银行内部审计人员如何开展咨询工作

摘 要：银行内部审计人员可以围绕业务效率和质量两个方面从事咨询怎么写作.通过开展内部控制风险管理咨询工作,达到提升银行业务质量的目的.

关 键 词：银行审计；咨询；业务流程；质量；效率

文章编号：1003-4625(2010)04-0109-03

中图分类号：F830.2

文献标识码：A

银行内部审计人员应该开展哪方面的对内咨询怎么写作呢笔者认为,内审人员可以围绕管理层关心的业务质量和业务效率两个方面,从事咨询怎么写作.内审人员通过开展内部控制风险管理咨询工作,达到提升银行业务质量的目的；通过开展效率咨询工作,达到提升银行业务效率目的.下面,结合审计理论与工作实践,具体谈一下如何开展咨询工作.

第一步　通过穿行性测试了解业务流程

穿行性测试是注册会计师了解被审计单位业务流程及其相关控制时经常使用的审计程序.通过追踪某几笔交易在业务流程中如何生成、记录、处理等,及相关控制如何执行,注册会计师可以确定被审计单位的交易流程和相关控制是否与通过其他程序所获得的了解一致,并确定相关控制是否得到执行.

注册会计师使用的穿行性测试方法,银行内部审计人员同样可以使用.以个人贷款为例,银行内部审计人员可以通过以下的方式进行穿行性测试：进驻个人贷款经办机构,分贷种选择若干笔,现场观察各种贷款从营销受理――贷款调查――贷款审批――贷款发放――贷后管理的整个办贷过程.

在穿行性测试过程中需要综合运用的审计方法有：观察、检查记录和文件以及询问.进驻个人贷款经办机构前,就要检查记录和文件,搜集与个人贷款业务相关的手册和相关的规章制度以及其他书面文件.内审人员进驻贷款经办机构之后,主要就是运用观察和询问：观察业务人员所运用的处理方法和程序；询问业务人员信息,并对答复进行评价,询问可以用书面或口头的形式,书面的形式如“调查问卷”.现场观察阶段,也需要“检查记录和文件”审计方法,比如,对于需要授权、签字的环节,是否经过授权.

通过该阶段工作可以取得如下的成果：

(一)绘制个人贷款业务流程图(分贷种)

通过该步骤,内部审计人员可以完成业务流程图表,用于全面地了解个人贷款业务流程,如下图：

依笔者的观点,要在流程图中标明,哪些业务流程环节是具有控制风险作用的环节.比如上图中的“2.1.3.5根据贷款调查的需要,调查人员通过观察、询问、要求提供佐证等方式,进一步确定：等(2)借款人交易行为真实性”通过该环节,可以了解贷款真实性.银行内审人员最好在此做出标记,比如标记“Czf213502”,便于查找.

(二)获取现场审计证据

该阶段的成果之二就是可以获取现场审计证据,证明相应的控制是否得到有效的执行.某些审计证据只有在现场才能获得,评价相应的审计证据及其相关的内部控制,是进行管理咨询的基础.比如个人贷款的工作人员是否在短暂离岗时退出了个人贷款系统,如果不退出个人贷款系统,就存在内部工作人员利用这段时间,借机作案的可能性.对于放款人员短时离岗,业务经办章、个人名章要锁入盒内,曾经出现过章不锁入盒内,其他人员借机盖章的这种案件.这些就需要内部审计人员去现场进行观察.

获取审计证据并评价相应的内控,需要通过观察和询问等方式,比如笔者设计了如下的调查问卷：

工作中,调查问卷最容易流于形式,问卷的填写者极有可能是不相关人员填写的.但是在穿行性测试中,现场询问,现场解答并纪录的调查问卷,可以很好的解决这一问题.

通过调查问卷了解业务经办人员是否了解相应的规章制度,通过现场观察其是否在操作中遵守,穿行性测试无疑是“合规检查”的一种极好的方式.

第二步,匹配审计发现、风险暴露对应的业务流程,提供咨询建议

该步骤是内审人员从事风险管理咨询工作的核心.银行内部审计人员在历次内部审计中,会有大量的审计发现,这些审计发现,也就是通常所说的“差错”,业务经办部门对这些差错进行整改,银行职员所做的工作也仅仅如此,但是如何“防弊”呢,就需要内部审计人员思考“业务流程的哪个环节出问题了,才导致了风险,我们该怎么办”

也就是说,要将发现的“差错”、“问题”,追溯到业务流程环节,在业务流程环节,增设控制程序或者是改进控制程序,防止出现“差错”和“问题”,这样才能达到预先控制风险,预防这些“差错”或“问题”的再次发生.下面举例说明对该步骤的设想.

不良贷款在诉讼阶段,发现了贷款人不存在,客户使用了虚检测的件骗贷.内部审计人员注意到了该风险,需要内审人员进行以下思考：

1.思考“暴露出的风险是什么”客户使用虚检测进行骗贷,说明工作存在问题,给银行带来了信贷资金损失,是一种“信贷主体资格不实”风险.2.思考“目前业务流程中的控制环节是哪些”业务部门和内部审计部门要思考：哪些业务流程是确认“信贷主体资格”的,结合第一步形成的业务流程图成果,对于贷款人主体资格的确认,关键性的控制环节在“营销受理”阶段的“面谈调查”阶段,比如“面谈调查”中的明细作业“2.1.3.3,通过查验身份让明材料原件、观察和询问等方式,确定借款申请人、共同借款人、担保人及配偶的主体资格、民事行为能力、年龄等”.该明细作业中的“确认”就是风险控制,但是实际显示没能有效控制住.3.思考“为什么目前的控制没能有效防范该风险”通过观察发现,个人贷款调查人只是用双眼去识别的真伪.4.思考“采取何种手段,改进或完善控制”结合银行资源,内部审计人员可以建议个人贷款条线：建议个人贷款营销前台配置一代和二代识别仪器,使用与联网的“公民身份识别系统”,利用仪器和系统在明细作业“2.1.3.3”进行件的识别.并且可以增设控制环节,面谈时进行照相和要求客户签字与按手印相结合.

第三步　出具风险管理建议书,并与业务部门进行充分沟通

通过上述两个步骤,就到了出具风险管理建议书的阶段,风险管理建议书是银行内部审计人员对风险管理咨询业务工作的总结,通过风险管理建议书,指出发现的内部控制薄弱环节,提供进一步完善内部控制,提高风险管理水平的参考意见,并将前两步骤中重要的资料作为“咨询工作底稿”,工作底稿要进行交叉索引,便于说明问题和进行查询.

该步骤的核心环节并不是出具风险管理建议书,而是与业务部门进行充分沟通.事实上,有效的办法,就是让业务部门同时参与到风险管理建议咨询工作中去,通过充分的沟通,取得业务部门经办人员、管理人员的充分认同.

如何开展“效率”咨询业务

依笔者观点,业务发展的关键因素,是在保障贷款质量的前提下,提升效率.质量通过上述的“如何开展内部控制风险管理咨询工作”得到有效的保障,那么内部审计人员对进行业务效率咨询业务可以发挥什么样的作用呢

流程分析及优化――在流程图的基础上,统计各工作岗位耗时情况,针对影响效率的因素进行分析,提高效率；逆流程原因分析及预防――分析业务流程无法正常进行的原因,并通过管理手段防止逆流程发生；反应效率分析及优化――业务受国家经济政策及客户需求变化的影响,对业务部门反应效率进行评价并进行咨询.

效率咨询业务同样需要银行内部审计人员深入了解银行内部流程,穿行性测试了解银行业务流程依然是基础；在此基础下,需要综合运用统计分析、流程分析的方法.

该项工作可以利用统计分析与图表相结合的方式,并辅助以询问所得的证据进行分析.

该项工作的思路如图2所示,绘制出流程图,统计分析各个流程耗用的时间,在统计流程耗用时间的过程中,有一个问题,统计需要细化到每个明细环节吗不现实,也不需要,这时要将经办人员与流程相匹配,统计经办人员耗时,并分解到各一级流程或者是二级流程中.比如贷款调查环节需要进行贷款调查、贷款审核、贷款信息录入系统、录入信息复核,相应的有四个岗位,那么统计时间,就统计这四个岗位的,并且对应的也是二级流程耗时.内审人员通过审计方法观察和询问,列举出影响效率的事项,从而确定影响因素,针对这些影响因素,提出改进措施.

该项工作有两个特例：一个是“无效作业”分析,一个是“逆流程”.“无效作业”是不必要且不增值的“作业(程序或流程)”.该种“作业”通常是由过度的控制造成的.通常对于此种优化,就是要思考“如果不进行该作业,会不会影响个人贷款业务质量”.

例如,如果客户要求以房产抵押担保方式到银行申请个人贷款.早期经营,要求客户为所抵押房产购写保险,贷款合同进行公证等,这有利于保证贷款质量,但也增加了银行的工作量.通过常年的贷款实践,这些活动被认为是过度的控制,影响办贷效率,逐渐地免除了这些强制要求,相应的作业也取消了.

分析业务流程无法正常进行的原因,并通过管理手段防止逆流程的发生.个人贷款业务正常的流程图见本文“图1商业个人住房贷款流程”,所谓的逆流程就是指不能按照正常流程流转.

如何提高效率呢,下面举例分析：

比如,贷款流程进行到第四步“贷款发放”,结果发现客户错了,只能退到“2.3贷款信息录入”,修改录入的贷款信息.1.分析影响效率的问题是什么贷款要件内容录入错误,信息与实际不符,且复核没发现.2.该问题的源头在哪该问题在二级流程“2.3贷款信息录入”和“2.4录入信息复核”.3.实地调查并找出解决方案.观察并询问后发现,贷款信息录入人员为外聘的劳务人员,没有经过系统的培训,并且没有如何录入信息的指导手册；复核的过程,流于形式.鉴于此,内部审计人员可以建议：外聘劳务人员必须经过上岗培训,业务部门编制录入信息指导手册；复核时需要对关键信息进行重新录入,并由系统自动比对两次录入信息是否一致.

(三)反应效率分析及优化――银行业务受国家经济政策及客户需求变化的影响,内部审计人员对业务部门反应效率进行评价和咨询.

通过检查文件和记录分析,判断业务部门是否有反应机制.国家出台了新的法规、办法等,这些会对业务产生影响.业务部门是否能及时地了解到这些信息,及时分析这些信息对业务有何影响,业务流程是否需要变更,如何正确应对政策法规对业务流程的影响是否及时通知了业务经办人员.检查政策变动前后的业务资料,判断是否及时执行.如果反应机制缺失,则应该建议建立相应的机制.若有的话.则要通过询问、检查文件和记录等方式,确定反应机制运行是否有效,并对于存在的问题进行改进咨询.

银行内审人员开展咨询工作可能存在的阻力

通过上面的论述,笔者相信内部审计人员将会在咨询业务上有较大的发展空间.开展该怎么写作可能会存在一定的阻力,比如：开展咨询工作对银行内部审计人员的综合业务素质提出了更高的要求,银行内审人员能否满足咨询业务的专业能力的要求,需要进行培训等工作；还有,内审开展咨询工作,需要建立相应的机制,比如内审人员与咨询怎么写作对象之间如何有效沟通的机制建立等；最重要的,就是银行员工要转变观念,由“要审计我”变为“我要审计”,审计发现有助于部门、员工改进工作,况且咨询工作就是为了更好地预防风险,这种“我要审计”以及主动配合咨询工作的观念,仍需要积极的培养,需要建立相应的企业文化.

提升业务风险控制水平,提高业务效率,这两项工作,业务部门和风险管理部门都可以进行.由于内部审计人员处于资源优势,通过差错以及案件等暴露了的风险,追溯到业务流程的具体环节并通过改进控制环节,预防再次犯错.这样,才能真正地变“事后审计”为“事前预防”.讨论到此,就回归到了一个词组“查错防弊”,如何能做到有效的“防”,就需要银行内部审计人员开展咨询工作.