长江大学工程技术学院办公系统现状与战略

摘 要：文章通过分析OA（办公自动化）系统的利与弊,结合长江大学工程技术学院OA系统的现状,分析当前存在的权限问题、办公电脑问题、兼容性问题、使用效率问题和归档问题等,提出了一系列解决方案,同时对长江大学工程技术学院OA系统的未来发展提出了想法和思路.

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一、OA系统简述

OA（OfficeAutomation）系统又称作办公自动化,根据维基百科的解释指的是应用计算机、电子设备和软件,来数字化地创建、收集、存储、处理,并传播完成办公室任务所需的信息.

近年来在政府上网工程的推动下办公自动化可以说成为业界关注的焦点,对我国的OA系统建设起到一定的推动作用.办公自动化起源于美国,在我国发展时间比较短,办公自动化的程度已经成为衡量一个单位、企业信息化建设的重要标志.

1.OA系统的利

（1）迎合时怎么发表展趋势,走在时代前列；

（2）无纸化办公,节约成本,保护环境；

（3）网络化办公,节省人力,高效快捷,特别是针对跨校区办学,学校面积太大等情况效果非常好；

（4）电子文档的审阅、修改、修订不存在丢失问题；

（5）快捷的信息共享.领导通过OA系统可以方便、快捷、全面的掌握、掌控信息,处理和分析之后进行决策,同时下达决策到各单位.普通职工通过OA系统,可以快捷的查询到需要的文件,也可以把需要发布的信息传递到所有人.OA系统还可以查询职工的基本信息,如办公地点、等信息；

（6）高效的协同办公.当你还在为办一件事情找不到人,或者办事人在外出差而苦恼的时候,OA系统的优势就体现出来了.你只需要在网上轻轻一点,工作流就到了对方上,对方只需要找个能上网的地方,就可以工作流.

2.OA系统的弊

（1）网络安全制约OA系统发展.现在我们用到的OA系统都是单位和企业内部的系统,没有跨单位、跨企业、跨地域的OA系统,这样就限制了单位、企业、地域之间的对话交流和信息采集.

（2）OA系统无法有效兼容其他现有系统,比如人力资源管理系统、教务学籍管理系统、国有资产管理系统、财务系统、统计系统等.这是资源的浪费,不利于大数据时代下的信息收集、集中、整理,就成了信息孤岛.

（3）OA系统的建设需要大量的金钱,动辄几十万上百万,没有一定实力和资本的单位和企业根本不可能建设OA系统.如果不能解决这个问题,信息化建设根本无从谈起.

二、长江大学工程技术学院OA系统现状、问题及解决方案

1.现状

（1）学院目前使用的是校本部提供的由泛微公司研发的协同办公系统,该系统是基于J2EE的各种技术,B/S模式的三层结构设计.

（2）学院办公用计算机属于一般配置,操作系统多采用WindowsXP,也有少量的Win7操作系统.

（3）OA系统的使用主要集中在院领导,系主任,办公室主任,机关各部门等人员上.这些人员从年龄上看,上至55岁,下至23岁；从学历上看上至研究生,下至专科生；从职称上看上至教授、研究员,下至讲师、助教.

（4）学院OA系统主要用于处理公文、会议通知等方面.

2.问题

（1）权限问题.因为是共用校本部的OA系统,而且部分教职工人事关系依旧在校本部,在OA里面的体现也是在校本部所在院（系）,在选择人员的时候不好找.新增加人员我们没有权限添加.OA系统我们有以下权限：工院流程设计、回收和强制归档；工院人员信息修改、调动.如果有老师忘记了自己,我们只有提交校本部重新设置.

（2）办公电脑问题.①第一次使用OA系统需要安装特定的系统插件才能正常使用,有极个别个人电脑系统有问题,出现安装了OA系统插件后还不能使用的情况,从新安装个人电脑系统后可以正常使用.②OFFICE要使用微软公司开发的办公软件,不能使用其他公司开发的OFFICE.一台电脑拥有多个办公软件的时候也不能正常使用.

（3）兼容性问题.不能融合学籍管理系统、人力资源管理系统等,造成数据浪费,信息重复统计,最终增加工作量,没有达到最初设计和使用这些系统的最终目的.

（4）使用效率问题.OA系统面临的最大问题就是人的问题.人是首要因素,没有领导支持,没有教职工支持是用不好的.没有经常登录OA处理文件意识,处理OA流程时间超长,未经培训不会使用OA系统,各单位OA系统使用人员经常变换等问题是制约OA系统发展的重要因素.

（5）归档问题.电子文档归档问题一直是我国档案机构最头疼的问题之一,如何保障电子文件的真实性、完整性、长期性是电子文件归档的核心指标.尽管国家档案局先后出台了《电子公文归档与管理暂行办法》、《电子文件归档与管理规范》等标准和规范,但是实际操作起来是有很大难度的.

（6）OA系统不仅仅是行政办公收发文件

3.解决方案

（1）使用OA系统后,改变了传统的办公模式和环境.这就对办公人员提出了更高的要求.在信息化的建设过程中,办公人员积极的投入、主动的融入是建设的关键.人们接受新生事物都是循序渐进的,OA系统虽然在我国发展也有很多年,但是对与学院来说还是新鲜事物.虽然高校教师在使用OA系统时有一定的基础和优势,但是没有合适和理性的方法,将与我们最初推行OA系统的愿望相违背.我们还需要不定时的开展业务技术培训,要邀请OA系统方面的专家和对OA系统使用有心得的老师做相关的知识讲座,从根本上转变办公人员观念和素质,从而提高办公水平,真正发挥现代化办公设备效能.

（2）一个队伍行进的快慢不是以最快的人的速度决定的,而是由最慢的人的速度决定.这一句话在OA系统中体现的很清楚.要提高OA系统使用效率,除了潜移默化的、一步一步慢慢推进的方式,还要需要加强行政手段.可以把及时处理OA流程的程度作为年终考核的一个标准,不能在规定时间内处理OA流程的采取一票否决制.也可以通过扩展OA系统功能做到每到达一个流程采用短信方式提醒一次,如果第二天还没有处理,可以再一次发送短信提醒.每天由OA系统检测没有处理的文件,定时督办.（3）目前在电子文件归档方面通常的做法有逻辑归档和物理归档.逻辑归档的过程中,电子文档其实并没有交给档案部门管理,交给的实际是电子文档的权限,这种模式也属于实时归档,在这种模式下只需要注意电子文档形成过程中的各个流程的完整、安全、可靠,就能有效保证电子文档的真实性、完整性.物理归档的方式和现在纸质文件归档方式有些相似.不同的是物理归档是把电子文档下载到适当的载体中,在档案规定的时间内移交给档案管理部门.

（4）虽然学院使用OA系统主要是行政办公收发公文,但是OA系统绝不是行政办公收发文件系统.高校的行政管理业务所涉及到的方面都可以用OA系统来实现网络办公、无纸化办公.比如：①科研管理方面主要是要实现项目申报、研究和结题这三个阶段的核心环节.申报课题中个人申报,可以由申报人控制研究课题的进度,通过申报OA流程和监控任务完成程度进行修改、审核,然后提交研究报告.申报课题中团队申报,则由课题负责人依据OA系统功能,组成功能群,课题负责人为该群OA系统功能群管理员,实时监控本组人员工作进度及动态.组内其他人员可以看到本群所有人,有部分权限设置、修改、查阅有关文件、资料,但不能下载.②国有资产管理部门可以根据OA系统功能建立设备申请流程、维修流程等.③财务部门可以根据OA系统功能建立报销审批流程、预算审批流程、出差审批流程、接待审批流程等.

三、未来发展

1.使用投资方OA系统

长江大学工程技术学院作为所独立学院转制是必然的,转制以后脱离本部也是必然的,那么很多系统都要从本部中脱离出来,尤其是OA系统.这时可以使用投资方的OA系统,融入到企业中,在企业OA系统内部建立一个独立的适用于学校的OA系统,作为今后行政办公的方式.

2.继续沿用本部OA系统

如果不脱离本部继续沿用本部OA系统,那么就要交费使用.当然相对的OA系统权限将比现在要大的多.

3.融入校园信息化建设

独立之后,如果学院有实力,可以另外建立一整套校园信息化系统.那么OA系统只是这套系统中很小的一部分,校园各个系统将融合在一起,真正做到数字化校园.

*基金项目：2012年度教育部规划课题（课题编号：FIB120456）