程序文件在管理体系运行中的有效性

内容摘 要:在管理体系运行中,程序文件具有不可忽视的地位和作用.本文根据工作中的实际经验就程序文件在管理体系运行中的有效性谈几点看法.

关 键 词:管理体系,程序文件,有效性

中图分类号:F253.3文献标识码:A

近年来,在质量管理体系的运行中,程序文件具有不可忽视的地位和作用,它是质量手册的支持性文件.程序文件控制的目的是防止质量体系运行的各个场所使用无效版本的文件,确保与质量体系有关的所有文件处于受控状态,以保证质量体系的有效运行.

程序文件无论以何种形式存在,“文件控制程序”都应确保质量体系的正确、有效运行.本文根据笔者在法定计量检定机构工作的多年经验,就程序文件在管理体系运行中的有效性谈几点看法.

一、程序文件在质量管理体系运行中的重要性

质量管理体系文件是技术机构和企业计量管理部门的全部活动或选择的部分活动,但重要的是质量管理体系文件的要求和内容应能适应技术机构和企业所采用的质量目标,目的是使每一个技术机构或企业可以通过制定最少量且必要的文件,以保证其质量管理体系得到有效实施和持续改进.因此,程序文件在质量管理体系运行中至关重要.

二、注重程序文件在质量体系运行中的有效性

“程序”是为进行某项活动或过程所规定的途径.程序可以形成文件,也可以不形成文件,它必须时刻处于受控状态.以往计量管理部门对程序文件的管理重视不够,程序文件有过失控现象,如有的受控文件丢失或处于非受控状态等.

实践使我们体会到无论技术机构还是企业,程序文件在质量管理体系运行中确实比较重要,我们要在质量体系运行中结合质量手册不断修改、完善和进一步的宣贯,切实加强对程序文件的管理工作.

具体做法是:内部质量体系文件及外来技术文件均由计量管理部门填写“受控文件发放登记”和“文件发放回收登记表”,对发放的程序文件由本单位的质量负责人批准后,按审批范围编号、盖章、登记、发放,并保证有关人员在需要的场合都能方便地得到和使用现行有效的版本,发至本单位内部与质量有关的文件均列为受控文件,发放时间加盖“受控文件”印章并填写分发序号作为受控号,对技术人员外出活动所带回的应受控的各类文件,由当事人到计量管理部门登记、盖章、受控.

根据质量体系运行情况,每年两次到各科室进行检查评审,发现未及时受控登记的,按HP18-2008《不符合工作责罚程序》规定进行处罚,并定期对作废文件从所有发放和使用场所收回,注明作废标记,这样才能保证程序文件在质量管理体系运行中的有效性.

三、质量体系程序性文件的内容要求

质量体系程序性文件是对完成各项质量活动的方法做出规定.每份质量体系文件应对一个要素或一组关联的要素进行描述.质量体系程序性文件是质量手册的支持性文件.

为了统一程序性文件的格式、风格及做到内容上的完整、准确,需要对程序性文件的分类、编写方法事先加以明确.对各类程序文件内容作出要求,对编制修订的审定、批准的人员资格及其程序作出规定.

程序性文件的描述方式分为:叙述式、流程图式和混合式.叙述式程序性文件又包含封面、刊头、正文和刊尾.

四、在质量管理体系中加强对程序文件的策划和控制

质量管理体系运行主要反映在两个方面:

一是技术机构或企业所有质量活动都依据质量策划的安排以及质量管理体系文件要求实施,

二是技术机构或企业所有的质量活动都在提供证实,证实质量管理体系符合要求并得到有效实施和保持、记录控制、内部审核、不合格品的控制、纠正措施、预防措施等活动,程序文件对质量管理体系的真正建立和有效实施到头重要.

各部门、技术人员,都要清楚质量管理体系文件对本部门、本岗位的相互关系的要求,同时职能部门要加强对所建立的程序文件夹的有效控制、管理和跟踪检查,并通过质量管理体系的内审和管理评审,不断完善和改进程序文件,确保程序文件在质量管理体系运行中得以有效的实施.

总之,程序文件为质量管理体系的有效运行提供了依据和保证,只有有效运行提供了依据和保证,只有加强对程序文件的控制和管理,才能保证质量管理体系的有效运行.