工程物资采购发包问题与管理体系构建

摘 要：工程物资采购发包问题对于工程的合力完成而言,具有十分重要的作用,有必要明确当前存在的问题,并结合信息化技术,有针对性的加以解决.在这种背景下,本文分析了采购发包作业常见问题与完善策略,并对工程物资采购发包的管理体系建设进行了分析.

关 键 词：工程物资采购发包问题管理体系

一个工程的完成,必须经历规划、设计、采购/发包、施工等阶段,而每一阶段的工作都将对下一阶段及完工的品质有重大的影响,因此每一阶段的工作人员,都有责任去达到最佳的工作成果.工程发包一般根据施工顺序先期工项先发包；但是若有物料波动状况,可能应视状况而提前发包.细分工程项目的发包方式能提升利润,而择承包商须根据工程规模与工程品质要求的标准来遴选.工程人员常因能力与环境的限制而无法针对采购发包作业提出有效的管理,该作业对厂商而言又是一项需严加把守的关卡,因为它短时间内决定了该专案成败相当部分,所以厂商必须要严肃的面对这些因采购发包作业缺失而产生的种种问题,并提出可行的解决办法.

一、采购发包作业常见问题与完善策略

1.常见问题

厂商在采购及发包阶段所花时间占整个专案时间比例非常小,但影响程度却非常大.厂商对于工程的成败,在采购及发包阶段就可呈现出来,目前一般厂商在采购发包作业中常见问题包括如下方面.

一是人员组织架构不明确.公司内业人员中若同一作业由不同人经手处理,则容易导致错误并对日后责任归属难以追究.决策人员信息不足.采购发包决策人员常未对工地现场作详细的了解,采购发包项目的数量较难进行有效的掌控.三是寻求小包渠道及信息不足.对于比较特殊的材料或工项,厂商在寻求符合要求的承商往往需耗用相当长的时间,甚至连找两、三家比价可能都有问题.四是小包报价不明确,成本难以控制.小包常因报价作业不明确（带保留以待杀价）,对施工环境不清楚、对品质要求不明白,常常进场施工后才变卦,导致成本难以控制.五是对小包难以掌控.在评选承包商时,常以施工品质、业界信誉及财务状况作为标准,但目前都只能靠同业间询问以取得资料.六是采购发包作业繁杂,容易发生错误.工程所用材料及发包项目众多,采购发包作业繁杂,所以容易发生错误.七是未能使用联合采购以降低成本.目前业界采用联合采购情形很少,未能运用联合采购的优势以降低成本.八是工项资料尚未整合性.相关资料的使用应具备相同使用格式结介面,信息的整合待加强.

2.完善策略

一是针对寻求承商渠道或信息不足,可采用：公会定期出版信息杂志,提供营造商信息；与设计单位联系取得建议厂商名册供选择；公会建立厂商资料,并做评价作业,利用电脑信息连结成策略联盟.二是针对人员组织架构不明确,可采用：公司内部组织架构需标准化,建立合理体系,确实执行ISO作业流程；执行公司内外文件签认,落实责任归属；员工执行担保制度,达到约束及警惕功效.三是针对决策人员信息不足,可采用：加强对数量及项目的审查,并可聘请有经验的顾问公司协助；积极培养人才使优良工作团队能延续下去；定期召开采购发包作业协调会议；对发包合约的审查应谨慎.四是针对承商报价不明确,造成成本难控制,可采用：确立采购发包工项范围及落实标准报价程序；取消口头报价,强制执行书面作业.四是针对承商的施工品质及财务状况难以掌控,可采用：通过同业协助查核厂商绩效；建立厂商评价资料库,有效执行管理工作；以合约规范厂商,落实合约精神；建立厂商担保作业,如保证人、保证金等.五是针对采购发包作业繁杂易生错误,可采用：减少人为作业,尽量使用电脑及信息系统整合,以达到电子化管理,避免人为错误；工作份量及权责应适当划分,不宜集中于一人,并落实稽核工作,减少错误发生.六是针对未使用联合采购以降低成本,业者可将各专案采购发包作业整合,考量共同采购行为,以量制价使采购成本降至最低.

二、工程物资采购发包的管理体系建设

当前电子商务运用于各类行业,已成为将来的发展趋势.电子化系统的主要优势在于减少错误发生机会、缩减处理时间以及节省人力成本等.在工程体系中,电子化运用也有广泛空间.物资采购发包的管理体系可利用上述整理的采购发包策略建立一套适用的采购发包管理系统.系统的专案登录作业,应包含工程专案基本资料、承揽工项资料.管理系统应为日后的通用性考量,采用相关管理部门所制定的施工项目细目架构及编码.系统应当可以配合各专案需求,建立厂商评选系统.评选机制包括地域性、安全管理、品质管理、进度管理等,这些项目可以通过进行比重设定及得分计算,求得各厂商的排名,提供业者进行议价.

采购发包作业是工程成败的重要关键,但在实际环境中,少有专门针对采购发包作业过程来进行管理和培训作业.结合上述所提出的管理体系,可总结出以下采购发包策略：一是规划设计单位与厂商积极配合协调沟通,对该工程实际需求了解,避免不当的变量设计、材料误用或浪费等现象；二是管理部门应扮演联系厂商的角色,利用电脑信息方式查询；三是制订合理的合约管理,规范业务责任及数量,以保障双方权利；四是建立厂商垂直整合系统,利用电子化管理系统,减少人为错误,且可即时提供决策人员相关信息；五是采用厂商评选机制,可于方案中选择最佳发包方案,以寻求合理成本六是利用协调会议可管控各工项的进度,并可直接与协力厂商进行协调沟通；七是妥善控制采购发包作业进度,并确实掌控专案执行进度；八是明定采购发包人员管理制度,建立采购发包合理作业流程与保证制度；九是要求厂商提出书面报价资料及施工计划.