财务管理系统的“集中式管理、离线操作”关键技术

摘 要：传统的集团财务管理模式,容易造成企业集团不能得到对己更有价值的经营信息,财务信息的完整性和价值降低等问题.为此,有必要研究有针对性的财务集中管理系统技术,以提高财务管理水平.文章就财务管理系统的“集中式管理、离线操作”关键技术进行了分析.

关 键 词：财务管理系统；集中式管理；离线操作；研究

传统的集团财务管理是一个分散的管理流程,企业下属各个子公司组织财务人员,设立独立的会计账簿,进行会计核算,并在会计期末结账后向上级单位递送书面报表.在这种模式下,不能得到对集团企业更有价值的经营信息,降低了财务信息的完整性和价值.另外,在这种模式下,只有到会计期末,各个会计主体结帐后才可得到有关子公司经营情况的报表,也才能汇总得出整个集团的经营情况和财务状况,而市场情况瞬息万变,要求集团总部随时做出决策,并实施必要的调整,这种滞后的信息很难对集团总部的决策起到有效的支持作用.

为了改变以上现状,利用信息技术创新企业管理,笔者在广东省高速公路有限公司与南粤物流公司财务集中管理的基础上,以交通集团为实际应用背景,研究了适合大型企业的财务管理系统的“集中式管理、离线操作”关键技术,以期能满足交通集团总公司的需要.

一、广东省交通集团有限公司财务管理系统现状简述

广东省交通集团有限公司（以下简称交通集团或集团）作为广东省国有资产监督委员会管理的的大型国有企业,业务包括高速公路建设、投资、管理、汽车运输与现代物流、工程施工及科研监理设计咨询四大板块.至2010年底交通集团总资产为1644亿元,净资产超过503亿元,排在广东省国资委管理企业的首位,综合实力进入全省50强和全国500强大型企业的前列［2］.

然而,在交通集团下属的15家二级单位中,除广东省高速公路有限公司和广东南粤物流股份有限公司已经实施了集中财务管理信息系统外,其他的二级单位均采用独立、分散的财务核算系统.

交通集团的所属单位遍布广东省各地,且与一些省外单位有着合作关系,有些单位因为环境的限制,甚至不能可靠的使用网络.所以,不能套用常见的财务信息集中管理系统的模式,也不能简单套用B/S模式,而需要加入“集中式管理、离线操作”的功能.即,允许一些单位能离线的使用该系统的功能,然后定期的使用网络升级数据.

二、集中式管理与离线操作的分布式财务信息系统

2.1概述

本系统实现“中心主机、统一管理、市县联网、分级核算”的管理模式.

常见的财务管理信息系统处理模式包括批处理、联机处理、分布式处理和分散式处理等几种方案.

(一)批处理方式

批处理方式通常使用集中的计算机系统,针对中心数据库处理所有业务,定时生成报表.批处理方式下往往要先将一定时期的同类经济业务累积起来,并转写到输入文档中,然后作为一个批次同时处理,得到结果.

(二)联机处理方式

联机处理方式下,事务从远程站点的终端输入,通过通信线路和系统的CPU相连.远程站点的用户也可以收到中心计算机系统的处理结果,并显示在终端上.

在这种处理方式下,数据在输入的同时要进行检验,有的是由本地的输入终端进行校验,有的是由中心计算机进行校验,对出现的错误能够立即进行修改.

联机处理方式下通过终端输入的事务进入中心计算机系统进行处理,可以对中心数据库或者本地工作站上的数据库进行编辑修改.这种处理有可以分为联机隔夜处理更新和联机实时处理两种.

所谓联机隔夜处理更新是指通过终端输入并传输到中心系统的输入数据在一定的时间间隔后（例如,当天夜里或者一天两次、一天三次等）集中进行成批处理,得到结果.所谓联机实时处理,是指通过终端输入并传输到中心系统的输入数据立即进行处理,对主文件进行相应的更新,在这个过程中没有延误.

(三)分布式数据处理

分布式数据处理情况下,本地的事务可以用来更新本地文件,总的结果传输到中心系统.例如,各个零售商店根据销售情况更新本店的存货数据,并将总计的销售和存货数据传送到总部用于协调管理.

(四)分散式处理

带有数据库的一台专用小型机或微机可以作为一个分散式系统.当没有必要与其他系统交流或者应用相对独立时,可以采用分散式处理.

表41常见交易处理方式的比较

2.2集中式管理与离线操作的分布式财务信息管理系统

因为交通集团所属分公司分布在全省各个角落,考虑目前通讯线路的稳定性和带宽限制,有些单位甚至没有24x7可靠的网络连接.如果为集团的所有分公司和子单位都建立可靠的网络连接将耗费大量的资金和人力物力.并且,如果所有操作都采用在线的方式进行,意味着将有几百台计算机同时与怎么写作器连接并操作,需要大幅度提升怎么写作器、路由器等怎么写作器端硬件设施的配置水平,需要增加大量投资.

要求所有单位都使用B/S系统连接主怎么写作器进行在线操作并不现实.并且考虑下属企业大多数为独立核算单位的特点,财务管理方案在设定在集团公司实施集中式管理的前提下,要求基层企业财会核算具有相对独立性,基层企业具有独立帐套和独立核算的功能.

在不良的网络状况下,要建立可靠的集中财务管理信息系统,数据传输方式以及传输速度是一个关键环节.因为网络状况和怎么写作器承受能力的限制,不可能要求所有的用户都采用B/S方式,实施在线操作.面对大量企业群体,本项目认为“集中式管理、离线操作”的方案具有最好的性价比.

2.2.1系统结构

公司核心企业(综合企业公司)作为一个法人与下属报账式单位实行跨地域统一核算是交通集团财务系统解决方案的一个突出特点,能否满足并实现这一要求是对财务系统功能性的严峻考验.本课题经过细致调研,根据多年的财务工作经验和新的财务管理需求,在充分调查论证的基础上,认为集团应实行内部集中管理、分级核算的财务体制.本课题提出总公司集中式管理,基层单位离线操作的混合式财务管理信息解决方案.此种方式部门级怎么写作器既可满足需要,可以大大降低投资水平和平时使用成本,有利于克服资金障碍.

在该方案中,根据下属分公司所牵涉的业务范围和权限,下属分公司可以访问整个财务管理信息系统中的一个或者几个数据库.系统管理员把这些数据库在下属分公司本地进行镜像,下属分公司的财务信息管理系统通过连接本地数据库,对本地数据库上的数据进行操作.下属分公司作为客户端建立在集团公司统一管理下的独立核算账套,对应在集团公司怎么写作器端建立与用户端完全相同的镜像账套.平时下属分公司实行离线操作,每天定时与怎么写作器连结,通过增量备份方式将当日原始凭证数据文件输入怎么写作器端对应镜像帐套,保证怎么写作器端与客户端数据完全一致.集团公司在怎么写作器端及局域网对下属分公司和子公司财务状况实施监控、分析等作业,生成全公司合并报表以及相应财务报告.

“集中式管理、离线操作”的分布式财务管理信息系统的系统架构如图41所示.

图41集中式管理、离线操作的分布式财务信息系统结构

该“集中式管理,离线操作”系统主要有三个方面特点：

一是在系统建成的初期阶段采取一种过渡方式.每个基层企业作为一个客户端,暂时设置完整帐套,同时在公司怎么写作器端为其设置对应镜像帐套.按照我们的预定方案,客户端通过Inter/Intra连入公司怎么写作器端,共享怎么写作器资源,可以在免维护免安装的状态下运行.系统建成初期,暂时在客户端设置帐套主要是为了满足“集中式管理,离线操作”方式的需要.基层客户端既是相对独立的子系统,在离线状态下可以独立使用；连入公司怎么写作器端后又成为公司整个财务系统的有机组成部分,以利于公司的集中管理与监督.

二是平时客户端离线操作,根据需要定时或不定时连接.客户端通过拨号方式直接连入公司怎么写作器,每天将增量凭证传至怎么写作器端对应镜像帐套,保证怎么写作器端镜像帐套的内容和客户端内容完全一致.公司在怎么写作器端可以通过镜像帐套随时查询了解企业财务状况,直接生成各基层企业会计报表和全公司合并会计报表.

三是综合企业公司(集团核心企业)实行跨地域统一核算.作为一个企业财务核算系统,综合企业公司负责总帐套核算,下属各报账单位负责明细核算.各个报账单位明细账数据通过拨号连接传输至公司总帐套,自动进行数据归集合并处理,在公司怎么写作器端直接出具会计报表.

并且,这种“集中式管理、离线操作”的分布式财务信息系统有利于系统的安全和稳定运行.交通集团财会人员队伍庞大,素质参差不齐,很多人对计算机不熟悉,由手工记账改为上机操作需要相当的适应过程,误操作现象难以避免.在财务系统建成后的初始阶段,客户端暂时设置帐套并在怎么写作器端为其设置对应镜像帐套,实行离线操作定点传输,可以把问题限定在局部不致对公司整个系统造成大的影响.一旦某客户端出现问题或由于误操作造成数据丢失,可以将怎么写作器端对应镜像帐套数据及时下载至客户端,短时间即可使客户端恢复,不致影响基层财会核算的连续进行.在一定阶段内实行离线操作,整个集团内部点对点直接连接封闭运行,条件成熟后再考虑Inter登陆连接方式,这样有利于全集团财务系统的稳定和安全.

2.2.2关键技术及实现

集中式管理要求在怎么写作器端的镜像帐套内具有完整财务数据,客户端和怎么写作器端之间不仅能够传输会计报表,主要应能将原始凭证及会计分录传至怎么写作器端镜像帐套内,自动进行登帐处理,使镜像帐套与客户端帐套在帐套结构和帐套内容上保持完全一致.通过查询怎么写作器端镜像帐套即可了解全公司各企业财务状况,实施管理和监督,公司在怎么写作器端可以利用镜像帐套直接生成各企业会计报表和全公司合并会计报表.这些都对财务软件的传输效率和可靠性提出了更高的要求,为在日常使用中尽可能减少网路堵塞、杜绝传输错误,本系统采用增量更新和数据压缩技术、尽量减少需要传输的数据量.

为了实现“集中式管理、离线操作”的功能,需要一系列支撑核心技术,主要技术包括：

（1）离线运行技术

虽然本系统的主要功能采用JaEE的B/S架构实现,但如前所述,因为交通集团的特殊性,要求所有的财务人员都进行在线操作是不现实的也是没有必要的,并且一些子公司和合作企业具有独立法人的地位,也需要进行独立核算.因此,系统要能够提供给这些单位离线操作运行的能力.

为了实现离线运行的能力,常规的方法是使用C/S结构.即采用C/S技术单独再开发一套独立的,功能与B/S系统一致的系统.但因为C/S技术与B/S技术本身的差异性,用C/S技术进行重复开发往往需要耗费大量的人力和物力.在本项目的研究中,对于需要“离线操作运行”的单位,我们并不是使用单独的C/S系统,而是仍然采用B/S结构,但连接的是本地或者本机的数据库.也就是说,该B/S系统在运行前,具有设置数据库地址的能力,能根据具体环境的不同,使用不同的数据库.这也是我们在整个系统组成中,不采用Oracle数据库的原因.与那些不进行系统分析、不看具体情况,动不动就Oracle的项目不同,通过仔细分析,本项目认为,MySQL是最适合本系统的数据库系统.一方面,这是因为MySQL虽然免费,但非常强大,同时可以运行在多种不同的操作系统上面.另一方面,MySQL不需消耗大量的系统资源,甚至可以运行在一般的台式电脑上.这种灵活性和适应性是Oracle等所无法达到的.

在需要进行离线运行的场合,财务人员可以在技术人员的配合下,在本机或者局域网怎么写作器上安装MySQL数据库系统,导入相应的财务数据,然后将B/S系统的数据库地址指向本地的MySQL数据库地址即可.

（2）总帐套分帐套并帐处理技术和数据库增量备份技术

平时客户端离线操作,根据需要定时或不定时连接.客户端通过拨号方式直接连入公司怎么写作器,每天或者每个月将增量凭证传至怎么写作器端对应镜像帐套,保证怎么写作器端镜像帐套的内容和客户端内容完全一致.公司在怎么写作器端可以通过镜像帐套随时查询了解企业财务状况,直接生成各基层企业会计报表和全公司合并会计报表.

该处理方式的实现依赖于数据库增量备份技术和完善的数据库权限管理.对于总系统而言,根据实际需要建立完善的权限管理制度,明确集团公司管理员,集团公司财务人员,以及各分公司管理员和财务人员所拥有的不同权限.通常来说,集团公司财务人员拥有较高的权限,能够读写较多的数据库和表.而分公司财务人员只能读写那些与分公司业务相关的数据.在建立完善的权限管理制度之后,在进行整体系统数据库结构设计的时候,可以尽量根据不同公司,将数据分成不同的数据库和表.

进行权限设置和数据分割之后,本财务集中管理系统通过登入登出技术来实现财务数据库的账套同步.当集团系统管理员/财务人员将某个数据库的数据给予相应的分公司管理员/财务人员时,本系统将该数据库标记为“登出”.设置为“登出”之后,不能对该数据库进行写的操作,而只能进行读的操作.集团管理人员将该账套数据给予子公司财务人员之后,子公司人员可以在该账套数据上进行操作.并在进行修改后,以增量备份的方式,定期（比如,每天或者每个星期）将增量信息传送给总集团.集团财务人员在收到子公司的增量账套之后,利用该增量账套,对总系统里面的财务数据进行同步合并更新.并将该数据库标记为“登入”,并取消只读.而每隔一个更长的周期（比如每个月）,子公司的财务人员可以将所有财务数据的完全传送给集团公司,进行账套的完整传递.

进行总帐套分帐套并帐处理的关键在于数据库的增量备份和压缩技术.如果在两次数据传递之间只有少量的数据变化,通过采用数据库增量备份技术,能够节省备份时间和备份介质.增量备份技术主要有逻辑增量备份和物理增量备份两种.在使用数据库逻辑增量备份.一个逻辑增量备份在开始时首先检测自上次备份后改变了的数据块的列表.这些块被读取并被传送到备份怎么写作器.增量备份减少了全备份必须被执行的频率.使用这种技术,数据库恢复就可以是自动的,因为数据库管理器的恢复功能可以从以前的全备份和后来的增量备份创建一个较新的数据库映像.增量备份使数据库性能只是稍有加强,因为数据库管理器必须创建一个变化数据块的列表.另外一种备份技术为物理增量备份.当一个数据库管理器刷新表中的一行数据时,只有包含这条数据的文件块改变了,其余的文件块并没有受到影响.然而针对文件的任何改变都会导致在增量备份中整个文件被拷贝,这种基于文件的增量备份通常等同于数据库全备份.如果数据库管理器或者备份程序能够识别在数据库文件化了的数据块,就可以只备份变化的数据块,这种技术被称作数据块级增量备份.

在使用快速镜像不太现实的情况下,除使用更少的备份介质外,数据库增量备份能够减小备份窗口.一些数据库管理器能够执行透明的数据库物理增量备份和恢复,使对个别增量备份的管理降到最低.

在交通集团财务集中管理系统中,我们将MySQL本身提供的增量备份技术进行加强,通过系统本身,对增量备份功能提供额外的支持.在获得增量备份之后,对财务数据进行压缩,再将压缩之后的增量财务数据进行传输.这样,最大限度的实现了“集中式管理、离线操作”的功能,使得网络条件较差的子公司也能很好的使用该系统,以及对子公司和集团公司之间的财务数据进行很好的同步,满足了交通集团的实际情况和财务管理需求.（广东省交通集团有限公司；广东；广州；510101）