会计电算化的具体应用

摘 要：由于会计电算化是一项系统工程,在发展过程中有许多工作要做,有许多问题要及时解决.本文就会计电算化在工作中的具体应用问题进行了阐述.

关 键 词：会计；电算化；发展趋势；应用

随着经济的不断发展,市场经济改革的不断深化,会计信息的质量受到社会各界的广泛关注.作为会计核算方式的重大革新,会计电算化己占到国民经济核算比重的一大部分.保证会计电算化工作的顺利健康发展,是确保电算化会计信息合法、完整的基础,也为推动企业向更高一级的企业管理信息化发展打下良好的基础.会计电算化在实施前要做好规划和采取相应的方针,在实施中要进行必要的控制和人员分工,在实施后要有健全的制度,保证电算化的顺利运行.

1我国会计电算化的发展趋势

我国会计电算化的总体发展趋势经历三个大的发展阶段,即会计核算电算化；财会管理或企业管理的网络化；决策支持的智能化.

1.1完全电算化

完全电算化不仅是指手工会计的完全解放,还应是会计电算化与审计电算化的交叉融合才能真正实现会计管理信息化.电算化会计系统查询功能的强弱、数据库的标准化与开放性、是否保留处理过程和审计痕迹以及预留审计测试通道等对电算化审计系统的设计和实施影响很大.只有电算化会计和电算化审计达到相互交融,才能真正实现会计信息系统的完全电算化.

1.2完全网络化

财务和企业管理计算机化是会计电算化最有意义的战略决战阶段,建立并实际运行以管理为重心的、网络化的、完整的会计或企业管理信息系统将显著提高企业财务管理水平,会计电算化长期的、隐含着的经济效益和社会效益将大量地迸发出来,在这个阶段将实现财会和企业管理现代化.此时会计电算化已融入到整个企业管理现代化的洪流之中,可称其为会计及企业管理信息化、计算机化,同时这个阶段的系统也必然是网络化的.

1.3完全智能化

会计电算化的高级发展阶段是建立并实际运行会计或企业决策支持系统,这个阶段是以管理为重心的会计信息系统或企业管理信息系统的自然进化或更高级的发展阶段,像国外那样用它来辅助解决那些数据不规范、变化因素多、具有不确定性的高级会计或企业管理决策问题.

2会计电算化的具体应用

2.1选择适合企业自身需要的会计软件

当前市场上的商业会计软件种类繁多,而且由于每个企业的经营管理模式和财务核算方式各不相同,所以企业在选用商业软件时,不应盲目追求软件的“大而全”,而应结合企业自身的特点,选择适用于本企业财务核算与经营管理模式的模块,例如一般企业只须选用财务核算、财务分析、固定资产管理、工资管理、财务报表等几个软件模块,就基本可以达到财务管理工作的目的.同时,企业应根据实际情况,开发和研制一些企业内部的实用管理模块,这样既可最大限度地运用计算机系统为企业提供理财与核算方面的怎么写作,又可有效地降低企业的经营成本,满足企业会计管理工作的实际需要.

2.2做好会计管理基础工作

管理基础主要指有一套比较全面、规范的管理制度和方法,以及较完整的规范化的数据；会计基础工作主要指会计制度是否健全,核算规程是否规范,基础数据是否准确、完整等,这是搞好电算化工作的重要保证.因为计算机处理会计业务,必须是事先设置好的处理方法,因而要求会计数据输入、业务处理及有关制度都必须规范化、标准化,才能使电算化会计信息系统顺利进行.

电算化会计虽然以计算机为计算工具,但其整个信息处理过程仍表现为计算机与人工的结合.计算机对数据（信息）的处理是通过程序来进行的,系统内部控制方式均要求程序化.管理人员的现代化管理意识,在整个企业管理现代化总体规划的指导下做好会计电算化的长期、近期发展规划和计划并认真组织实施,重新调整会计及整个企业的机构设置、岗位分工,建立一系列现代企业管理制度,提高企业管理要求.

2.3加强会计信息系统的安全与保密

财务上的数据往往是企业的绝对秘密,在很大程度上关系着企业的生存与发展.但当前几乎所有的软件系统都在为完善会计功能和适应财务制度大伤脑筋,却没有几家软件公司认真研究过数据的保密问题.数据保密性、安全性差.对于重要的计算机系统应加电磁屏蔽,以防止电磁辐射和干扰.

必要的内部控制.在电脑网络环境下,某些内部人员的恶意行为及工作人员的无意行为都可能造成会计信息的不安全性,因此建立内部控制制度是必要的.第一,实行用户权限分级授权管理,建立网络环境下的会计信息岗位责任.第二,建立健全对病毒、电脑的安全防范措施.第三,建立会计信息资料的备份制度,对重要的会计信息资料要实行多级备份.

加强数据的保密与保护.在进入系统时加一些诸如用户口令、声音监测、指纹辨认等检测手段和用户权限设置等限制手段,另外还可以考虑硬件加密、软件加密或把系统作在芯片上加密等机器保密措施和专门的管理制度,如专机专用、专室专用等.

加强磁介质载体档案的管理.为确保档案的真实性和可靠性,实行纸质档案和新型载体档案双套保管,并逐渐向完全保管新型磁介质载体过渡.

2.4做好电算化会计档案管理

2.4.1电算化会计档案的收集

所谓电算化会计档案的收集是指在一定的时间间隔内如一个会计年度,把计算机系统中的所有会计数据拷贝（备份）存储到磁性介质或光盘上,从而脱离于原计算机系统的会计档案.财务部门应把财务数据的备份文件保存好,以防计算机硬件系统损坏后能在最短的时间内、在最小的损失下恢复原有的会计电算化系统.

2.4.2电算化会计档案的管理与保存

由于电算化会计档案是存储在磁性介质或光盘上的,根据这些信息载体的物理特性,在形成这些档案时应准备双份即采用“AB备份法”进行数据的备份,并且每份上要注明形成档案时的时间与操作员姓名,存放在两个不同的地点,以防止地震或火灾等意外情况引起整个会计电算化系统的毁灭与系统的不可恢复性.

2.4.3电算化会计档案的利用

即电算化会计档案的调阅.在长期开展会计电算化的过程中,随着软件系统的不断升级,我们所调阅的会计档案会有下述两种情况：①所调阅的会计档案的版本号与当前会计电算化系统版本号一致,此时只需将你所需调阅的档案通过电算化软件系统中的档案调阅（或数据恢复）功能进行调阅即可.②所调阅的会计档案的版本号与前会计电算化系统版本号不一致,此时您只需在另外一台电脑上安装与此档案相对应版本的电算化系统,然后再进行调阅.

2.5加强对电算化人才的培训

我国目前的电算化专业人才还比较缺乏.要加强员工对电脑知识、管理技能等各方面的培训,会计电算化人员分为三类：一类是信息系统的开发人员,负责完成会计软件的开发工作；第二类是系统的应用人员,负责使用和维护；第三类是电算化系统的管理人员,负责单位会计电算化工作的组织、协调和管理,使其能健康地发展.

3结语

财务会计电算化侧重于向企业外部提供财务数据、报表、经营状况和经营成果,而管理会计电算化侧重于向企业内部的经营管理人员提供经营规划、预测、决策等方面的信息.如果会计电算化仅满足于会计的核算,而没有参与到企业的经营管理中来,会计电算化的发展也将受到局限,因此企业电算化应是财务会计与管理会计相结合的电算化,只有这样才真正实现会计的核算职能和监督管理的职能.