国际品牌酒店信贷和应收账款管理

中图分类号：F832文献标识：A文章编号：1009-4202（2013）06-000-02

我国酒店业是对外开放较早的行业之一,发展至今已经具有相当的规模,尤其是改革开放后我国酒店业在引进国外资本的同时,引进了国外先进的管理理论和管理人才,这也为推动我国财务管理理论在酒店业的广泛应用与发展发挥着重要作用.笔者长期在国际品牌酒店从事财务工作,对国际酒店集团财务管理体系有较为深入的了解,现就国际品牌酒店财务管理实践中的信贷和应收账管理的特点作简要的介绍.

一、财务信贷体系的建立

随着国内旅游业的高速发展,近年来高星级酒店越来越多,行业竞争日益激烈,为了加强主要往来客户的合作关系,促进酒店业务的发展,适度给予客户一定的信贷挂账权限有利于增强酒店市场竞争力,增加酒店营收.但与此同时,如果控制不当又会导致应收账款的长时间拖欠,甚至产生呆坏账.所以信贷的运用在酒店的经营过程中是一把“双刃剑”,在酒店信贷风险控制时要坚持适度原则,既要使客人享受到酒店信贷的便利、增加酒店营业收入,又要防止呆坏账的发生,保护酒店的经济利益.

(一)信贷政策的建立

国际品牌酒店集团财务管理体系中,首先对于信贷政策的建立有着非常系统性的要求,严格规定了开立新的信贷账户的评估和审批流程、增加现有账户信用额度的评估和审批流程,以减少日后可能出现的收账问题,从而实现事前控制目标.

首先,要获得酒店的信用额度,客户机构必须填写酒店的信用额度申请表,主要包括以下信息：公司详情（名称、地址、法人名称等）；有权代表公司进行预订的人员名单（姓名、职位、、签名样本）；账单明细（账单寄送地址、联系人等）；每月估计消费金额；其他可挂账酒店的名称等.

其次,酒店只有对申请客户进行预先安排的全面信用状况审核后,方可授予其信用额度.客户信用状况的调查可以通过独立的信用调查机构调查,或者依据客户信用申请表中提供的其他可挂账酒店的信息进行调查,也可以向同一管理集团旗下的其他酒店咨询关于申请人的信息.信用调查的详细结果必须随附于信用额度申请上.由信贷经理负责审查信用额度申请、调查申请人的信用记录,建议批准或拒绝其信用申请.所有信用额度申请必须经财务总监和总经理的批准.

再次,客户信用额度申请必须以书面形式获得酒店管理层的正式批准,主要是说明经批准的最大信用额度、支付规定和方式、有权代表欠款人进行预订的人员等内容.审批完成后,信贷经理将向申请人发送正式公函,告知其申请结果,并概述关于获批信贷的规定（包括信用额度和支付条款）.此外,信贷经理还会书面告知申请人,若申请人未能遵守信贷条款,酒店将取消其信贷挂账资格.

最后,信贷申请必须每年更新一次,以确保信贷客户的支付能力,且有权代表公司进行预订的人员名单仍然有效.此外,酒店管理层必须定期检查信用限额,任何公司挂账一旦超过其信用限额的,则应在信贷会议上进行分析.通常来说,公司超过信用限额主要出于以下两大原因：其一,公司在一定期间内给酒店带来的业务量超过了其信用限额.在这种情况下,酒店需要考虑相应地增加公司的信用额度；其二,公司正面临支付困难.在这种情况下,酒店必须讨论考虑暂时或永久取消信用授权.酒店还应考虑向公司收取预付押金.信用额度的变更必须以新的书面信用授权书的形式完成.

(二)付款担保

国际品牌酒店信贷管理体系中,通过一贯性地要求客人提供付款保证,并确保制定合适的管理措施,以减少客人拒不付款的风险.对于财务信贷人员,主要承担以下三方面的工作职责：

第一,住客账的管理.信贷经理必须定期对住店客人的账务进行抽检,确保酒店预定或前台员工按照酒店政策的规定向客人收取付款担保.例如：足够的押金、经事先授权的信用卡、预订担保函等.财务部信贷人员必须每天对高余额客人账户进行系统地检查,查看是否出现不正常的费用累计现象,即检查账户的信用余额是否超过每天的预计消费额.

第二,挂账管理.酒店仅接受已获得挂账许可的公司及旅行社的担保函及入住凭据,因此信贷经理必须对客人的挂账资料定期进行抽检,以确保担保函和凭单合法有效,并妥善保存在客人资料中.

第三,合同活动管理.对于诸如宴会、研讨会、婚宴等大型活动,酒店必须与客户签订合同,在一般销售条款中规定关于押金或定金的条款.客户同意并签署合同后,销售部需把生效的合同副本发送给信贷经理.信贷经理应确保客人按照合同条款支付所要求的预付押金,如未及时收到客户的预付款,负责商定合同的酒店员工就有充足的时间与客户联系要求立即付款,否则将取消合同.

二、应收账款的跟进

在国际品牌酒店中,对于应收账款跟进的总体要求是及时有效地处理所有应收账款中延迟付款或拖欠付款情况,确保最大限度地收回欠款,保持良好的应收账周转率.给笔者留下深刻印象的是：在国际酒店管理集团中,管理层不仅重视应收账款的余额、账龄及周转率等直观的结果,也非常重视应收账跟进过程中的催收措施的书面记录,以便在万一发生呆坏账的情况下,这些详尽催收记录可以作为通过法律途径解决的有力证据.

对于财务部的应收账或信贷人员,应收账款的主要跟进措施包括以下几个步骤：

首先,应收人员应定期致电联系所有欠款人,与其保持良好的关系,确保欠款人能按照信贷协议的规定如期偿还所有未付款项.例如：酒店应收人员应在寄出账单后致电欠款人,确保负责付款的人员已收悉寄送的账单；在付款到期日前致电欠款人,确保欠款人按时支付欠款.作为一项强制性工作要求,应收人员必须保存上述礼节性记录,并注明日期、对方的姓名和职务以及交谈的结果等等.

其次,若应收款项未按信贷协议之期限支付,信贷经理需要对这些账户逐个进行核实,需要核实的主要内容有：核实账单是否已立即寄送给客人；检查付款是否收到并核销了错误的账目或者款项尚未确认；查看客户的以前的付款记录,以确定客人是否经常延迟付款等.

再次,在完成上述审核后,酒店则必须启动收账程序.如果酒店未能按预期收到付款,则应立即采取或催款信等跟进行动,采取的所有收账行动均应记录在案并注明日期,并记录客人的承诺和解释.例如,某一欠款人享有30天的赊账期,一般来说,酒店会采取以下标准落实催收措施：

国际酒店管理集团高度重视下属酒店的信贷会议,这是酒店正式分析整个酒店信贷状况及应收款跟进情况的重要平台,有些管理集团还会要求旗下酒店将每次信贷会议的会议纪要上报给集团总部.酒店应至少每月召开一次信贷分析会,参会人员有：信贷经理、总经理、财务总监和所有相关部门总监、经理,会议主要内容是回顾并讨论以下议题：1）回顾上次会议记录和更新上次会议提到事件的最新进展情况；2）最新信用额度申请以及现有欠款人的还款情况；3）欠款人的账龄,特别注意那些账龄“超过90天”的账款；4）待收的预付押金以及过期未使用的押金；5）空头支票和信用卡欠款；6）潜在和实际的坏账账户.会议上必须作详细的会议记录,并把会议记录分发给所有与会人员.在召开下一次会议时,必须回顾上次的会议记录.

(三)坏账政策

在坏账政策方面,国际品牌酒店的政策与国内酒店并无较大差别,比较特殊的是要求酒店应计提足够的坏账准备金,以支付所有预计不可收回的款项,而不应仅仅按照销售额的百分比进行计算.具体来说,每月末,酒店必须为账龄超过90天的欠款悉数提取准备金,除非总经理有把握可以在下个月末前收回欠款.在这种情况下,总经理必须记录并批准坏账准备金的例外情况,所有相关文件必须由财务部归档备查.

总之,国际品牌酒店的信贷与应收账款管理体系中,其鲜明的特点是：酒店相应的政策与程序的非常完善、信贷工作的涵盖面广、重视应收账款跟进的全程书面记录、严格贯彻坏账准备金的谨慎性原则.正是通过以上系统性的措施保证,酒店可以利用好信贷扛杆,以达到酒店收益的最大化.