完善超市存货盘点制度的建议

【摘 要】存货盘点工作作为超市库存管理工作的一个重要环节,在降低超市存货资金占用,加速资金周转,促进超市降低成本提高效益等方面都有着非常重要的作用.但在实际操作过程中,中小超市普遍存在盘点工作效率低下、盘点差错率高、虚报盘点损失、盘点中弄虚作检测等现象,制约着超市经营管理水平特别是超市商品管理能力的进一步提升.因而超市企业必须建立健全监督盘点机制,采取有效措施加强存货管理.

【关 键 词】存货监盘资金周转岗位责任制

超市企业的存货在流动资产中占比重非常大,存货价值直接影响着流动资产价值,期末存货余额的大小对资产负债表和利润表有着直接的影响,因此,有一套完整的存货监盘制度并保证其有效运行,是企业应对社会竞争和金融危机的必备武器.

一、加强超市存货盘点工作的重要性

(一)加强超市存货盘点,有利于商品和资金的正常周转

存货是超市企业流动资金的重要组成部分,库存量既不能过多,也不能过少.库存过多会占用过多的资源,存在积压风险.库存过少会造成供应断档或不及时,影响市场销售.通过存货盘点,便于管理者掌握库存信息,以控制存货的进出,指导超市的日常经营业务,以保证商品和资金的正常周转.

(二)加强超市存货盘点,便于领导经营决策和销售业绩考核

随着市场竞争的日趋激烈,各大超市为了寻求发展,增加利润率,越来越关注存货水平,存货管理水平的高低直接关系到超市能否成为一个强有力的竞争主体的关键.通过存货盘点,可以计算出超市真实的存货、费用率、毛利率、货损率等经营指标,为领导决策和考核销售业绩提供依据.

(三)加强超市存货盘点,能促使超市加速存货周转

超市存货流动性很强,存货周转要求销售人员、理货人员及时向客户的货架上补充货物,保证货架里面的产品陈列符合标准、保证客户提供给消费者的产品永远是最新生产日期的产品、永远是新鲜的.通过存货盘点,可以及时发现存货短缺和毁损情况,及时作出处理和调整.同时较好的库存管理,能刺激顾客消费,促使超市加速存货周转,以进一步提升超市竞争能力.

二、中小超市存货盘点的一般程序

(一)制定存货盘点计划

1.确定存货盘点时间.存货盘点的时间主要集中在营业中和停业期.营业中盘点就是“即时盘点”,营业与盘点同时进行,先盘点购写频率较低且售价较低的存货,如文化办公用品等.停业盘点是指正常的一段时间内停业一段时间来盘点,这主要是针对流动性较强的存货（如食品、粮油、生鲜类）,这些存货基本上安排在生产间歇性进行.

2.确定存货盘点人员.由超市设立专职盘点小组进行盘点.盘点人员可以按作业时间分三组同时进行,分别由超市的管理人员组、管理商品的从业人员组和超市后勤人员及部门主管组构成.在进行盘点工作时,为避免不熟识商品的人员盘点时难免会出现差错的问题,超市在初盘时由管理该类商品的从业人员来实施盘点,然后再由后勤人员及部门主管组和管理人员组进行交叉的复盘及抽查工作,以确定存货的金额和数量.

3.备好存货盘点器具.在盘点计划实施前,由盘点负责人进行必要的指导.盘点前,经管部门要将盘点用具准备妥当,使用盘点机盘点时,需先检查盘点机是否可正常操作；所需盘点表格,由财务部门准备.

(二)存货盘点的工作程序

1.存货观察程序.盘点负责人观察盘点现场时,确定纳入的存货是否已经按照超市的规定适当地整理和排列,并跟随盘点人员,确定盘点过程中是否先点仓库、冷冻库、冷藏库,后点卖场；盘点货架或冷藏柜时是否依据从左而右,由上而下进行盘点；盘点时还应注意顺便观察存货的有效期,过期存货应随即取下,并作记录.

2.存货抽查程序.盘点负责人对存货进行适当抽查,将抽查结果与各小组的盘点记录相核对,并形成书面记录.抽查的存货选择在卖场内死角或不易清点的商品或单价高、金额大的存货.如果盘点负责人在实施抽查过程时发现了差异,很可能表明超市的存货盘点记录在准确性和完整性方面存在错误.盘点负责人应当查明原因,并及时提请清查小组的人员更正.同时盘点负责人应当考虑错误的潜在范围和重大程度.

(三)存货监盘的后续工作

1.资料的整理.盘点负责人将盘点表全部收回,检查是否有签名,确定其是否连续编号,查明已发放的表单是否均已收回,并与存货的汇总记录相核对.

2.计算盘点结果.由于超市存货的商品种类繁多,各类存货的实际成本计算有一定困难,所以一般可采用零售价法来进行账面盘点即账面金额等于上期库存零售额+本期进货零售额―本期销售金额+本期调整变价金额.

3.根据盘点结果实行奖惩措施.存货盘损的多少,可表现出超市从业人员的管理水平及责任感,所以对表现优异者予以奖励,对表现较差者予以惩罚.超市可事先确定一个盘损率,即盘损金额÷（期初库存+本期进货）,当实际盘损率超过标准盘损时,商场各类人员都要负责赔偿；反之,则予以奖励.

三、加强超市存货盘点的措施

存货盘点工作作为超市企业库存管理工作的一个重要环节.但在实际操作过程中,中小超市普遍存在盘点工作效率低下、盘点差错率高、虚报盘点损失、盘点中弄虚作检测等现象,因而超市企业必须建立健全监督盘点机制,采取有效措施加强存货管理.

(一)审核评价存货盈亏虚实

超市生产和经营计划执行的好坏是评价财务状况和经营成果的一项重要内容,是评价存货存量高低的重要因素.对于盘盈、盘亏、毁损的存货,按实际成本计量,盘盈应冲减当期的管理费用；盘亏则在减去赔偿金后计入当期管理费用.当超市盈亏金额占存货金额小于等于3%时,可以报经营会议审批,财务数据进行账务处理,大于等于3%则需报经理会议审批.

(二)完善存货管理责任制度

针对超市保管人员利用职务之便勾结促销人员虚报和夸大损失,冒领或用检测领货单和发货单,转移等现象,超市应建立岗位责任制.仓库保管员和促销人员应实行不相容职务相互分离制度,仓库的保管人员如需查看促销人员的领货单,必须经超市的高级人员授权批准,实行存货申领的限制制度,同时财务部必须根据运单、等加以审查,并由独立于采购部门的人员进行数量识别和质量检验,严厉打击冒领.门每天都应进行检查,特别是存放在仓库的存货和货架上的存货,避免仓库保管员和促销人员相互勾结,造成存货的不翼而飞.由于存货的管理在一定程度上反映了超市员工的素质,因此,超市还要利用晨会的时间加强超市员工的诚信教育.

(三)合理安排存货的存放地点,进行多次盘存

部分超市的存货存放地点较多,存货放到数个与办公地点不同的“仓库”,在清查存货时,盘点人员会将存货做调整转移,造成存货数量的虚检测不实.针对这一情况,要求仓库管理人员与订货人员及时沟通,以便到货的存放并有序排列,存放地点必须与办公地点在同一个地方,尽量减少多地点存放,同时还要加强存放在外地存货的盘点.

四、结论

总而言之,通过完善超市存货盘点制度,管理人员不仅可以证实超市存货是否存在,而且可根据盘点报告,对其完整性加以确认,还可以利用观察、询问等方法确认超市已售出、企业代保存物资的状况,防止存货业务中的差错和舞弊.存货的管理从一定程度上促进了充实管理,最佳的存货管理水平有利于降低超市存货资金的占用,加速存货资金的周转,增强盘点的管理水平,促进超市降低成本,提高企业经济效益.