会计师事务所知识管理

依据知识的可转移性,知识可分为显性知识和隐性知识.显性知识一般是指可以编码和度量的、可以由计算机处理的知识；隐性知识主要是指头脑中属于经验、诀窍、灵感的那部分知识,也包括在产品等中隐含的知识,是难以编码和度量的,是计算机不容易处理的.知识在企业中是螺旋式发展和转化的,即显性知识和隐性知识在不同阶段的螺旋型动态转化.知识有四种转化方式：(1)知识社会化,使员工的隐性知识得以交流、碰撞,产生新的隐性知识；(2)知识外化,使员工的隐性知识转变为显性知识,从而方便地为整个企业共享和继承；(3)知识转换,使显性知识系统化、条理化,从而容易被再利用；(4)知识内化,指组织范围内显性知识向个体的隐性知识的转换,这实际上是一个学习过程.

知识管理是企业有意识采取的战略,它通过对一个企业集体的知识的捕获、知识的共享,促进知识的良性转化,并将这些知识分布到能够帮助企业实现最大产出的任何地方,以保证能够在最需要的时间将最需要的知识传送给最需要的人.这样可以帮助人们共享知识,并进而将之通过不同的方式付诸实践,最终达到提高企业业绩的目的.知识管理是“信息技术的数据与信息处理能力和人类的创造与创新能力的一种协同结合”.会计师事务所是一种特殊的知识密集型企业.本文在总结会计师事务所知识特点的基础上,探讨会计师事务所这个特殊企业知识管理的必要性,然后结合会计师事务所行业的实际,分析会计师事务所知识管理方法和途径.

一、会计师事务所知识管理的必要性

(一)注册会计师的知识要求注册会计师是知识工作者,审计是注册会计师的传统业务,与审计业务相关的知识领域主要包括：(1)核心财经知识,如会计(包含审计)、财务管理、税务、金融等；(2)法律法规知识,如经济法、税法等；(3)工商管理知识,如企业管理、项目管理等；(4)行业知识；(5)IT知识,如计算机、网络.近年来,对注册会计师的“才”的要求,已从传统的只关注“专业知识和技能水平”,扩展到同时重视人的综合智能.

(二)会计师事务所的知识形态事务所的显性知识包括：政策法规、行业性文章如违规案例分析等；项目底稿与沟通轨迹,如项目底稿的电子版、项目进行过程中的上下级、业务人员与客户之间的沟通轨迹记录,等等.隐性知识包括：对法律法规、政策条例的个人理解与总结,对具体实例特别是违规实例的分析总结,对重点、难点、漏点的个人把握,个人对客户业务的理解、对客户管理流程的了解,其他个人技能技巧性知识,如计算机应用技巧等等.对于经验比较丰富、从业时间较长的个人,共享他们的隐性知识可谓是重中之重.

(三)会计师事务所知识管理的作用一是全面提高事务所员工的专业胜任能力.在会计师事务所层面的全面质量控制政策的7个方面中,除职业道德要求外,注册会计师和全体专业人员的胜任能力,是控制审计质量的根本保证.知识管理能够有效提高培训效率和促进知识共享,提高事务所员工的专业胜任能力.二是优化知识组合,合理分派工作.在承担具体的审计项目时,如果不能组成很好的团队,即使一个会计师事务所及其注册会计师和专业人员具备了专业胜任能力,仍然不能高效率地确保审计质量.知识管理工具能有效解决知识组合和工作委派问题,降低审计项目风险,并提高审计效率和降低审计成本.三是增强事务所实力,提高怎么写作质量.通过提高会计师事务所员工的素质,知识管理有助于增强事务所的实力、提高审计怎么写作质量、扩大事务所承接业务的范围和能力,因而有助于事务所树立良好的品牌,提高竞争力.

总之,注册会计师行业是知识密集性行业.会计师事务所具有“人合”企业的特点,更具有“知合”企业的特点,它对于资金并无特别强烈的要求,但对于知识和智力的要求却特别高.由于其业务种类多、业务所涉及的行业广泛、客户的范围以及客户的要求纷繁复杂,涉及的知识很多.因此,衡量一家会计师事务所的价值更多的是以员工素质为主要依据,更确切的说是员工头脑中的知识经验为主要依据.精明的会计师事务所管理人必须学会如何将员工头脑中的知识作为企业的资产来经营管理,才能适应瞬息万变的会计市场,在日益激烈的行业竞争中立于不败之地.

二、会计师事务所知识管理的方法和途径

(一)知识获取一般来说,专业技术部是会计师事务所的知识管理部门,负责收集、更新、传递、管理事务所的知识.会计师事务所知识获取的途径包括以下四个(见图1)：(1)从数据库中挖掘和整理有价值的知识.会计师事务所在经营过程中,收集了大量的市场、客户和项目等资料,构成了事务所的数据库.这些零散、不系统的资料,经过数据挖掘、智能分析,形成了可重用的知识模型.知识模型主要说明“知识是什么,在哪里”.(2)从过去的经验和教训中学习.事务所在过去的审计业务中,积累了大量的成功的经验和失败的教训,经过总结,形成了系统化、条理化的知识模型.(3)将员工的隐性知识转变为组织的显性知识.员工的知识转变为显性知识,可以方便地被整个企业共享和继承.(4)事务所外部的知识.事务所不断地搜集外部的知识,变成事务所内部的知识模型.

这里需要强调的是隐性知识的显性化(模型化).由于隐性知识模型化存在分享隐性知识难、表达隐性知识难、理解隐性知识难、存储隐性知识难的问题,会计师事务所特别要注意建立贡献隐性知识的激励机制和氛围.

(二)知识利用会计师事务所要提供知识共享的平台和工具,如局域网、、BBS、博客(Blog)、研讨会、培训班等,促进知识扩散.会计师事务所知识模型的用途如图2所示：

其中：(1)知识重用.不同的审计项目既有个性又有共性,过去的类似项目、老员工的工作经验分享文献,将简化后来者的工作、提高工作进度、节约成本.(2)学习培训.利用知识库中的知识模型,新员工能很快地熟悉前人的工作环境,学习其他员工的经验.(3)知识组合.在审计项目中,合理的知识组合是合理分派工作的基础,有利于充分、有效利用人力资源.(4)知识出售.知识模型还可以成为商品,成为会计师事务所赢利的源泉.

(三)图形化描述方法在人力资源管理中的应用图形化描述方法可以使企业知识管理更加直观、易懂.本文主要介绍德国Saahand大学A．W．Scheer教授提出的集成信息系统体系结构(ARIS)中的知识结构图、知识利用图、知识分布图在会计师事务所人力资源管理中的作用.

(1)知识结构图.知识结构图主要通过一个树状结构对当前与事务所相关的知识进行分层和分类,越上层的知识类型越抽象,越下层的知识类型越专业化.图3就是一个知识结构图.员工不但是事务所知识的载体,而且是知识应用的主体.因此,会计师事务所在规划人力资源时,要注意员工的知识结构的互补性,形成合理的体系.

(2)知识利用图.知识是在业务过程中被利用的,知识利用图就是表现业务过程与知识之间的密切联系：某业务过程需要哪些知识,程度是多少；当该业务完成后,又会产生什么新知识,或哪些知识的量增加了.一般通过在业务过程模型,如事件驱动过程链图(EPC)中加入知识对象来得到知识利用图.图4就是一个知识利用图.

(3)知识分布图.知识分布图把业务过程中的各种知识与掌握相应知识的知识载体(员工)连接起来.根据涉及范围及其作用的不同,知识分布图可以分为整体知识分布图和执行功能知识分布图两类.运用知识分布图,业务过程的管理者可以达到以下目的：了解各个员工掌握知识的种类及其程度；发现知识瓶颈,即某种知识仅与个别员工相连接,而该知识的需求量又很大；确定某个业务能否执行；根据员工掌握知识的情况确定业务过程中各个功能模块的执行者.知识分布图是会计师事务所人力资源部进行工作分派的有效工具.图5就是一个整体知识分布图.

(编辑　李泽国)

注：本文中所涉及到的图表、注解、公式等内容请以PDF格式阅读原文.