关于石油企业财务网上报销运行的

中图分类号：F230文献标识：A文章编号：1009-4202（2013）11-000-02

摘 要本文着重阐述旧的网上报销系统处理流程及特点,以及新的网上集中报销流程及优势,总结了新的网上集中报销运行中存在的问题,提出了进一步完善新网上集中报销系统管理的建议.

关 键 词网上报销集中报销建议

一、财务网上报销的概念、背景及发展

1.1网上报销的概念

网上报销系统是基于Inter的财务报销流程.在这一流程下,员工可以在任何时间,从任何地点提交财务报销申请,领导则可用数字签名的方式在任何时间、任何地点进行业务审批、财务部门对原始凭证审核无误后,可自动生成记账凭证并通过网上银行付款.

1.2中国石油网上报销的背景及发展

为了实现经费报销业务电子化,提高报销业务工作效率,进一步加强日常经费和非生产性费用的管控,提升企业管理水平,中国石油天然气股份有限公司研发了财务网上报销系统.长庆油田分公司机关2008年1月1日起实施财务网上报销.2008年11月1日,按照集团公司总部项目组的统筹安排,网上报销系统在长庆油田公司所属上市业务单位上线实施.

为进一步探索建立和完善“国际一流”的财务管理体系,适应建设综合性国际能源公司的目标要求,集团公司决定借鉴国际公司经验,在集中报销业务上开展共享怎么写作模式的初步尝试,升级网上报销系统,发行公司卡,形成集团公司集中报销平台,优化、规范、统一相关标准和流程,强化对非生产性支出的全面管控,降低运营成本,加强财务职能管理,同时为以后的集团公司财务共享中心的建设积累经验,创造条件,统一思想.2013年5月1日,按照集团公司总部的统筹安排,集中报销系统在长庆油田公司所属上市业务单位全面上线运行.

二、网上报销系统的发展变化

旧网上报销处理主要做法：业务人员根据要求粘贴好原始票据以后,在网上提交报销信息,部门主管、财务主管以及相关领导通过网络进行电子审核,审核通过以后,财务会计将认真审查原始票据,并与网上提交单据进行进一步核对.审核无误后,会计人员将根据审批通过的原始票据编制记账凭证,并支付款项.

旧网上报销系统与传统的手工报销相比,在工作效率、预算控制等方面有所提升.

旧网上报销系统与传统的手工报销相比,管理上虽然取得了很大的进步,但是随着管理水平的不断提升,网上报销系统并不能完全满足管理需求.新的集中报销就是在此基础上,不断借鉴国际先进管理经验发展而成.

新集中报销处理主要做法：业务人员根据要求粘贴好原始票据以后,在网上提交报销信息,经部门主管、业务部门主管级相关领导审批通过后,扫描员将对原始票据进行扫描并传输至集中报销系统,财务主管根据抽查原则对单据进行抽查审批,会计人员对审批通过的原始票据及报销单据进行审查,并将审查通过的单据传送至财务FMIS7.0系统中,根据原始单据编制会计凭证并支付款项.

新系统严格超标审批.为严格控制超标事项的发生,分别对差旅费、主办会议、主办培训设定了报销标准,超标准报销需执行超标审批流程.厂（处）正职超标报销,由公司主管领导审批；厂（处）正职以外所有人员超标报销,由厂（处）负责人或总会计师审批.

超标审批流程：业务申请--业务审核--业务审批--超标审批.

新系统强化了审批人的职务级别判断功能.

新集中报销系统与人事HR系统无缝衔接,通过员工编码信息来进行职务级别判断,如果所维护的人员信息与HR系统不符系统将无法保存.此功能避免人为处理过程中对员工职务级别的误判,进而影响员工费用的报销.

新系统新增影像扫描系统.

相关人员将原始票据进行扫描并上传至报销系统,与旧的网上报销系统相比,可以将原始票据储存为电子文档,抽查人员可以直接在网上查看原始票据,票据影像化,使得票据实物传递的报销方式,转向远程审批的报销方式.为企业报销实现远程审批提供怎么写作和支撑,利用影像采集、传输、调阅等技术,搭建影像管理平台,为集中报销等应用系统提供影像技术怎么写作支撑.

新系统强化了预算管理.

集中报销预算管理模块组织架构与集中报销信息平台的组织架构相同,支出预算与集中报销信息平台保持一致.通过与集中报销信息平台的对接,实现数据交互,由预算系统完成预算编制、下达,由集中报销信息平台完成预算控制.

三、新集中报销系统运行中存在的问题

集中报销平台的上线运行给财务网上报销带来诸多改进,但是在实际运行中还暴露了一些问题.

3.1系统数据传输缓慢,影响工作效率

3.1.1集中报销系统集中报销单据经过财务人员审批通过后,会推送至FMIS7.0财务系统中的资金管理平台模块.但是系统之间衔接不顺畅,导致部分数据不能实时接收.

3.1.2报销单据推送至FMIS7.0财务系统中的资金管理平台以后,会计人员会根据支付方式不同,将同类的单据进行合并,并编制付款凭证,只要支付方式不同将无法合并单据.

3.2与财务衔接不顺畅,部分业务流程不能完全履行完毕

单据推送至资金平台以后,部分业务可以合并以后直接编制付款凭证,但是部分通过结算室代付的业务,需要在旧的接口编制付款单据,导致大量单据长期滞留.

3.3对审核人员提出了更高要求

3.3.1报销审批方式的改变一定意义上将财务审批权下移到各业务审批人,也更加强调了财务监督职能的发挥.具有报销审批权的人不仅具有业务审批权,同时具有了一定的财务审核权限,要求业务审批人不但审批业务,也要掌握财经制度及相应的报销标准.但是实际工作中审核人对财务制度的了解相对薄弱,对业务的专业性审核均落在报销人员身上.3.2.2大部分费用仅由部门主管审核以后就传输至财务人员控制环节,缺乏财务主管的进一步核查功能.虽然设置了财务资产处抽查环节,但是整个油田公司数据较大,抽查人员也无法很好的进行审查.

3.4各单位系统执行标准不同

根据集中报销的设计理念,报销和合同结算均纳入集中报销平台,但是在上线过程中没有明确的说明,各个单位执行标准不同,有些单位只把零星报销纳入该系统,部分单位除产建合同结算外全部纳入该系统审核.

3.5票据扫描点较为滞后

经部门主管、业务部门主管级相关领导审批通过后,扫描员才将对原始票据进行扫描并传输至集中报销系统,票据扫描相对滞后,这样不便于审核人在审批过程中对票据及相关附件进行查阅审批,并做出判断.

四、进一步完善新系统管理的建议

4.1加强各个模块的研发,确保能很好的衔接

集中报销信息平台开发过程中,预计实现与14个外部系统的集成,实现影像信息、报销信息、预算信息、付款信息等数据的准确、及时传递.但是实际中暂时只实现与HR系统、FMIS7.0资金平台的衔接,而且与FMIS7.0资金平台的衔接也存在很多问题,并不能完全实现“委托凭证”、“付款凭证”的自动生成,部分业务需要在旧的ERP凭证编制模块进行业务处理,再加上原来的成本子系统和ERP系统,导致编制凭证接口较多,业务人员要根据不同的业务进行判断.

所以财务系统不仅要继续研发新的业务处理模块,更重要的是要实现现有系统之间的整合和衔接,简化财务人员的业务处理流程.

4.2增加额度审批流程

在新的集中报销审批流程中是按照层级审批的,但是涉及到层级审批的业务也仅限于差旅费,大部分业务未能经过财务主管及总会计师的审批,财务抽查比例也较小.

审批流程中能增加额度审批权限,财务领导根据额度控制进行专业的审批.

4.3公司统一系统执行标准

新的集中报销虽然统一了业务报销的标准,但是未明确具体哪些业务纳入集中报销的系统,油田公司各单位执行的标准也不尽相同.所以公司应该制定相关文件或者制度,确定哪些业务必须纳入集中报销系统.

4.4申请人在提交单据时同时上传原始单据

申请人在提交单据的同时将原始单据扫描至影像系统,所有的审批人在审批的同时可以看见原始票据,可以对原始票据进行初步的审核.

4.5加强网络环境建设,确保数据正常运行

随着计算机网络技术的发展,以往凭借传统手段记录的方式逐步被电子技术所取代,现代企业往往借助计算机平台开发各种软件运行于企业各项管理之中,为提高工作效率及准确性发挥了不可替代的作用.

但由于信息技术本身的局限性,也给企业管理带来了相应的不便,例如资金平台怎么写作器繁忙时,会使整个公司的资金业务处于停滞状态,直接影响工作效率.而且经常会因为网络原因,一条付款单据会生成两个或者更多相同的付款凭证.

针对不时出现的网络繁忙无法登陆、以及系统紊乱的问题,建议企业网络管理部门加强信息系统维护,及时发现并解决出现的问题,改善网络环境,提高系统稳定性.