人事档案管理的理念

摘 要：人事档案及其管理工作在医院建设中起着重要的作用,是医院工作的一部分,是提高医院工作质量和工作效率的必要条件,它为单位提供各类人才基础信息,为劳动工资制度改革、专业技术职称评定和职工福利及提拔任用等提供依据,是维护历史真实面貌的一项重要工作.只有科学规范人事档案管理,坚持与时俱进,才能适应新形势的需要,开创档案管理工作的新局面.

关 键 词：人事档案管理医院管理对策分析

中图分类号：C962文献标识码：A

文章编号：1004-4914（2011）08-234-01

规范、翔实的人事档案,记载着医院发展史上的优秀成果,为医院的科学发展提供了第一手资料,是进行科学分析,扬长避短.但是有很多人对人事档案管理工作的认识存在一个误区,那就是档案管理工作可有可无,对档案管理工作的重要性缺乏足够的认识.随着各项制度的改革,人事制度也日益深入,人事档案管理工作如何主动顺应时怎么发表展的要求,更新人事档案管理的内容、范围、档案收集的方式、方法以及人事档案怎么写作的对象等,是我们人事档案管理者需要面对和认识思考的问题.现笔者就人事档案管理现状、存在的问题和解决办法进行分析与探讨.

一、做好人事档案管理的重要意义

随着工作单位人事制度改革和推进,人们的就业自由度提高,人才流动频率也逐渐加快,越来越多的人才由“单位人”变为“社会人”,人事档案不再对人才的流动具有极大的制约作用.单位用人的改革误导了一些人才对人事档案的看法,滋生了“档案无用论”的思想,这在某种程度上严重制约了人事档案发挥其应用的使用价值.21世纪是人才的竞争时期,是现代管理理论强调管理的核心,人既是管理的主体,也是管理的客体,人必须具有一定的能力才可能完成管理过程.而人事档案是“人的管理”的基本信息的主要依据,它既存储了组织人力资源信息,又是管理的核心“人”的历史和现状的一个真实反映,真实地记述了档案人的个人经历、德才表现及发展过程,是历史的真实记录,是全面地考察人的主要依据.因此,我们必须重新认识人事档案管理工作.只要这样,才能做好人事档案管理工作,不断地更新档案管理观念,勇敢探索和尝试新的档案管理手段,以全面真实地反映医院整体发展状况,吸收和借鉴优秀的人事档案管理工作成果,培养档案管理工作人员工作热情,使档案管理工作走上科学化、规范化和法制化的道路.

二、医院人事档案现状及存在的问题

1.对人事档案管理认识不足,重视程度不够.随着计算机技术的飞速发展,人事档案管理工作的重要性也进一步淡化,很多管理者对档案管理工作没有给予高度重视,在档案管理工作中缺乏高度的工作责任感,对工作不细心,又没有扎实的档案管理的理论知识,工作中存在失职现象.再加上档案管理者大多都不是专职人员,故在管理工作中,不能按照制度,该检查的不检查,该清理的也没有及时清理,导致档案混乱,责任不明,界限不清,甚至档案交接也只是一串钥匙的问题,使得人事档案管理工作前后脱节.由于医院的工作主要是以医疗、教学、科研为中心,医院管理的重点是如何提高医疗、教学水平,改善环境条件,为病人提供优质的怎么写作,自然对人事档案管理不够重视,存在医院人事档案管理硬件设施不完善,档案管理人员培训不到位的现象.从而导致档案管理工作在管理方式新旧更替的历史进程中遇到新的障碍.

2.档案管理人员对档案的宣传力度不够,管理手段比较落后.首先,档案管理人员对人事档案没有进行广泛宣传,对人事档案的补充、收集、更新缓慢,归档材料也不及时,未能准确地得到补充,使存档的材料不能真实地反映本人现实情况,导致人事档案的不完整.其次,人事档案管理多数是兼管,没有指定专人管理,属于非专业人员管理,受专业和时间的限制,这样人事档案管理人员就不能很好地掌握档案管理工作的新知识、新技术.这样一来,必然导致了人事档案材料不全面或缺失,而医院的人事档案管理属于人事科管理.因此,在工作中存在问题较多,也没有单独的计算机和档案管理软件,查阅人事档案信息仍用手工查找,还是用传统的方式储存,占地面积大,使用空间也不能较理想地应用.

3.医院人事档案数字化、信息化程度不高.计算机网络技术和现代通信传输技术的发展,以电子档案为代表的新型载体档案,取代传统形式的纸质档案,将是未来档案工作发展的基本趋势.如果医院能及时跟上趋势,将大大提高档案利用效率.然而,由于社会历史经济条件、管理模式、人员素质等原因,当前医院人事档案的数字化、信息化程度明显偏低.医院只重视技术人员素质的提高和医疗继续教育,而忽视了对档案管理人员的培训,使得医院管理人员跟不上信息技术的发展.

三、加强医院人事档案管理的策略

1.提高认识,搞好建章立制工作.要做好档案管理工作,就必须以法治档为根本,实现档案管理制度化.这样不仅可以加强医院各级领导和职能部门对人事档案工作的了解和支持,也使医院广大职工的档案意识得到了加强,使他们认识到档案的重要性和潜在的价值,意识到人事档案是医院管理工作不可缺少的一部分,为以后档案管理工作的良性发展打下了坚实的基础,档案管理工作才能做到因地制宜,灵活有效.

2.提高档案管理人员业务素质.加强对档案管理人员的业务素质培养,打造一支具有现代化管理水平的专业队伍.一方面医院要加大资金投入,鼓励职工以在职学习、培训等方式,提高自身修养；另一方面,有针对性地对档案人员进行强化业务培训,不断更新档案管理人员的思想理念,增强他们的业务知识水平,使档案管理人员成为一支具有能力、又有高素质的复合型人才,熟悉掌握现代管理知识.只有这样,医院档案管理工作才能迈上新的台阶.

3.完善医院档案管理的体制建设和制度建设.多数医院原来的档案管理没有独立机构,造成档案管理没有自主权,工作处于被动状态.医院要通过认真地调查研究,制定相应的改革措施逐步建立医院档案管理的职能机构,确立档案室在医院中的地位,实现人事档案管理从分散模式走向集中模式的转变,从而有利于档案的保管和档案信息的综合开发.而档案管理是一项长期工作,医院各级部门要严格把关,责任到人,建立相应的考核制度,将档案工作纳入科室管理责任制中,与科室主任工作实绩与考核奖惩挂钩,明确科室主任对科室档案工作的管理责任,促进档案管理的规范.

4.建立网络系统,推动档案管理的现代化建设.要充分利用计算机在人事档案管理工作中的作用,建立完善人事档案制度,及时更新管理人事档案信息,积极推进人事档案信息化建设,提高档案管理水平和怎么写作水平,尽快实现档案管理现代化.

总之,在新的历史时期,人事档案管理工作意义重大.档案管理人员必须以高度的主人翁责任感重视档案工作,做好档案工作.要紧紧联系时怎么发表展要求,采取有效措施,积极探索档案现代管理模式,从而进一步促进社会主义和谐社会的建设.