医院财务系统中应用网上报销的

摘 要：新《医院财务制度》强化成本控制及预算管理,对完善内部控制机制提出了更高的要求.传统报销模式下单据签批效率低、财务审核风险较大、费用控制管理滞后,不适应医院收支规模快速的发展.网上报销模式能够提高医院的工作效率,完善内部控制,符合医院长远发展的要求.

关 键 词：网上报销；医院；财务系统；成本控制；预算管理；财务审核；传统报销

中图分类号：F234文献标识码：A文章编号：1674-1723（2013）01-0119-02

为了适应社会主义市场经济和医疗卫生事业发展的需要,财政部和卫生部联合下发了新的《医院财务制度》（财社[2010]306号）,该制度自2012年1月1日起在全国范围内执行.新制度要求强化成本控制,实施绩效考评,对完善内部控制机制提出了更高的要求.新制度实施一年以来,医院财务体系不断完善,信息化建设不断增强.但目前,大部分医院的财务报销系统尚未实现信息化,财务报销仍采用以纸化报销单为介质的传统手工报销模式.随着医院收支规模日趋繁杂庞大,传统的见面报销方式因受到人员、场所等客观因素制约,占用时间长、消耗精力大,已成为提高财务工作效率的一大瓶颈.在网络时代的大背景下,网上报销作为实现财务管理信息化的重要环节,已在许多信息化水平较高的企业广泛应用,实行网上报销可以减轻医务人员的行政事务性工作的强度,完善内部控制,在预算管理和成本控制方面发挥重要作用.

一、传统报销模式的弊端

传统的手工报销以纸化报销单为介质,员工每次报销,需填写纸质单据并找各级领导签字,最终将单据提交到财务部门进行审核记账.这种传统的报销模式存在一定缺陷：

(一)单据签批效率低

一般来说,一项开支流程需要经过预算提案、预算审批、开支前借款、开支后审批、转账或支付等环节,每个环节都要面对排队轮候.以青岛市妇女儿童医院为例,该院是一所综合性的甲等医院,全院职工1100多人,设有42个临床科室,年门诊量100万人次.医务人员在繁忙的工作中,还要为报销单签字在各级领导的办公室奔走,经常会因为找不到签批人不能得到及时处理,浪费了大量宝贵时间,严重影响了报销的进度；而各级签批人每天需要耗费大量的时间和精力用于报销签批,不能专心于更重要的管理工作.有效工作时间的浪费直接导致组织运营成本的增加.

(二)财务审核风险较大

传统报销流程下,提错流程、漏签字的单据时有发生,领导首先要审核单据是否属于自己的权限范围,财务部门要检查审批流程是否完备,过多地忙碌于机械检查,弱化了管理职能；而在网上报销流程控制下,系统通过预设,会自动进行审批流程判断,审批人不需要将精力过多地投入在流程检查上.另外,费用预算的执行进度由于在传统模式下无法直接控制,需要人工对照是否超预算,预算执行情况的透明性差,造成人为随意活动的空间.

(三)费用控制管理滞后

在传统的报销模式下,费用预算执行情况以手工统计为主,统计工作繁重,且数据精确性低；因数据统计迟滞,无法进行实时管理,不能反映资金流动的实际状况,直接影响高层决策.另外,员工报销的数据可以广泛应用于资金管理、决策分析等诸多财务管理领域,在传统的报销方式下,这些数据分散于纸面的单据中,不便于查询汇总及历年数据的分析比较,损失了大量的信息资源.

综上可见,传统的报销模式不能很好地按照新的《医院财务制度》的规定推进全面预算管理及财务风险的预警管理.

二、网上报销模式的优势

网上报销采用单据填写网络化,业务审批网络化,财务审核网络化,并通过与财务系统、企业网银等系统的互联互通,形成了一套开放式的财务管理流程.在网上报销模式下,员工可以在任何时间、从任何地点提交财务报销申请,领导可用数字签名的方式在任何时间、任何地点进行业务审批,财务部门对原始凭证审核无误后,自动生成记账凭证,并可以通过网上银行进行支付,并同时生成报表,供管理层通过系统实时监控费用执行情况.网上报销模式较传统报销模式主要有以下两大优势：

1.在网上报销系统下,通过系统流程再造和完整的报销表格设计,协助和规范员工填写报销单据,提高报销信息采集的速度与质量.

2.报销单据提交后会自动通过邮件或短信的方式向后续审批节点发起通知,各级主管可以自主决定签批处理时间,在任何时间集中进行网上签批.

3.网络报销自动实现原始凭证向记账凭证的转换,大大减少财务记账工作量及差错率,降低财务人员不增值的作业时间,提高财务工作效率.

通过将财务管理制度“硬化”到网上报销系统中,在系统中按照制度规定预设报销标准,使经费预算从业务发生时就得到控制,实时统计分析数据,超出预算自动提醒,提供动态的预算执行控制和预警机制,使各级领导和部门随时了解监督预算的执行情况,真正实现全程实时费用动态监管.

三、传统报销流程与网上报销流程对比

网上报销模式相对于传统报销模式,基本流程大体一致,但每个环节的工作处理方式存在不同（见表1）.

(一)数据进入系统的时点不同

在传统报销模式下,在会计记账时,该项支出才进入信息系统；而网上报销模式下,经办人填制报销单时就将数据录入信息系统.

(二)纸质单据的流转不同

在传统报销模式下,纸质单据会随着经办人提交至各级审批人,最后到达财务部门；而网上报销模式下,由于审批人对开支事项负责,财务部门对票据的形式负责,因此经审批人在网上就开支事项的合理、合规性进行审批后,经办人可直接将填制好报销单提至财务部门进行单据的形式审核.

传统报销模式下,采用或支票的方式；而网上报销模式下,可以利用网上银行,支付更便捷.

总之,网上报销能够极大地提高医院的财务核算效率,符合精细管理的理念,推动财务管理向经营理财型、管理核算型转变.但在具体实施中,特别需要注意以下两点：第一,需要高级管理层的决策支持.网上报销是信息化建设的一部分,需要大量的人力物力投入以及各个部门的摩擦配合,且短期内人们未必适应新的工作流程,为了长远发展,需要高管的积极推进.第二,特别需要注意安全性.网上报销系统处理的是企业财务机密数据,领导的签字审批意味着公司资金支付,对于安全的要求级别非常高.因此,在财务信息化的路上,需要完善的工作还有很多.