网络化会计业务流程再造基本构想

一、会计系统流程再造的必然性

(一)传统会计流程的缺陷使会计流程再造成为必然　手工的会计流程始终是和业务流程相分离的,人们无法得到实时、可靠、相关的高质量信息.随着信息技术的普及,电算会计取代了手工会计中大量繁琐的分类、累加和存储的操作,但从其应用效果来看,当前的电算会计仍难以脱离手工会计流程的局限性,究其原因发现,当前电算会计基本上只是对手工会计的简单、机械地模拟,对于一些冗余的流程改造,只是简单地缝补组织上的缺陷.当前电算会计是以现代信息技术来适应手工会计模型的规则及其功能定位,它实际上是一种基于现代信息技术特征和手工会计模型的会计信息系统.英国著名学者T.W.麦克雷指出,新的电子计算机工艺在数据处理的速度和自动化方面出现了巨大进步,如果在会计体系中不作出一些重要调整,电子计算机的这种潜力是不可能充分发挥出来.袁树民也指出(1998),要想使企业的绩效大幅度的提高(会计信息的效果),必须打破旧的体制(传统的会计模型),重新开始设计全新的企业事务流程(会计业务流程).

(二)会计目标的变化使会计流程再造成为必然　传统的经管责任观强调资产的安全性,因此其在设计会计流程时,没有充分考虑投资决策,以及对会计信息的不同需求,而是更多地考虑了可靠性,对相关性的关注明显不足.如目前常用的历史成本计量属性难以顾及会计信息相关性.决策有用观则强调会计信息满足用户的不同需要,其更注重会计信息的相关性,如葛家澍,杜兴强(2004)指出,在决策有用观下,由于所有者的模糊和高度分散性,使得财务报告信息的受托责任解除功能大大降低,而财务报告信息使用者进行决策时所需要的相关信息则成为在既定环境下支配会计信息披露的因素,相关性就成为关注的焦点.鉴于相关性与可靠性之间的不可或缺的关系,未来的会计信息系统对于两者均不能偏废,因此,在信息化条件下重构一个融可靠性与相关性为一体的会计业务流程势在必行.

(三)企业业务流程的变革使会计流程再造成为必然　信息技术的发展正在对传统的企业运作方式产生巨大的冲击.例如,目前广泛采用的条形码技术,可以很方便地对商品的生产,销售等各种数据进行采集,并产生相应的电子数据,这些电子数据可以采用计算机技术方便的进行分类、查询、统计等处理,以及实时的传输,这种方式比手工记录方式更便捷、准确.同时,随着以网络技术为代表的信息技术的发展,传统的业务流程将发生巨大的改变.首先,通过网络技术可以建立企业级、地区级乃至全球级的信息传递实现信息共享,将传统的串行工作方式变为并行工作方式,企业的组织结构的层次也由垂直变为水平；其次,可以借助于专家系统和决策支持系统使很多原来必须由专业人员承担的工作由一般的员工,变为完全由机器来成承担；最后,网络的发展也促进了电子商务新型交易方式的产生与发展,这种新型交易方式也对传统的业务流程提出了巨大的挑战：一是在电子商务的环境下,企业的供、产、销有关的合同,提单,保险单,等书面记录不复存在,全面由电子记录所代替,这种无纸化的数据环境从很大程度上消除了传统模式下的人为因素的影响.二是任何交易都会包含一个最基本的环节――资金的转移.电子商务的重要内容和标志之一就是货款支付的电子化,即资金流在网络上的实现,这需要全新的电子支付工具,它相对于传统的支付方式更为便捷.作为对业务流程的财务上的反映,会计流程也必须随之调整.

二、国外会计流程再造对我国的启示

(一)国内外会计流程再造的现状分析　国外的会计流程在再造时,强调了数据的集成,提出“提供数据的流程(feederprocess)”的概念：即汇总业务事件数据,然后将其传给企业系统数据并在数据库中加以处理,财务系统与制造,分销等业务事件共用一套数据,财务信息随制造、分销等业务事件的作业流程同步产生,即在产生物流信息的同时产生会计信息.于是,业务事件的数据和财务数据被统一存放到整合的企业数据库中,最终由总分类账汇总与财务相关的业务事件数据,向财务职能部门提供各种财务报告.通过该方式,财务数据和非财务数据真正地集成到了一起,如图1所示.这里简单以流行的SAP／R3系统为例.SAP／R3系统大致可以分为如下模块：销售与分销,物料管理,生产计划,财务会计以及财务管理等,其中前三个模块也可以统称为后勤模块.SAP／R3系统同样强调了集成性,从而确保了会计信息能够满足自动更新的要求.当用户在后勤模块处理业务时,如物料的收到和发运,这些业务所引起的财务上的变动将立即自动地记入会计系统.明晰的参考数据和各种协议保证了自动处理功能,即便用户没有完整的信息也不妨碍业务.此外,SAP／R3系统提供了电子化的处理方式,保证了用户和业务伙伴之间的数据交换的实时性,而国内财务软件的财务系统和业务系统多半是隔离的,有些虽然声称是集成的,但这种集成仅仅是用一个接口程序,定期(一般为一个会计期间)将单据生成财务凭证,除了共享一些基础资料外,平时和财务系统并没有联系,仍处于批处理的阶段.

(二)国外会计流程对我国的启示　一是紧密与企业业务流程的再造相适应.会计流程和业务流程是相辅相成,密不可分的,在设计新的会计流程时,必须要考虑传统的业务流程的改变.只有将业务流程和会计流程真正的集成起来,才可以实现财务业务的一体化.二是立足于价值链理论进行会计流程的再造.传统会计流程中,财务数据与业务数据是相分离的,这样财务的控制职能、分析职能、决策职能都很难充分发挥.而价值链管理理论则为使用者提供了一个全新的研究视角和理论基础,价值链管理理论认为,企业内部及其外部价值活动并不是独立活动的集合,而是相互依存的一个有机系统,各个部门之间的流程应是相互协调的.在进行会计流程的再造时,应考虑流程中的每个环节是否可以实现价值链的增值,对于一些非增值的环节应予以坚决地摒弃.三是充分考虑会计用户的需求.亨德里克森(1982)指出,任何研究领域的起点都是提出研究的界限和确定它的目标,会计目标也不例外.德尤因(1960)指出,企业在构造一种起怎么写作职能的理论体系中,第一个程序是建立职能的目的和目标.随着时间的推移,目的和目标会变动,但在任何时期,目的和目标都必须规定明白或有可能明白的予以规定.可以看出,国外的学者非常赞同从会计目标的角度研究问题,关于会计的目标,目前西方的理论是比较推崇决策有用观的,且FASB更为侧重于“相关性”的意图也十分明确.因此,人们在设计新的会计流程时,也应基于决策有用观的视角,充分考虑会计用户的需求,加强会计信息的相关性,为投资者和决策者怎么写作.

三、传统会计流程再造的基本构想

(一)无纸化交易给传统会计信息系统带来的影响　在无纸化环境下,会计信息系统必须以自动采集的电子数据为输入端点,即以人工输入记账凭证为端点的事后核算型信息系统扩展到以实时电子数据自动采集为端点的财务业务一体化的信息系统.这样,通过将数据采集方式前移的方式,不仅提高了信息传递的效率,而且可以实时采集,与业务同步,大大提高了会计信息的相关性.同时,由于采集来的电子单据是计算机软件可识别的形式,可以采用一定的规则,由计算机直接对这些电子单据进行处理,自动生成记账凭证.这种方式不仅可以减少人为的干预,保证了财务信息的可靠性,业务信息和财务信息不会出现人为的隔离.目前的ERP系统借鉴了这种思想,财务模块自动收集来自于业务模块的电子单据数据,并自动生成记账凭证,实现了财务业务的一体化,取得了较好的效果.但ERP中的会计系统仍是通过复式记账系统反映业务的财务绩效,这样就不得不采用传统会计系统特有的数据分类汇总方法,不得不丢失一些无法进入财务系统的非财务数据,而这些非财务数据多为管理会计需要,因此,在ERP的环境下财务会计和管理会计很难真正的统一.

(二)传统会计流程再造的基本构想财务会计与管理会计在一个系统中实现同源分流的基本思路就是对业务的原始数据进行详尽的有条理地记录,利用计算机强大的处理能力、存储能力和通讯能力实时产生需要的财务会计信息和管理会计信息.现行财务会计是价值法,会计信息主要属于价值信息,并通过通用报表将信息传递给使用者.利特尔顿(1952)认为,传统会计信息系统实质上是一个浓缩机制,由于单纯以会计循环和会计恒等式为基础,因此传统会计信息系统所提供的仅仅是单一的、事后的、无差别的信息.针对这一问题,索特(1969)在分析价值法不足的基础上,提出了事项会计的思想,其主要思想是提供与各种可能的决策相关的、不经过加工汇总的原始事项,由使用者根据自己的需要有选择的使用.会计事项信息系统应具有强大的数据库,包含大量基础的原始数据以反映组织活动的全部事项,这就为管理会计与财务会计的融合创造了条件.因为管理会计和财务会计从本质上说,只是对同一业务审视的视角不同产生的,但在实际应用中,由于各自对数据的精度,明细度等的要求不同,不得不分别按照各自的一套存有诸多差别的核算方法体系进行双重的核算.而事项会计的原始信息数据库中由于包含了大量的原始事项信息,其可以作为财务会计和管理会计共同的数据源.基于这种思想,笔者给出了基于事项会计的未来会计信息系统(AIS)的模型,如图2所示.

网络促进了电子商务这种新型交易方式的产生,在电子商务环境下,单据均是以电子的方式在网络中快速地传递,这种交易方式对传统的会计流程产生了强烈冲击,最主要表现在数据采集方式和财务数据的生成方式上.但这种方式仍存在一定的缺陷,事项会计的思想应是一种理想的解决方法.另外,国外财务软件实施前首先要对企业进行业务流程重组,要求企业改变不合理的管理流程,引入最科学的管理流程,然后再实施软件.而国内财务软件则更强调用户需求,开发的软件也以满足用户现有管理方式下的业务管理为目的,缺乏贯穿在软件中的管理理念和整体思路,因此,我国应树立一种危机的意识,虚心学习国外软件的先进思想.