文件体系的“三库”管理

点赞:5634 浏览:20867 近期更新时间:2024-02-18 作者:网友分享原创网站原创

摘 要:文件体系“三库”管理,通过区分文件所处的不同状态和层次,进而构建草稿库、运行库、程序库,采用不同的管理控制方式,有效节约资源,并为其他文件管理方法提供范围和平台.

关 键 词:文件管理文件体系三库文件体系构建

1.文件管理的现状和难点

1.1文件管理的现状

文件体系是企业运行规范、过程程序、技术资料和工作记录的总和,是企业管理和企业运行必须的依据和支撑.企业必须要对自己的文件体系进行管理和控制.当前文件管理有多种方法,企业也在探索适用的方法.在该过程中,容易陷入以下三大的误区:

(1)文件全部备份和受控:不区分文件状态,眉毛胡子一把抓,将所有文件周期性备份,造成管理资源的巨大浪费,引起文件使用的巨大不便,主要出现在研发类的企业;

(2)放任非受控文件:只对核心文件进行控制,对其他文件基本不管控,致使企业领导的精力主要放在处理日常事务上,无暇顾及企业发展的战略事宜,主是出现在小规模企业;

(3)文件的后期整理:在整个工作完成后进行突击式的文件编制和归档,以致文件逻辑混乱,不能反映出工作的实际情况,不利于企业总结经验和改进不足,主要出现在工程类的企业.

1.2文件管理的难点

企业文件管理陷入上述三大误区,是因为文件管理存在四个难点:

(1)文件分类标准难确定

企业运行过程中,会产生不同归属的文件.现行方法是要求一个文件满足尽量多的需求,从而提高工作的效率,但会导致一个文件既需这样管理,又需那样控制,致使文件的管理状态不明.

(2)文件状态易混乱

日常工作中,由于没有完善的文件管理制度,出现三种文件状态混乱的情况:同一文件出现不同状态,但又不能被使用者简易区分;文件已经发布了新版本,可部分人员却仍使用旧版本;同样的有效文件之间的不协调.

(3)文件标准化管控范围不当

文件标准化管控范围过大,会造成资源浪费,影响其他工作的开展;管控范围过小,会导致文件失控,起不到标准化工作应有的实效.再者,随着企业的发展,文化标准化的范围也是不断变化的.适当的文化标准化范围需通过大量时间来摸索,在这过程中易造成人力物力的巨大浪费.

(4)垃圾文件的影响

因当时工作需要而制作的文件复件,或因应对某项工作而制作的文件代替件,还包括因工作需要的一次性临时文件,这些都可称作垃圾文件.这些垃圾文件,往往充斥在工作场所,严重影响我们的工作效率和管理效率.计算机在办公方面的应用,使得这个问题是日益凸显.

2.“三库”管理

2.1现实基础

当前的“三库”管理,主要作为软件开发结果的管理手段,通过对软件开发库、受控库和产品库(简称软件“三库”)的管理而实现对软件开发结果的控制.

2006年5月,中国人民解放装备部发布了GJB5716―2006标准,“规定了军用软件开发库、受控库和产品库的基本要求”.该标准要求通过“对软件配置项进行入库、访问、出库、维护、更改、发行等活动实施管理,以确保软件产品的正确性、完整性、可控性、可追溯性.”

2.2应用扩展

文件也存在这三种状态.一是员工日常工作处理的状态,称为草稿状态;二是经评审能够满足事务管理需要的状态,称为规范状态;三是定义企业工作运作方式的状态,称为程序状态.企业建立草稿库、运行库和程序库分别对草稿状态、规范状态和程序状态的文件实施管理.

文件体系的“三库”管理,通过确定不同状态的文件的管理方法,以及确定不同库之间文件的流转方式,实现对文件生成、流转、归档、消灭的全过程的有效管理.

3.文件体系的“三库”构建

3.1“三库”的形式

文件体系“三库”,因文件不同的存储媒介,可分为两种形式:电子“三库”和实体“三库”.

电子“三库”主要用以计算机文件的管理.计算机文件主要是指储存在硬盘、光盘、优盘等电子器件上的文件本身,主要特点是必须借助一定的电子设备才能阅读.电子“三库”的构建主要是以电子储存介质为基础,如怎么写作器、公共储存区.

实体“三库”主要用以处理实体文件的管理.实体文件主要以纸质文件为主,也包括电子文件的储存介质,主要特点是不须借助其他设备,仅靠人力即可对其信息进行识别.实体“三库”的构建是以文件柜和工作区为基础的.

文件形式的选择,以便于使用为原则,没有必要只采用其中的一种形式,否则只会增大资源的占用,造成资源浪费.因此,电子“三库”和实体“三库”是相互补充的,它们共同完成企业对文件体系的管理和控制.

3.2电子“三库”构建

草稿库可以建立在公共设备上,也可以建立在工作计算机设备上,管理新编制文件、修改状态的文件、待提交评审的文件以及便于工作而引进的外来参考文件.草稿库的文件采用文件编制人员负责的管控形式.这样一方面节约了管理资源,另一方面提高文件编制人员日常工作的效率,也不会对企业核心文件产生冲击.

运行库必须建立在公共设备上,以保证需要的人员能够获得有效文件.运行库管理已经通过评审的、对某事项处理的方法,包括记录表格、制度规范、技术方案等,主要特点是任何一个文件,都能完成一件事务.运行库文件的改动,需要申请授权,由组织指定的人员负责.

程序库必须建立在公共设备上,管理过程程序的文件,包括行政体系、质量管理体系、项目计划等.程序库文件规定了事项包含的若干事务的运行.程序库文件进行修改时,必须经过授权,并由指定人员负责.

文件体系的“三库”管理参考属性评定
有关论文范文主题研究: 关于文件的论文范文集 大学生适用: 学校学生论文、函授论文
相关参考文献下载数量: 81 写作解决问题: 如何怎么撰写
毕业论文开题报告: 论文提纲、论文设计 职称论文适用: 杂志投稿、职称评中级
所属大学生专业类别: 如何怎么撰写 论文题目推荐度: 经典题目

3.3实体“三库”构建

草稿库,由文件编制部门负责管理.草稿库管理处于编制、修订、或报批状态的文件.企业应对草稿库实施明确和严格管控.草稿库内的文件要由编制部门集中管控,文件流转只能在文件编制人员或编制部门之间进行,不得流向其他人员或部门.运行库由企业档案部门独立负责管控.运行库文件管理经评审满足要求而未纳入过程程序的文件.运行库文件应登记造册,明确各文件状态和存储位置.运行库文件一般只在三库之间流转,不予以外借,如有因工作需要应使用复件.

程序库文件,应由过程程序主管部门负责管理,如行政程序文件应由行政主管部门负责,项目程序文件应由项目组或项目档案管理部门负责.程序库文件名目清晰,归属明确.程序库文件应在与该程序有关的工作人员范围内分发,以确保职责部门和职责人员按规定自主完成工作,提高效率.

3.4“三库”之间的文件流转控制

文件流转沿着草稿库、运行库、程序库的方向进行,称之为上行,反之称之为下行.文件流转,必须进行过程的管理和控制,同时进行文件的管理和控制.文件上行,应执行严格的申报评审手续;文件下行,应进行严格授权.

文件的管理和控制,与文件储存介质有关,可采取如下方式.

草稿库文件转入运行库,应对文件进行审批,确认文件满足要求.审批通过的文件,应及时转入运行库.如是修订的运行库文件,应及时将修订前的运行库文件移出运行库.

运行库文件转入程序库,应对过程程序文件进行审批和试运行,确保过程程序适合企业的资源配置.电子运行库转入程序库,采用文件调用的方式,不移动位置;实体运行库转入程序库,必须完成文件流转,如有需要运行库备份复件.

电子运行库文件修订,不得移出运行库,而采取修订复件的方式;实体运行库文件修订,必须移出运行库,对原文件进行修订,而运行库保存复件.

程序库文件修订分为过程程序修订和执行文件修订.过程程序修订,可由程序库直接转入草稿库进行.执行文件修订,电子程序库直接执行运行库文件的修订;实体程序库文件先流入运行库,再执行运行库文件修订.

4.“三库”管理与其他文件管理工作的联系

文件体系“三库”管理,能够对档案管理法、体系管理法、文件标准化等多种管理方法兼容,有效解决文件管理中的难点.

文件体系“三库”管理,着眼于形成体系化的文件,通过编制运行库文件来构建运行体系文件,实现无一文件无归属的管理效果,破除了文件分类归属不明的问题.

文件体系“三库”管理,吸纳了过程管理和档案管理的思想,采用“三库”分离、独立控制的方式,保持现行文件版本的唯一性,解决了文件状态的混乱和垃圾文件对于主体文件的影响.

文件体系“三库”管理,为文件标准化工作提供了明确的范围和时机:文件在“三库”之间每次上行流转,都要进行文件标准化工作,而文件在各库内部流动式,则无需开展标准化工作.

5.总结

文件体系“三库”管理,是文件管理的体系,可以有效实现对企业文件生成、流转、归档、消灭的全过程的管理.

文件体系“三库”管理,根据企业文件所处的不同状态和不同层次,确定不同的管控程度,一方面达到了文件的管理效果,另一方面节约了大量的管理资源.


文件体系“三库”管理,有效兼容其他文件管理方法,解决了其他文件管理方法适用范围有限的难题和彼此冲突的问题.