会计电算化软件存在的问题解决的方法

摘 要：我国电算化会计系统实现了从记账凭证到会计报表编制全过程的自动化.但现行的会计电算化系统是基于手工会计业务流程的会计系统,并存在诸多问题.本文挖掘出当今会计电算化软件中的问题,并提出解决问题的方案.

关 键 词：会计电算化存在的问题解决的方法

▲▲前言

目前我国会计电算化工作已具备相当规模.特别是随着电子计算机技术的不断发展壮大,会计电算化的运用已广泛渗透到企业财务领域,朝着企业的管理领域发展.正潜移默化地改变会计工作的发展.会计电算化工作不仅要适应社会主义市场经济改革,而且还要顺应当代经济的发展潮流以及我国融入世界经济一体化的发展趋势.认真分析会计电算化软件存在的问题,并提出解决的方法,能进一步发挥会计电算化的功效,从而推动企业财务管理工作的发展进程.

我国的会计电算化工作经历了尝试阶段、自发发展阶段和有组织、有计划地稳步发展阶段,到目前的管理型会计软件发展阶段.许多会计软件已经走向专业化、商品化、社会化的轨道,财务软件的种类相当多,对于企业来说可选择的范围也很广.比如“用友”、“金碟”等会计系统都是国内非常好的会计信息软件.

▲▲一、电算化软件存在的问题

由于会计制度的改革,网络的迅速发展、电子商务的迅速兴起等等,一些先进的、现代化的事物不断出现,对会计电算化系统提出了更高的要求.而由于电算化本身的缺陷,企业管理工作薄弱,新的内部控制制度、会计基础管理工作存在着很多不足,以至会计电算化在发展过程中有许多工作要做,有许多问题要及时解决,存在的问题主要有以下几个方面.

1.财务软件的运用普及,但发展不平衡

会计电算化在我国得到了迅速的普及,全国数以万计的企业单位已经用财会软件代替手工核算.会计电算化以其高效、准确、方便等优点赢得了广大财会人员的欢迎,并广泛应用于会计工作的各个环节.但由于各地区、各企业的实际情况有较大的差异,导致了我国会计电算化发展的不平衡,通常是经济越发达的地区,效益越好的企业,会计电算化程度越高,对会计工作的帮助也越大.而那些经济欠发达地区,中小型企业,经济状况不好的企业利用电算化的程度越浅,会计电算化的作用越不明显.

2.会计软件通用性差

近几年不少财务软件厂商基本是一套软件使用于不同类型、不同规模的用户,对行业特征和单位的核算特点考虑不够,导致不少施行电算会计的单位,仍要会计人员做大部分的辅助工作,致使一些企业对会计电算化处于观望状态.

（1）系统初始化工作量较大,系统体积大,企业难以增加自己所需要的功能等等,而仅就会计电算化系统看,其材料、工资等各核算子系统之间又彼此分隔,缺乏会计数据传输的实用性、一致性和系统性.

（2）企业在一个公司购写的会计软件不能与从另一个公司购写的其他软件联系在一起,结果导致会计电算化系统往往独立于其他子系统,无法进行数据交换、信息共享和控制管理,不能与企业内其它管理子系统（库存、销售、人事等）融为一体,很大程度上阻碍了整个企业管理信息系统.

（3）由于财务软件的开发未能实行统一的标准,再加之单位使用的财务软件是各自向软件开发商购写的,甚至有的软件开发商还别出心裁地搞出各自的特色,使财务软件比较混乱,就是同一行业的不同单位使用的财务软件也不尽相同.不同的财务软件的数据接口、使用方法的不一样,导致了报表汇总、数据查询、数据传输的不方便.

以上电算化软件使用问题的出现,都在一定程度上打击了各企业利用会计电算化的积极性.

3.电算化软件侧重于事后核算,缺乏事前预测、事中控制

事后分析的功能的出现是由于现代科学技术在空间领域的广泛应用,原来需要较长时间才能加工处理成的会计信息,现在可以即刻完成.因此会计的基本功能也就由核算延伸到核算与管理并存,而我国大部分财务电算化软件是以核算为主的指导思想下开发的,是把计算机用于会计处理,从而替代手工记账,算账,报账以事后核算为主要内容的财务软件,它只是原有手工记账状态的仿真.而非真正意义上的创新.

在激烈的市场环境下,企业越来越重视管理和效益,瞬息万变的市场竞争,也使得财务原理由静态走向动态,由事后核算向事前预测、事中控制发展.单纯以事后为主的财务软件,已经明显不能满足企业经营管理的要求.因此企业就需要有一大批具有创新思维,高素质的,懂得一线应用,系统维护以及二线开发的技术人才来补充到财务电算化工作中,对财务电算化软件进行有针对性的二次开发,使电算化软件具有事前预测、事中控制及事后分析等各项功能,提升整个电算化工作的水平.

4.会计电算化系统的内控制度不够健全

（1）传统的手工会计中,总账、明细账分人管理互相监督,相互制约,而在会计电算化系统中,会计人员在处理业务时,首先输出记账凭证提供数据,即使篡改了计算机储存的凭证数据,单从总账、明细账和日记账中也难以发现问题.只有将输出的记账凭证与原始凭证和计算机储存的记账凭证逐一核对,才能发现问题.

（2）不少单位的会计人员经计算机培训后又兼行计算机系统的管理和维护工作,取得了直接修改会计数据的机会,使财务数据的安全性受到威胁.

5.会计信息安全问题

会计电算化系统环境下,电子符号代替了会计数据,磁性介质代替了纸介质,从而使会计信息安全易受到威胁.具体表现在：

（1）磁性介质易受损坏,信息和数据存在丢失或毁坏的危险.

（2）电算化系统遭破坏,如硬件故障、软件故障、非法操作、计算机病毒等可能导致电算化系统陷入瘫痪,使会计信息质量受到影响.电算化软件开发商未能站在企业管理信息化的高度研究立场,使得会计软件囿于传统的思维方式,模拟手工核算方法,缺少管理功能.

（3）综合性不强,目前流通的会计核算软件大多属于业务信息系统的范畴,不具有事前预测、事中控制、事后分析决策等财务管理功能.近两年来虽然倡导发展管理型会计软件,但一般只从财务管理的要求出发.我国绝大多数AIS未能成为企业MIS的一个有机组成部分,不仅与生产、设备、采购、销售、库存、运输、人事等子系统脱节,而且会计软件内部各子系统也只以转账凭证的方式联系.从而造成数据在内外子系统之间不能共享,信息不能通畅,既影响财务管理功能的发挥,又不能满足企业对现代化管理的需要.在综合的企业MIS中,会计子系统应该从其它业务子系统获取诸如成本、折旧、销售、工资等原始数据,提高数据采集效率和管理能力,各业务子系统也应从财务子系统取得支持.

因而建立符合现代企业发展需求的新型财务系统是刻不容缓的.

▲▲二、解决的方法

以上问题是会计电算化在企业生产经营管理中出现的较为综合普遍的问题,在一定程度上阻碍了会计电算化向更深层次发展,但是经济高速发展的今天依然可以对上述问题可以提出相应的解决方案,使得会计电算化工作朝着健康,高速的轨迹发展.

1.加强会计电算化的管理,完善会计电算化的配套法规

通过加强会计准则类法规对会计电算化进一步约束,使会计电算化工作走上规范化的道路.在实际应用过程中就要做到,注意数据库的加密技术,防范非法人员的入侵,设计增加在重要数据修改前的自动备份功能.严格机构和人员的管理与控制,严格系统操作环境管理和控制系统.改善操作环境.主要包括两个方面：系统操作过程和系统保护过程.

操作过程控制主要通过制订一套完整且严格的操作规定来实现.操作规程应明确职责、操作程序和注意事项,并形成一套电算化系统文件.建立计算机机房管理制度,给计算机设备创造一个良好的运行环境,保护机器设备,同时防止各种非法人员进入机房,保护会计运行程序和数据的安全保证各项资源的正确性.主要的控制措施包括：

（1）订立内部操作制度,禁止非电脑操作人员操作公司电脑.

（2）设置操作权限限制.

（3）操作人员身份的控制.

（4）数据存贮和处理相隔离.

（5）设置接触与操作的日志控制.

系统保护则是为了尽量减少外界因素所致的计算机故障,以保障机器正常运行.如机房环境保护,安装保护性设备配备,以及安全供电系统的安装等.例如可以在计算机机房采用单独专门供电系统,并且不定期检查电源、接地线的安全等措施,以保证机房环境安全.

2.开发实用性会计软件

加强市场管理首先要提高国内软件的技术水平和质量,开发更高层次水平会计软件.比如在输入数据方面可采用条形码、光标阅读机、触摸屏等,在数据加工处理和打印方面可采用财会专用机,在信息交换、汇集等方面可采用现代通讯技术构成计算机网络.

（1）开发的会计软件还应该支持用户可以根据自己的需要进行二次开发,以此来扩大会计电算化的适用性和灵活性.

（2）国家应该组织成立一个专业化的财务软件集团公司,对已被财政部审批通过的软件统一规范、统一管理.在研制会计电算化系统时,加强对手工系统的研究与分析,将手工与电算化结合起来,找到最佳的人机结合方式,即以最小的成本,重新确定业务的处理流程,哪些环节应完全由计算机代替,为适应计算机处理,又需增加哪些环节.对不符合的操作要严格限制,将较完善的会计核算系统一规范,形成规模化的产品市场,使产品产业化,建立良好的市场管理体制推动我国电算化事业的发展.

3.加强会计信息系统的安全性和保密性工作

建立健全内部控制,建立数据保护机构,加强数据的保密和安全.由专门工作人员来管理数据,对非相关人员在非必要的情况下不给予查看数据的权利.要增强网络安全防范能力,采用防火墙技术、网络防毒、信息加密存储通讯、身份识别、授予权等措施.加强系统安全控制.[19]这项控制是为了保证计算机系统的运行安全,避免由于外部环境因素导致系统运行错误的不安全隐患.它主要包括：接触控制和环境保护、安全控制.

4.加强内部审计

内部审计既是公司、企业内部控制系统的重要组成部分,也是强化内部会计监督的制度安排.在会计电算化中,由于是“人机”对话的特殊形态,因而对内部审计提出了更高、更严格的要求.

内部审计必须包括以下几个方面：

（1）对会计资料定期进行审计,电算化会计帐务处理是否正确,是否遵照《会计法》及有关法律、法规的规定,审核费签字是否符合公司内控制度,凭证附件是否规范完整.

（2）审查机内数据与书面资料的一致性,如查看帐册内容,做到帐表相符,对不妥或错误的帐表处理应及时调整.

（3）合法性,防止发生非法修改历史数据的现象.

（4）对系统运行各环节进行审查,防止存在漏洞.

内部审计人员应重点审核和评估内部控制系统的弱点,提出改进建议,提请单位改善内部控制制度,通过完善内部控制系统来预防、查出和处理计算机舞弊活动,促使会计电算化系统能安全地运行.合法正确地处理各项经济业务,提供准确可靠的会计信息.审计人员还应对自己提出的建议实施后续审计,检查建议是否采纳和如何实施,从而促进单位内部控制系统,降低控制风险,防患于未然.

5.企业领导者要自觉强化认识,大力支持会计电算化的实施和运作

企业领导者要充分认识会计电算化的重要性,以及它将对企业发展产生的积极影响.改善会计电算化基础工作的建设,改善会计电算化的运行环境.

6.电算化教学与会计教学相结合,培养复合型的会计人才

会计教学是让学生掌握处理会计事务的基本原理、基本技巧和基本技能,会计电算化是让学生学会用计算机这一现代化的手段来处理会计事务.二者的教学内容所涉及的是同一事物的同一过程,即会计事务的处理过程.这就为二者的结合提供了客观基础.另外,随着我国会计电算化的普及以及电算化程度的不断提高,会计技能将更多的体现在对计算机的应用能力上.因此,现代化企业和当代社会急需的是满足各方对财务信息的需求的“会计+计算机+管理”型的复合型人才,这样才能使会计电算化在全社会各行各业真正得到发展和完善.

7.做好会计电算化档案的管理工作

我们必须根据电算化会计档案的特点,分别做好会计档案的收集、保存、利用等方面的工作.使其发挥更大、更好的作用.

财务部门应把财务数据的备份文件保存好,以防计算机硬件系统损坏后能在最短的时间内、在最小的损失下恢复原有的会计电算化系统.

电算化会计档案的管理与保存.由于电算化会计档案是存储在磁性介质或光盘上的,根据这些信息载体的物理特,在形成这些档案时应准备双份即采用“AB备份法”进行数据的备份,并且每份上要注明形成档案时的时间与操作员姓名,存放在两个不同的地点,以防止地震或火灾等意外情况引起整个会计电算化系统的毁灭与系统的不可恢复.造成无法挽救的损失.

相信只有认识到我国会计电算化的问题,并解决了这一系列的问题,我国的电算化事业才能不断的改进,使之更加适应企业经营发展的需要.