建设工程项目档案管理

【摘 要】当前,档案管理工作的重要性已经被逐步的淡化了,许多人的重视档案管理意识薄弱,忽视档案管理的重要地位.重视档案管理工作是十分必要的,其是建设工程项目的真实记录与再现,是后人备查的第一手参考资料.

【关 键 词】建设工程档案管理重要性

建设工程项目档案管理工作在当前社会背景下,有着十分重要的作用.本文从档案管理的重要性、档案管理现存问题、提高档案管理水平的措施三个方面来对建设工程项目档案管理进行研究,旨在为提高我国建设工程项目档案管理工作提供一定的理论依据.

1.档案管理的重要性

档案管理是否科学、有效对建设工程项目的顺利进行起着举重若轻的作用.当前,档案管理工作的重要性已经被逐步的淡化了,许多人的重视档案管理意识薄弱,忽视档案管理的重要地位.档案是记录历史工作与信息的载体,它能够为建设工程提供查考的依据.档案是历史的真实再现,它还原的历史不像一些历史传记一样还有一些故事性情节,而是完完全全的数据再现,是备查的第一手参考资料.档案是在建设工程项目进行的过程中直接形成,而不是在建设工程项目完成之后由后人编写的,这样,就客观地记录了建设工程真实的历史情况,是最可靠的凭证.另一方面,它保留了最准确的历史痕迹,比如,有的一些档案则是当事人的亲笔手稿,有的则是工程领导人或相关人员的亲笔批示或签署；大部分文件都盖有工程单位或个人的印章；有些材料则是照片、录像及录音带,这也是档案具有凭据作用的最佳证明.

2.档案管理现存问题

2.1档案案卷不完整

档案案卷的完整性是档案的重要属性之一,内容残缺的档案不能够反映出真实的建设工程情景,不能够体现出建设工程项目档案的重要价值.虽然现今大多数国家及省市级重点建设工程项目的档案是比较完整以及系统的,但是还是有一些建设工程项目的档案不完整,其表现为以下几个方面：

（1）建设工程项目的有关质量保证方面的材料不全面,档案所保存的主要材料实验报告在数量及内容上均达不到标准要求.

（2）有些档案缺少建设工程的质检报告等材料,还有部分档案没有产品出厂合格证等文件证明.

（3）部分建设工程项目缺少文件资料的签章手续,设计图纸发生更改但是没有盖上设计变更章等,这些都会使竣工档案残缺不全,留下隐患.

2.2档案信息不准确

建设工程项目档案是否准确,会在一定程度上削弱档案的利用价值.建设工程项目档案信息不准确有很多方面的原因,其主要体现在以下几个方面.第一,在填写试验报告时,前后日期不相对应,影响后来查阅者的判断；第二,在归档划分建设工程项目的专业时,出现归类不正确.比如说在建设工程项目复杂、工期短的情况下,为了保证工程的及时完成,就没有记录在工程中大量变更的设计.

2.3档案管理不系统

建设工程档案管理的系统性是其有效性地前提.通常来说,一些建设工程的档案管理人员并非科班出身,其专业水平有限.在此条件下,档案管理工作就不能专业、系统地进行.这样一来就会出现很多问题,其主要体现在以下几个方面.第一,建设工程项目的科技文件等严谨性材料并没有按照一定的顺序进行排列,顺序混乱就会严重影响查阅人员的有效查看.第二,有部分的建设工程项目的有关管理文件的材料并没有依照问题、时间或者是重要的程序进行排列.这样一来,就一定会使档案混乱,难以形成系统管理,为将来的档案卷宗查阅工作留下了很多不便之处.

3.提高档案管理水平的措施

3.1提高档案管理的科学化水平

要提高建设工程项目档案管理工作的科学化水平,一方面就是要利用先进的信息技术进行合理、有效的管理.计算机的迅猛发展使得各大行业争相利用,为的是提高自身工作效率,建设工程项目的档案管理工作自然也不例外.利用计算机技术,将以纸等其它物质为载体的档案资料转化为数字化信息,建立相应的数据库,实现档案资源的准确归类,使查阅档案更为便捷.与此同时,要建立档案基础平台,使档案在最大程度上实现共享.

3.2提高档案管理人员的专业素养

档案管理人员是否具有较高的专业水平以及较高的职业责任感,是档案管理工作能否顺利进行的关键.要提高档案管理人员的专业素养就要严格招聘制度,严禁人情招聘.另外,要定期地对档案管理人员进行培训,没有检验就没有进步,每参加完一次培训工作就进行一次考试,对考试排名在前者进行精神和物质上的奖励,比如可以发放一些日常生活中需要的小奖品,以及评选先进档案管理人员,根据得到先进的次数晋升职位和加工资.对考试排名在后且不合格者,登记在册,进行职位调整等相应的处罚.

3.3加强档案管理的制度建设

无规矩不成方圆,现代企业的建立以及工作的进行都离不开制度的建设,要加强档案管理工作就必须加强制度建设.完善、细化各项制度,建立起行之有效的人才管理制度、监督考核制度以及档案管理制度等,使档案管理工作的机制体制更为健全、规范.比如说建立起有效的上通下行人才管理机制,使工作突出的同志能够获得相应的晋升,而工作不合格的同志必须下调.这样,能有效地激发员工工作积极性,使档案管理工作效率更高.

4.结语

我国建设工程项目的档案信息不准确、材料不全以及案卷丢失等问题,凸显了档案管理工作的不到位,形成了建设工程管理隐患.在生产力水平高速发展的当今社会,建设工程项目越来越多,档案管理工作难度加大,在此情况下,我国档案管理水平亟需加强.