工程投标管理

摘 要：投标工作是关系到施工企业生存发展的工作,“中标是第一要务”这是放之任何一个施工企业都皆准的指导方针.投标管理工作是个系统工程,投标工作做得好坏,标书质量编制的优劣,将直接影响是否能中标,也影响到中标后的履约.

关 键 词：施工企业投标管理中标

中图分类号:F284文献标识码:A

文章编号:1004-4914(2011)06-243-02

随着建筑市场不断规范和完善,施工企业承揽工程都必须通过投标方式获取,这就要求施工企业加强工程投标管理,提高中标率,才能在激烈的市场竞争中立于不败之地.投标工作是关系到施工企业生存与发展的工作,“中标是第一要务”这是放之任何一个施工企业都皆准的指导方针.投标管理工作是个系统工程,投标工作做得好坏,标书质量编制的优劣,将直接影响是否能中标,也影响到中标后的履约.

如何从制度上、机制上保证做好投标管理工作,在满足利益的前提下更多的赢得项目中标,为企业的生存和发展打下良好基础,是施工企业要认真面对的问题.笔者结合参与工程投标工作16年来的经历,浅谈工程投标管理工作.

一、投标工作日常管理

在组织结构的设置上,施工企业要有负责投标专门工作机构―市场开发部,归口负责管理本企业的投标工作：投标台账的建立和维护、编制资格预审文件、参加投标手续、研究投标报价策略、牵头组织编写投标文件、负责投标过程中的澄清与答疑、打印装订投标文件、递交投标文件、投标保证金（保函）、参加投标后的澄清、述标和中标后的谈判,直至签订工程合同.

除以上工作之外,还应将以下工作纳入日常业务的范畴内：

1.设备材料库建立与维护.投标的竞争,大多直接体现在的竞争上,因此除了对具体投标项目进行必要的询价,还应该负责组织建立设备、材料的库,这样不仅可以在投标报价时对能获得的询价设备材料进行修正,还能在时间紧急或询价困难的情况下利用库的信息进行投标项目的报价.

2.工程施工成本收集.市场开发部定期对正在执行的项目通过走访或问卷的形式,就已执行工程项目的施工成本进行调查、整理和汇总.建立企业成本信息库,为投标决策提供准确的信息支持.

3.建立投标技术文件标准文本.使用标准的文本和格式可以节省大量的时间和人力,为提高编标工作效率,施工企业应在多年、大量的投标文件基础上进行总结,分析形成标准投标文件技术文件模板,对一般投标文件的技术文件的通用部分,如项目控制和执行、设计管理和协调、采购管理、施工管理、质量管理、文明施工、环保水保措施等形成相对固定的格式,一旦接到投标任务即可在此模板的基础上进行有针对性的修改和完善,快速形成高质量的投标文件的技术部分.

二、资格预审的编制

对于投标项目而言,资格预审文件的填报质量直接关系到施工企业能否通过资格预审,进而获得下一步参与投标项目的机会.因此资格预审文件的编写质量在投标过程中是非常重要的一环,尤其是在一般的、技术要求不高、参与投标人众多的工程项目上,更不能仅仅因为资格预审文件的质量而丧失参与投标的机会.资格预审文件应该根据招标项目的特点,突出重点,特别是工程业绩、获奖证书更应该有针对性.

资格预审文件的编制应与招标文件的要求一致.随着企业不断的发展以及承接项目的变化,企业的人力资源状况、在建项目人力资源负荷、企业资格或等级证书等都有动态的变化,应有专人负责公司资质文件、企业合同业绩、企业公司信息等内容资料的维护,避免导致企业人力资源已经发展、合同业绩已经增加、资质等级已经升级,却在资格预审文件编制时仍然使用旧证书、旧数据的情况.

三、投标前的准备

获得相应的投标信息,首先要根据相关资料、信息及企业的实际情况,对企业是否进行投标进行决策.

经科学决策后企业决定参与项目的投标,就进入投标前的准备阶段.投标前的准备工作一般分为以下几个阶段：

1.招标文件购写.在通过资格预审后,按照招标人规定的时间和地点购写招标文件.购写招标文件并不是简单的文件购写,最好同时能获得有哪些竞争对手参与、招标人招标工作的组织状况等相关信息,为投标决策收集有用的信息.

2.招标文件评审.合同是施工企业一切风险的源头,如果一开始合同就处于非常不合理的地位,势必造成工程项目实施中的被动,因此施工企业在投标阶段就应该严格的审查把关.

3.投标组织建立.根据投标项目的特点、招标文件的具体要求,建立编标组织机构,包括领导小组、技术组、商务报价组、资审组、综合组,确定编标责任人及各组组长,拟订编标进度计划.

4.招标文件研究.投标组织机构建立后,所有参与投标项目的人员应从本专业的角度出发对招标文件进行仔细的研究与分析.

5.现场勘踏.现场勘踏能够对工程施工现场、周边环境等客观条件进行有效的勘察,同时也是施工企业与业主在投标前进行面对面交流和沟通的机会,因此应特别重视.按照招标文件规定的时间,选派投标组织中合适的人员参与招标人组织的现场勘踏.参与现场勘踏的人员应事先已熟悉招标文件,收集其他编标人员的问题,做到有计划、有目的地进行勘察.

6.参加标前会.参加完现场勘踏,带着现场勘踏和对招标文件研究分析后的问题,在标前会向招标人提出质询.尽管在投标截止日前,仍有要求解释澄清的机会,但在标前会对已知问题得到及时的解答,有助于提早对己方投标提供帮助,同时也可及时从其他竞争对手的提问中尽可能地分析竞争对手投标水平及投标策略.

提出疑问要注意提问的方式和时机,特别要注意不要对业主的失误进行攻击和嘲笑,以免使业主产生反感.招标文件中对承包人有利的矛盾或漏洞,不必提请澄清,否则提醒了业主,反倒失去了中标后索赔的机会.

四、投标文件的编制

1.编制投标施工组织设计文件.编制技术投标文件时,应根据工程的具体情况合理制定施工方案,充分利用公司的技术实力优化施工组织设计,并善于利用先进的施工技术及管理技术,达到科学、高效、节约的要求,以避免施工方案更改而造成不必要的损失.

2.编制投标报价文件.投标报价是反映企业综合素质和对市场应变能力的重要指标,且在评标时往往报价所占的分值较高,这使报价的合理性显得尤为重要.

3.投标文件审查.投标文件编写完成,项目责任人应负责组织对投标文件进行全面的审核,应在对以往投标进行总结的基础上形成核查清单,并在每次投标结束后补充核查内容.核查清单既包括了投标文件编写内容是否符合要求这样的大问题,又涵盖了签字盖章是否正确等小问题,是全面的高效的审核.核查清单具体内容有：企业法人或委托写作技巧人是否按照规定签字或加盖单位公章；投标文件目录内容从顺序到文字表述是否与招标文件要求一致；投标文件目录编号、页码、标题是否与内容编号、页码（内容首页）、标题一致；采用模板化进行编写的部分,应替换的内容是否全部替换完成,避免张冠李戴之类低级错误的发生；报价金额大小写是否一致,与“投标报价汇总表合计”“投标报价汇总表”“综合报价表”是否一致；投标文件是否按招标文件规定的分开封装,且份数符合要求；投标保证金或投标保函是否满足要求,保函是否单独封装；“投标报价汇总表合计”“投标报价汇总表”“综合报价表”等文件是否按招标文件要求进行了签字盖章；技术偏差表和商务偏差表所列背离,是否实质影响招标人对己方的评判,影响己方的竞争力.

五、投标文件的递交

在招标文件规定的投标截止时间前,将投标文件送达指定的地点,并取得收据.应留出足够的时间,以免因交通工具误点等因素造成投标文件迟于招标文件规定时间送达而被判定废标的情况出现.

六、参加开标

投标文件按招标文件要求递交后,参加开标活动.

1.述标.为选择更为理想的中标者,招标人一般会在对投标文件评估的基础上要求对投标文件进行阐述.这个时候,往往是向招标人展示企业自身能够按承诺完成投标项目的绝佳机会.因此,参加述标的人员必须具备丰富的经验与知识、拥有善于表达与沟通的能力,并且深刻了解投标文件所编写的内容.

述标并不是简单的说明,更不能是对投标文件的重复申述,而是应以投标文件中的技术、商务条件为重点,深层次的对己方的投标文件进行分析论证.述标需说明的内容一般包括：施工组织设计的合理性、施工方案的先进性、可行性；自身项目管理的优势,对投标项目如期完成的保证；对项目质量管理的体系建立,安全施工的保证；对履约投标项目的重点、难点的剖析；对投标项目自信心的表达以及必要的承诺.

2.澄清.澄清主要是为应对招标人对己方投标文件不清之处进行澄清的过程,此过程中如能进行合理的阐述,亦可增加中标的机会.此阶段,因为投标项目已经开标,对于竞争对手的报价及其实施投标项目的方案都有了一定程度的了解,因此在答辩阶段应做到有的放矢、目标明确.修订商务报价条件,在报价金额不变的条件下,增加或减少承包的费用；修正技术条件或商务条件,在不降低中标几率的前提下,减少投标项目的风险；对投标文件中含糊不清的地方进行说明,明确己方的表述,向招标人传达清晰的信息；及时对投标文件中的缺陷进行补救,避免己方陷入不利的境地.

七、投标后总结

招标人确定了中标人,施工企业收到中标通知书或未中标通知书,一个项目的投标工作基本告一段落.无论企业中标与否,都应该及时地进行投标总结.目的在于总结经验教训、分析得失,为下一次的投标积累有用的信息.

（作者单位：中国葛洲坝集团股份有限公司市场开发部湖北宜昌443002）

（责编：贾伟）