的核算是以业务员为基本单位的,每月按照业务员编制资产负债表和利润表,年终按照利润表上体现的盈利数分配年终奖金.会计核算存在的问题主要有3点：一是核算过于简单,没有核算到出口合同和出口,不能提供合同执行情况等相关决策支持信息；二是没有考虑到资金的机会成本,没有给按照业务员的资金占用计算占用利息；三是按照权责发生制原则考核业务员的经营业绩,所反映的利润只是预计或希望的利润,有可能因发生坏账或死库存而不能实现,但是业务员的奖金却已经按照账面利润的一定比例发放了.

3　成本管理与内部控制上存在的问题

在成本管理上比较落后,不能适应目前外贸行业发展的需要.特别是在对间接费用的分摊上,有的企业根本不分摊有关的间接费用,也就不能提供以出口合同为单位的实际成本费用,有的企业按照出口合同的美元数分摊间接费用,导致会计信息失真,也不能向业务部门和管理部门提供相关决策信息.

在内部控制上没有实现对业务流程各个环节的实时控制,没有建立资金跟踪监控体系,没有全面细致地核算每一个业务员、每一笔业务资金的投放、使用和收回,没有建立资金跟踪、监控体系.

4　在财务分析、决策支持方面存在的问题

财务分析工作不仅局限在原有的企业层面的财务分析,也要注重每个业务员,每个合同的预算实际执行差异分析,甚至是预算本身的准确性分析,决策者愈来愈依赖财务信息来作出理性的决定.传统的财务信息提供的财务信息内涵有限,这也是和财务管理的信息化密切相关的,因为在手工方式下监督预算的执行情况是十分困难的,实效性不强且存在误差,即使分析出来一般也是基于事后数据,无法做到适时控制,同时也无法对预算数据进行有效、及时、全面地事后分析.

5　人员方面存在的问题

企业财会队伍的素质与现代化企业管理的要求存在着较大距离.高层次的综合型财务管理人才严重缺乏,财务人员不仅要谙熟财务、税法和会计知识,还要了解业务,了解企业环境、经济环境和竞争环境等.这样,财务人员才能向业务部门描述即将作出的决策将对财务指标产生怎样的影响,企业资源将如何配置,哪些企业目标将不能实现,税收负担将产生怎样的变化等.因此要不断提高财会队伍的素质,加强财会人员的培训.

二、外贸企业财务管理信息化建设的主要思路

外贸企业财务管理信息化建设的主要工作是将现代信息技术与现代财务管理相结合,辅助企业的各项财务管理控制和决策,实现企业效益最大化.推进应用计算机技术改善企业财务管理、强化监督、提高资金使用效率的工作,以推动企业财务管理信息化为着力点,实现企业管理模式的全面改革.财务管理信息化可以加强制度创新和管理创新,最大限度地消除制度执行中的人为因素.主要思路如下：

(一)以ERP的成功实施为基础,实现系统的高度无缝连接

通过ERP所具有的实时性和集成性以及数据的共享性,财务管理信息系统的分析、监控和控制功能才能更好地发挥出来.在成功应用财务管理信息系统的基础上,充分配合ERP的实施,将财务管理信息系统与它们集成,各个系统有机衔接,资源合理分配,推进企业的全面信息化建设.财务管理信息化的最终目标是建立开放的财务管理信息系统,并最终融入企业管理信息系统中.

(二)以财务管理为核心,实现业务财务一体化的全面解决方案

外贸企业的特点决定着外贸企业的信息化建设应以财务管理为中心,起到控制和集成化管理企业中的所有信息,提供经营预测、决策、控制和分析手段,实现企业内外部财务管理信息的共享和有效利用,达到“统一计算机平台、统一规章制度、统一信息及业务编码、统一管理、统一监督”的财务与业务一体化的要求,实现财务系统与业务系统采购、销售等子系统的信息集成和数据共享,通过建立企业内部局域网或直接利用互联网,使财务部门能及时反映、传递会计信息,为企业决策者和报表使用者怎么写作.使财会工作的重心由繁琐的账务处理转移到财务管理,为提高企业财务管理水平创造了有利条件.

(三)以实现动态实时的监督管理,扩大财务分析的广度和深度,提供决策信息支持为目的

企业的实际需求是建立ERP系统的原动力,一个好的ERP系统可以使很多先进的管理思想在企业中得到应用,这些管理思想就体现在ERP的各个管理模块中,因此在信息化建设之前要准确确定需求,不要为信息化而信息化.

(四)采用“整体规划、分步实施”的规划方案

财务管理信息化建设是企业信息化的切入点,财务管理信息化建设的迫切性和可行性特点,使得在信息化建设中,“财务先行、整体规划、分步实施”,成为较为普遍的方式,企业信息化规划应全面综合地考虑企业业务发展战略、软件供应商的特点和企业自身的条件,确保信息系统满足企业发展要求,同时也要保证信息化的顺利实施,企业的信息化建设是一个长期的实践过程,不能急于求成.

三、财务管理信息系统的开发和作用

目前,我国外贸企业单位使用的系统开发方式来源主要是与软件企业联合开发.伴随着企业管理水平的提高,财务软件的发展也在不断适应经营模式和发展环境的变化,在操作过程、业务分析、决策支持方面更加趋向于智能化.目前,财务软件已向网络财务化发展,从C／S结构演化到完全基于Web多层B／S结构,增强了软件系统的可扩展性、高安全性及部署的灵活性,高端向ERP发展,实现了财务、业务一体化,财务软件不仅包括财务部分,而且包括采购、销售、库存、存货、委托加工等模块的业务部分,并实现两者的无缝衔接,力求做到资金流、物流、信息流的高度统一,财务软件从核算型向管理型发展,使得一些先进的管理思想在技术上可行.

国内的软件企业一般都是选择通用化和行业化相结合的发展战略,要选择那些熟悉外贸行业操作流程,已形成一定规模的成熟的软件企业,不但要考虑软件本身的,也要考虑售后怎么写作的及时性和成本因素.目前,国内外贸行业软件企业前几名有南北软件、金网软件和汇信公司,在业内的口碑都不错,特别是南北软件公司的外贸企业财务软件,在外贸企业有着10余年的应用历史,分公司遍及全国20多个主要城市,其南北N6ERP系统成熟,运行稳定,开放性强,源代码对客户相对开放,一般性的修改用户自己就可以完成,维护的成本比较低,已经成为外贸企业实行ERP建设的首选.

(一)使财务人员从信息处理者转变为业务管理者.在信息技术的帮助下,财务人员可以从财务信息日常处理中摆脱出来,能够更好地关注企业的业务过程,参与、制定和实施整个业务处理,实现其管理的职责.

(二)实现信息共享和信息整合,打破了信息孤岛的局面.财务管理信息化是信息共享、信息整合的基础,只有推行财务管理信息化,才能够打破信息孤岛,确保“数出一门”,为解决信息失真问题提供技术保障.

(三)整合财务信息和业务信息,实现财务与业务的一体化,保证信息的集成性、共享性、实时性、精确性、面向流程性.业务财务一体化是在IT环境下,将财务会计流程与经济业务流程进行有机的融合,这样,所有进入系统的信息为所有人员共同享用.每个业务人员与财会人员必须每天进入系统,打开有关信息屏幕,管理和控制相关的经济业务,做到实时、迅速响应环境变化,每个管理人员都可以按照统一、实时的信息来源做出决策,避免了不同的决策单位或个人由于信息所依据的来源不同而作出相互矛盾的决定,造成管理决策的混乱.

(四)实现财务管理方法和手段的创新,促进了财务管理的现代化,如作业成本法等一些先进管理思想的应用,为财务管理职能的转变提供了可能,充分发挥财务的资源配置职能和监控职能.

(五)实现财务的集中、实时、动态的监控,扩大财务分析的内涵,提供决策相关信息.财务监控从间歇性的监控到实现持续性的监控.能即时处理业务,实现事前计划、事中控制和事后分析相结合的财务监管,及时提供动态财务报表的财务报告,使得财务数据更具有决策意义,确定了财务管理在外贸企业的管理过程中的核心地位.扩大的财务监控的内容,不但包括资金的集中管理,而且包括业务流程的全程监控,减少经营风险和财务风险.

四、外贸企业财务管理系统构建

国际上先进的战略成本管理经验给我们这样的启迪：企业为取得竞争优势,应从ABC和价值链的角度来建立战略成本管理体系.我国外贸企业实现战略成本管理要注重财务管理系统化,以及各系统之间的无缝连接.

(一)会计核算系统的完善

针对外贸企业的会计核算系统存在的问题,需对企业的内部核算系统做相应的调整和完善.细化会计核算,将原有的“公司一业务部一业务员”核算细化、延伸到业务员的每个出口合同和出口核算.在外贸企业财务管理信息化的基础上,可以充分运用计算机系统的自动处理能力,通过人为的程序设定,实现业务自动生成会计实时凭证,解放了劳动力,提高了工作效率,使得会计核算细化到票在操作上可行,也保证了核算的准确性.准确、细化的会计核算是实行作业成本法和财务管理系统的构建基础.

(二)作业预算管理系统的建立

1　作业预算是财务管理系统管理的主线

实行作业预算管理是外贸企业管理的迫切需要,在企业战略目标及战略计划的指导下,只有注重企业内部综合协调管理,才能让所有业务部门和职能部门目标与企业整体目标趋同,从而使得投资者的战略决策与经营者的管理行为,业务员的业务操作相一致.这种管理格局无疑需要企业管理有一条主线,将企业各职能部门的管理工作和业务部门的业务经营活动贯穿起来,从而提高企业整体的管理效率和经济效益.对于外贸企业而言,这条主线就是作业预算管理.

2　作业预算管理的内容

外贸企业作业预算是以合同为单位,在科学经营预测与决策的基础上,对业务活动和资金的筹集、使用、分配等财务活动所进行的计划与规划.作业预算为资金收付管理和业务流程管理提供了依据.作业预算的编制是以合同为单位编制的,业务员首先编制合同预算,由部门经理审批通过并提交财务部门,财务部门按照公司合同预算审核的有关规定审核,超过审批权限的越级提交公司经理审批,由财务部门监督合同的执行情况.

(三)作业预算管理的作用

通过合同的作业预算这一根线索把企业管理的各个环节紧密地联系起来,通过财务管理来监督和管理企业的各个方面,从而达到对整个企业的管理.

1　作业预算管理帮助业务员正确核算成本,避免经营风险.在实践中,也出现过业务员手工计算成本出现错误,导致亏损的案例.作业预算管理可以按照外贸企业的经营方式将正确的计算公式写入程序,避免出现核算上的错误.

2　利于各公司、部门确定工作目标,了解工作进度,明确工作方向,从而利于集团总体目标的实现.

3　作业预算管理规范了企业业务经营活动的行为,将企业各项经济行为都纳入了科学的管理轨道,为实现企业资金流、信息流、实物流的同步控制打下坚实的基础.

4　作业预算管理为资金收付管理和业务流程管理提供依据.外贸企业作业预算管理是以出口合同为单位,在科学经营预测与决策的基础上,对业务活动和资金的筹集、使用、分配等财务活动所进行的计划与规划.业务流程管理和资金的收付管理使业务经营活动按照预定的计划与规划进行流转和运动,以实现企业管理目标.

5　作业预算管理和作业成本管理配合使用,为企业战略决策和业务决策提供相关信息.合同作业预算是作业成本法实行的基础,利用作业成本法计算出的合同成本信息,又为下一个作业预算提供参考信息.

(四)资金收付管理系统的建立

资金收付管理系统是根据作业预算内容对企业资金的收付实行实时、动态的全过程的控制和管理,保证了企业的每一笔资金都能严格按照预算使用,从而使企业的资金运用制度化、规范化,防范经营风险,以实现经济效益最大化.

最终形成全面的财务管理系统见图1

主要参考文献：

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[5]齐寅峰.公司财务学[M].北京:经济科学出版社,2002.

[6]颜丽.作业成本法适用环境分析[J].财会通讯,2003(10).

实习编辑：王楠