文书档案管理中的问题探究

摘 要随着科技的不断进步和经济的不断发展,互联网和电脑在全球更加普及.文书档案管理还没有跟上时代的步伐,没能够充分满足人们在工作中对文书档案管理工作的要求的及时性和准确性.本文在科技进步与经济发展的背景下,分析我国乡镇文书档案管理工作中出现的问题,并提出一些政策性建议,以推动我国的文书档案管理工作取得新的发展.

关 键 词文书档案管理新时期问题政策性建议

中图分类号：G275.2文献标识码：A

一、文书档案管理的定义与特点

(一)文书档案管理的定义.

根据专家学者的定义,文书档案管理是指机关、企业事业单位及其他社会团体对在具体的工作活动中形成的价值性较高的文件进行科学、合理的管理.文书档案管理作为对各级别人员的决策与管理过程的如实记载,能够充分反映当时的社会发展阶段即历史现象.随着科学技术的不断进步与社会的不断发展,文书档案管理作为一个领域的决策基础和参考依据相当重要.

(二)文书档案管理的特点.

1、内容复杂,记载形式较多.

在一个组织中,文书档案管理工作无疑是重要的、基础性的.由于文书档案主要记载本组织的业务管理、人事管理和财务管理等方面,因此在客观上注定了文书档案内容复杂.随着社会的进步与科技创新变化的速度不断加快,因此文书档案的记载形式也开始增多,如照片、Word及其他的电子储存方式等,这也决定了文书档案记载形式较多.

2、注重整理、记载.

文书档案管理最初的本义便是对本组织内部的业务管理、财务管理和人事管理等方面记录相关资料并对其进行整理,然后将其存放入固定的档案管理室.而且,文书档案管理不仅可以如实的记载当前本组织内部的工作,而且还可以供后人翻阅并借鉴相关资料,以充分发挥自身的作用.

二、乡镇文书档案管理现存的问题

(一)部门之间的协调性差.

在文书档案管理工作中,一个组织内部的部门之间的协调较为重要.但是,在现实中,乡镇单位的部门之间在文书档案的整理收集工作配合性太差,经常出现隐瞒、欺骗等现象.同时,单位的档案管理员在碰到相关部门不情愿递交档案资料时,也会出现工作懈怠或者心有余而力不足的情况.这种情况也导致很多较为重要的文书档案资料没有得到及时的保存,从而为后来的文书档案管理工作埋下后患,已对文书档案管理工作水平的提高产生了极大阻碍.

(二)单位领导未重视.

在大部分工作单位,单位领导很少重视文书档案管理工作,往往认为文书档案管理工作就是简单的整理归纳相关资料.因此,文书档案管理工作的地位也较低,客观上也造就了文书档案管理工作难以开展.同时,大部分单位对文书档案管理工作的要求就是在工作需要时拿出来参考下就行了,很少重视其他方面的作用,这也造成了文书档案管理人员不重视文书档案管理工作.

(三)工作人员业务水平低.

笔者在走访调研乡镇单位的文书档案管理工作时发现文书档案管理的工作人员的总体文化水平较低,很少受过专业性较强的文书档案管理专业知识培训.因此,乡镇的文书档案管理工作人员在具体的文书档案管理过程中碰到的一些基础性问题难以解决,如按内容立卷、文书档案的归纳分类等.在当今社会发展与科技进步的新时期,很多单位的文书档案管理工作人员在工作中缺乏主动性与积极性,对待单位组织的相关业务培训也是持敷衍懈怠的态度.随着计算机与互联网的不断发展,文书档案管理的网络化、电子化是其发展的必然趋势.因此,只有切实加强文书档案管理人员的专业技能素质,才能有效提高文书档案的管理的水平.

三、政策性建议

(一)加强部门之间的档案管理工作协调.

因为文书档案资料的直接来源是单位内部的相关部门,为了提高文书档案资料的科学性和真实性,文书档案管理人员要处理好与单位各部门之间的关系.文书档案管理人员可以通过与各部门之间经常沟通,及时的将价值较高的文书档案资料收集整理并建立档案库保存.文书档案管理工作人员将单位的文书档案资料归纳整理后,可以随时为单位在今后的决策与管理提供参考和借鉴.

(二)单位领导要提高对文书档案管理工作的重视度.

单位领导必须提高对文书档案管理工作的重视,才能够切实提高文书档案管理的水平.单位领导需要要求文书档案管理工作人员定期向自己汇报文书档案管理的状况,及时发现问题并解决.同时,单位在年度预算和进行下一年的工作规划时,需要将文书档案管理作为一个工作的重点,加大资金投入,让文书档案管理工作向着科学化、规范化和信息化的方向发展.

(三)提高工作人员的综合素质.

在当今这个计算机与互联网迅速发展并普及的新时代,这对文书档案管理工作向电子化、现代化和网络化的方向发展提出了严峻挑战.文书档案管理的工作人员作为文书档案资料的具体管理者,因此提高工作人员的业务能力显然是重要的.单位可以通过组织档案管理员参加培训以提高他们的综合素质,了解相关的法律法规并接触文书档案管理工作的前沿.只有有效的提高文书档案管理工作人员的综合素质,才能够真正的提高文书档案管理水平.

（作者单位：江苏省东台市东台镇人力资源社会保障怎么写作中心）