投标文件制作和合同管理

摘 要：工程中标后的投标文件是签订工程合同的重要依据,合同一经签订双方均受约束,施工过程中出现的任何问题将按照合同有关规定进行解决.作为施工企业应该重视投标文件的编制和合同管理工作,投标文件编制的好坏直接影响工程的中标结果,对合同进行有效管理,能为施工企业保证工程质量提供有利的考核依据.结合笔者对招标文件及合同条件的审查工作,概述了施工企业在招投标阶段投标文件编制及中标后合同管理要点和注意事项.

关 键 词：工程投标；标书制作；合同管理

中图分类号：F202文献标识码：A文章编号：1001-828X（2012）12-0-01

一、工程投标

工程招标投标活动中,施工企业能否中标,关键是投标文件和报价.施工企业在认真研究招标公告或文件之后,确认自己有条件承揽该项工程时,就要及时购写招标文件,认真研究分析招标文件,做好现场考察工作.

1.分析招标文件.施工企业在取得投标文件后,要组织适当的专门人员对招标文件及其附件、图纸的仔细阅读、研究、对招标的各项要求、条件全面了解清楚,如文件中有含糊不清或相互矛盾的内容,应以书面方式在招标截止日前向招标单位询问、澄清.并对投标文件影响单价构成的所有内容予以摘录,为做该工程投标文件时,进行单价分析提供有利依据.

2.切实做好现场考察工作.（1）施工企业在分析招标文件之后,需主动参与招标单位组织的工程项目的现场考察,对所投工程进行可行性研究,通过对所投工程现场的调查,收集招标文件规定中影响施工企业责任的一切资料和施工中可能遇到的风险,避免签订合同后应承担的一切风险.（2）了解工程现场的地理条件和现场的总体规划.针对招标文件提供的情况进行一一核对,以便能更合理、更准确地编制投标工程的施工组织方案.（3）了解并掌握其他相关资料.如地下管道、水、气、电信等线路的走向位置图、允许开挖的距离等等.

通过现场考察,施工企业就能对所投标工程的状况做出一定预测,对投标的风险度作出合理评估,并结合以往类似工程施工经验,作出对所投工程的正确判断,同时通过现场考察　,寻找成本较低的施工方法,为节约施工成本,提高经济效益创造条件.

二、编制投标文件和报价文件

编制投标文件,就是按招标文件的要求编制,同时按照招标文件要求编制单价、分项价和总价.编制投标文件是一项繁重而复杂的工作,也是施工企业是否中标的关键.按招标文件要求,在投标文件中提供所有能提高本企业形象,能为本企业评标加分的所有材料,编制作好投标文件,力争获得评审委员会好评,确保中标,并能在中标后取得较好经济效益.

因而,施工企业应该成立专门机构,按照招标单位要求,在规定的时间内作出投标文件.施工企业自身经营管理因、所投工程本身因素、现场环境因素,以及现场考察研究的各项原始记录,是编制投标文件和报价的整体依据,也是提出一项有竞争力的报价所必不可少的重要步骤.

1.投标文件的编制.封面的编制、商务部分的编制、技术部分（包括施工组织方案）的编制、以及投标报价的编制.投标文件商务技术部分是投标施工企业的主要条件,也是评标的主要依据.一般包括：投标单位要表明对工程施工的承包方式,也包括对招标文件中材料、资金等供应条件承诺的内容.

2.投标工程报价.这是投标施工企业的经济条件,报价综合了施工过程中的全部费用.一般可采用的以静态定额计价为主,以信息价作为动态调整为辅的编制方法.报价编制的步骤包括：

（1）工程规定条件,结合现场考察时的各项记录,并逐项测算其工作量；（2）设计图纸和技术说明,按投标文件中所列的工程量分别列出单价、分项价和总价；（3）工程所需的原材料、人工等直接费用进行核实.对管理费、利润间接费用推算在各分项工程单价内；（4）设计工程量与工程实际情况有出入时,要根据实际考察和审查设计图纸计算对设计图纸进行更改后工程量变化部分.但在填报单价时应注意策略；（5）投标文件中所报一般为工程竣工后的所得价款,其间,无论物价、工资有否变动,均不予调整.如施工时间过长,在报价时,应充分考虑其变动因素；（6）报价时除按招标文件要求报价外,还可向招标单位递交可供选择的投标文件,附有详细的设计图纸和说明,并说明新的方案在施工进度和造价方面与原设计的对比优点；（7）结合自身的实力和竞争所需要采取的优惠条件,　科学评估施工期间所要承担的、取费等风险,提出有竞争力的综合单价、综合合价、总报价及相关材料,进行投标.

三、合同管理

合同管理在工程管理中的地位和作用越来越大,而投标文件是签订合同的基础和依据.因此,作为施工企业应该重视投标阶段的合同管理工作,在此阶段,对业主提供的招标文件进行审查分析并提出合理建议或偏差,为施工企业中标后签订合同时提供有利条件打下基础,从而实现合同的有效管理.投标工程的合同管理主要分为三大部分：

1.合同形成的管理是指从购写招标文件、编制投标文件、投递投标文件标和中标合同谈判的过程的管理.合同形成的管理,就是我们通常所说的投标管理.

合同形成,即投标阶段涉及合同管理的工作主要有三类：首先是对招标文件的分析和投标文件的总体策划及决策工作；其次是响应招标文件规定的所有条件的风险分析；最后是合同的谈判工作.在投标过程中,施工企业常常处于被动境地,业主起草的招标文件常会提出一些苛刻的合同条件.而施工企业又面临合同文件中的许多显性和隐性风险,因此这对合同管理提出了更高的要求,投标团队成员必须目标明确共同努力完成投标文件和最终合同文件的签订工作,力争签订一份有利于企业自身的合同.

2.合同执行的管理,指对合同签订以后的合同执行情况进行管理,以确保施工企业的工作按确定的工程范围、工程计划、工程进度等完成,同时也包括对工程内容变更的管理,也就是我们通常所说的施工和结算阶段的管理.

3.合同纠纷的解决.纠纷的判定是以合同作为法律依据,纠纷的解决方法和解决程序由合同规定.

所以,施工企业只有加强工程投标投标文件编制管理、合同管理,才能真正做到事前预防、事中控制、事后补救.从而提高施工企业施工管理水平,提高合同履约率,保证中标工程获最佳收益,为施工企业争取最大的经济效益.