国际合作工程项目案例中的沟通管理问题

摘 要：本文结合作者在一些国际合作项目中的具体实践,对于国际合作工程项目中的沟通管理问题进行了专题的探析与研究,主要就三个案例分别分析了作者在沟通管理中遇到的问题,而且就作者的理解给出了初步的解决方案.

关 键 词：国际合作工程项目沟通管理

一、背景：

改革开放以来,许多国际公司对华都实施了各类大规模的项目投资,而对于为这些国际工程项目提供怎么写作的设计及施工承包商来讲,如何与形形色色的国际投资方或国际工程公司在项目上开展合作?沟通是项目管理工作的核心,是项目管理成败的关键,它贯穿于项目管理的始终,并对项目的成功与否有着不可估量的影响.在国际合作工程中,由于彼此工作方式、思维方式、文化习俗、价值标准等方面的差异,使得国际合作工程项目的沟通管理显得更为重要,沟通管理在很大程度上直接决定了项目的成败.

故本人结合我院在一些国际合作项目的具体实践,对于国际合作工程项目中的沟通管理问题进行了专题的探析与研究.

根据本人的工作实践情况,具体的参考案例有：

1.苏州惠氏制药二期工程设计项目（国际合作方1：美国惠氏国际合作方2：澳大利亚某工程管理公司我院施工图设计）

2.印度Diamond新厂房项目（国际合作方：印度Diamond集团,我院设计）

3.苏州首诺一期工程EPC（国际合作方1：美国SOLUTIA集团国际合作方2美国某方案设计公司国际合作方3新加坡某项目管理公司我院实施EPC）

二、提出问题：

项目沟通管理在项目管理知识体系指南是由沟通规划、信息发布、绩效报告、利害关系者管理四个管理过程组成.而本人认为我在国际合作工程项目的沟通管理实践中,遇到了三个突出问题,故分三项叙述：

1.沟通规划：国际合作工程项目的沟通技术选择问题

案例：印度Diamond项目设计合同谈判初期,因对印度方的具体情况了解不多,故在沟通技术上选择的是采用的是重要工作节点的出国会议面谈+平时的电子邮件方式,结果因为海外的一些电子邮件传输上的问题,很多前期的邮件都没有收到,前期合同谈判受到了延误并产生了许多歧义.

在我院人员访问印度项目所在地清奈后,根据业主的现有装备,我院及时调整了合作双方的沟通技术,增加了一项沟通技术,建议业主利用inter网并安装SKP软件,加上摄像头可以实施网络在线会议与联络,这样弥补了电子邮件传输故障带来的问题,在后面的设计实施中提高了效率,保证了第一批施工图的按时出图.

分析：项目沟通计划是确定利害关系者的信息交流和沟通要求.作为沟通计划依据之一的沟通技术是指与项目干系人沟通或他们之间相互沟通的方法,他形式有书面的、口头的、电子邮件、正式情况报告、会议、在线数据库等,在国际合作项目中因为项目的特点决定了合作的各方不可能经常性地开展经常的面对面沟通,而沟通技术选择错误会导致信息传递的障碍,从而影响项目沟通甚至整个项目实施.

2.信息发布：国际合作工程项目的信息发布紊乱的问题

案例：苏州惠氏制药二期工程项目牵涉到改造工程及洁净室等复杂空调系统,中间出现一个非技术因素造成的大问题：因为惠氏业主在美国与中国有两个项目组在参与设计参数与方案的确定,美国惠氏未及时将空调修改信息发给本应作为信息发布牵头单位的项目管理公司,我院就按原方案实施了施工图,当90%图纸审核时,业主提出质疑,结果空调重新设计导致进度延误一个月.

分析：信息发布涉及向项目干系人及时提供所需信息.这个问题与项目管理的组织结构设计也很有关系,在国际合作工程中,因为参与方较多,而且国际参与方对于国内的建设程序与习惯不清楚,承包方经常会发现项目信息紊乱,多方指令,各方信息不一致,承包方时常收不到一个权威的正确信息,所以国际合作项目的变更就很多.

3.利害关系者管理：国际合作工程项目的与外方利害关系者的沟通障碍问题,也是国际合作项目的最大问题.

案例：苏州Solutia工程项目EPC这是一个克服国际合作中与外方利害关系者沟通障碍的成功案例.我院在项目实施中面临三个国际合作方,三个主要的利害关系者为：SOLUTIA业主项目经理与方案设计师都是美国人,项目管理方是新加坡人.在投标前期过程中因为美国人对中国建设程序及国情等不了解及文化上的差异,一开始就有很多障碍,业主对我院不是很信任,我院也深刻认识到不是能说英语就表明能够沟通,在中标后我们的项目团队通过多种沟通方法来克服实施中的沟通障碍,如先与沟通较方便的新加坡人沟通好,再通过他们的理解与帮助去与另外俩美国的利害关系人沟通,最后我们的项目团队成功地完成了EPC工程.

分析：利害关系者管理系指对沟通进行管理,以满足利害关系者的需求并与利害关系者一起解决问题.国际合作工程中我认为最能影响项目成败的就是外方利害关系者的沟通问题,因为根据资料显示中外文化差异等是引起国际合作项目冲突的主要原因,而引起了这些冲突要去解决,还是要去做人的工作,如何去与这些外方利害关系人沟通是件一门艺术.

三、解决具体方案：

1.保证国际合作工程项目沟通技术选择成功的三个措施：

a.采用何种技术要仔细分析项目对信息要求的紧迫程度.b.要因地制宜,考虑到项目的实施环境和国际合作双方的具体情况.c.在一些国际合作工程实践中根据项目情况尽可能地选择应用建立起项目管理网络平台、会议系统等许多现代化的沟通技术.

2.要解决信息发布的问题,就必须建立好信息发布系统的程序并严格管理,让所有国际合作方知道如何发布信息（WHO,WHAT,WHEN,HOW）,谁来发布信息?哪些信息要发布?何时布信息?如何发布信息?

从沟通的路线上分析：沟通的参与者是n,则沟通线路Nx（N-1）/2,若五个沟通方,1.国际投资方2.设计方,3.国际项目管理公司4.施工承包方,5.中国要求的监理公司,若互相都可直接沟通信息,则是5x4/2等于10条线路,如果每一方都可发布信息,那整个工程项目管理的信息发布就很乱,也会造成管理混乱.如果项目业主和承包商之间存在着严重的信息紊乱或信息不对称,这对项目沟通造成很大的障碍.为了减少或消除这种情况,可以合理应用网络沟通管理系统以及规范沟通制度和沟通形式,一般工程中都指定所有工程信息由一家负责作为发布单位,在国际合作项目上一般应是国际项目管理公司,负责与各家沟通,沟通完确认后再发给各家参与方,从而保证信息的正确.

3.利害关系者管理中要在充分理解关系者需求的基础上,灵活使用沟通方法,要使用好问题记录簿.

a.国际合作项目中要想能与外方利害关系者沟通好,首先要了解利害关系者的需求,外国人也是人,他们有不同的文化,不同的个性,他在项目上的不同位置又决定了他的关注点,要实现好沟通,就应站在这些“利害关系者”的角度上,从他们的需要及利益出发,最大限度的通过项目实现他们的价值.

b.沟通是门艺术,与外方沟通更是门艺术,要灵活使用沟通方法

与国际合作方沟通中充分利用非正式渠道沟通,非正式渠道沟通是我们与外方沟通的重要方式之一.由于在非正式场合下双方更容易敞开心扉,更容易真诚的进行交流,因而双方更有机会产生友谊,建立长久的沟通、合作关系.在一开始沟通中,由于彼此不熟悉,双方都表现得比较谨慎,而如果双方有过非正式场合的沟通,则可以很快拉近彼此的距离,有效地缩短双方在交往初期因为对彼此的不熟悉而产生距离感和沟通障碍的时间.我们如果在此基础上适时的展开正式沟通,则比较容易增进对彼此的了解,建立起双方之间的信任,更顺利地开展工作.

c.国际合作工程项目中特别要注意用好问题登记簿

虽然面对面会议是与利害关系者沟通的最好办法,我们中方已对会议方法很熟悉,而许多国际工程公司就很重视问题登记簿,在国际合作项目中有两点就决定了问题登记簿的重要性：1国际合作项目重视书面的记录,它是今后工程索赔等的依据2.外方讲究对程序与过程的管理,而中方更关注结果.问题登记簿用书面对工程中问题进行澄清与陈述,分派工程问题的解决人,并规定问题的解决日期,从而避免问题未解决而导致冲突与项目延误,是一种与利害关系人沟通的有效工具.

以上都只是作者通过一些工作实践对国际合作工程项目中沟通管理的初步探析,国际合作工程项目中沟通管理虽然也讲究具体问题具体分析,要根据项目的不同情况灵活实施,但确实也有许多共性可循,需要我们不断在实践中去探索与学习!