档案集成管理的方法

摘 要：档案管理集成一体化的先进管理思想和理论应用到档案的研究领域,档案管理通过互补作用的所有元素的集成控制,以发挥其互补、竞争,提高档案信息管理系统建设,通过探索传统的档案管理和组合,并融合现代网络技术,档案数字化和档案工作资源信息的社会需要,使我们的社会更好地了解、认识档案,使档案更好的面向社会开放,更好的怎么写作于社会.

关 键 词 ：集成管理,档案集成管理,集成管理系统,

中图分类号：G27 文献标识码：A 文章编号：1674-3520（2014）-11-00-02

目录集成、数据集成、信息集成、多媒体集成、数据库集成已成为数字档案馆建设和档案网络互操作性研究的重要内容.档案管理信息系统在经济效益上的诉求,档案系统在社会巨系统中发挥的愈加重要的作用,只有充分发挥各种资源要素的协同作用,实现优势的综合集成,才能适应当前档案工作迅速发展的时代要求.档案集成管理是集成管理理论在档案界的应用,属于集成管理理论的一部分,因而我们可以总结出档案集成管理所具有的非线性相干性、关系动态性、和谐有序性、主体行为性、柔性化等特点.

一、档案集成管理的内容

(一)数据和信息集成

数据集成是指将各个应用系统的数据分类,确定基础数据,并在整个系统范围内将基础数据作为全局数据库的模式,它以正确的结构和关系存放资料以便资料的查询、处理和更新.

目的在于将异构数据规划为同构数据,或将异构数据规划为同构的过渡数据,使形成的数据或过渡数据可以直接被系统使用.完善的数据集成体系应使数据文件结构的设置满足管理上的需要,保持数据的独立性、安全性和完整性,并且使数据库有不断扩充和更新能力.信息集成的目标是将分布在某一信息系统中自治和异构的多处局部数据源中的信息进行有效地集成,实现各信息子系统间的信息共享,通过多媒体数据集成将原有信息系统中信息不一致的各个自治的数据库进行集成,建立主题数据库,完美整个数据环境,解决数据、信息和知识之间的有效转换问题.要建立档案集成系统,就要进行数据和信息的集成,实现信息共享.

档案系统的信息集成主要采用电子化、数字化、网络化、信息化等现代化管理手段,存储和累积文字、图像、声音、地理空间等数据,构建档案系统的数据库、数据仓库和知识库,实现目录、多媒体信息、全文、编研信息、知识及文件、档案和图像情报信息资源的共享.档案信息是整个档案信息系统管理的对象,档案实际部门的信息集成工作主要包括档案信息的数字化,档案网站体系的建立,档案信息怎么写作平台的建立,数字档案馆的建立等不同层次、不同方面的信息集成管理.

档案系统信息集成是整个档案集成管理系统的基础.这种信息集成是档案文件管理中文字、图像、声音、空间、时间等各种数据的集成,是提高档案管理运作整体水平与效益的基本手段.只有在信息集成构建的信息通道基础上,各不同功能的部门、环节才能克服时间、空间以及不同环境的障碍.信息自由流通,各部门才能得以良好的沟通和协调.数据集成的作用与好处就是能使处于各个不能兼容、异构的数据库间的数据得到妥善的迁移,异地设计、异地存储、以及分处异地的档案机构间的档案信息的交流,档案数据的存储、管理、利用都得到更好的沟通和协调.

(二)功能集成

功能集成是指将需要的若干系统的功能进行重新组合或整合,以达到集成后系统的需要.数据和信息集成为任何一项任务的管理、实施、完成等功能集成提供了必要的手段,从而实现市场调研、设计、生产制造和销售等各环节的最佳协调.它是在集成系统的整体功能目标的统一框架下,将各应用系统的功能开放协议、标准或规范集合在一起构成一种一体化的多功能系统,以便互为调用、互相通信,更好地发挥集成化信息系统的作用.因而档案集成管理系统中的功能集成主要包括：1.档案系统战略策略的集成,2.档案系统工作标准和规范的集成,3.档案系统组织结构的集成,4.档案系统管理集成,5.档案系统信息怎么写作集成.

(三)过程集成

过程集成管理是档案文件集成管理的核心.档案鉴定、著录、保管与利用等档案业务活动是机构业务活动的一部分,应当实施需求分析、能力评估、前端控制与全程管理.从档案管理系统的整体看,有三个阶段形成：

1、文件与档案管理业务流程集成.即捕获、形成、收集、分类、著录、鉴定、归档、保管与利用权限控制规范集成.这一层次的集成最基础的就是要实现文档一体化.文档一体化包括文件、档案生成的一体化、管理的一体化和利用的一体化,使文件到馆藏档案的全过程都得到有效控制.集成最关键的要完成电子文件从生成、使用、归档以及归档后的收集、整理、保管、提供利用等一系列过程的集成管理,使纸质档案与电子档案真正一体化,使职能边界与部门边界模糊化、系统整体优化和信息资源共享.

2、各种档案综合管理与怎么写作系统集成.即目标、任务、角色、权限、责任和业绩制度一体化和虚拟联盟.经过业务中心、文件中心、处理中心和管理中心出来的档案,档案怎么写作中心对外提供利用怎么写作的数据,是从档案管理中心提取出来的.怎么写作的对象是社会公众人员.怎么写作中心通过借阅怎么写作、定期信息发布和实现网上信息共享等怎么写作手段达到档案数据、信息的提供利用.

3、档案文件的前端控制与全程管理.即实现档案部门对机关、企事业单位职能活动前端性介入过程的集成管理.档案的前端控制,使档案管理与文件管理同步进行.使管理工作和控制系统的作用力提前了,希望在不利影响产生之前,能采取措施防止问题发生（防止因整理不当或鉴定失误而引起的档案质量的下滑）.

(四)组织和人的集成

档案集成系统中,会涉及到各类人员,如档案管理者、档案形成者、系统开发及维护人员、系统集成人员等,必须对各类人员按系统集成要求进行分类、分析和综合,尽可能科学地实现系统所要求的人员的集成.再先进的技术装备和软件都是由人设计、完成和操作的,因此人是系统中最为重要和活跃的因素,必须成为系统集成中重点考虑的因素之一. 档案集成系统中,实现档案前端控制来实现文书工作人员与档案管理人员的一体化,档案信息资源集成系统实现档案管理人员与系统开发、维护人员、系统集成人员等技术人员的一体化.人与技术的集成,如何使档案人与现代先进的计算机通讯技术结合起来,集成起来,使档案管理人员具备先进的技术素质一直是档案领域追求.要实现人与计算机的协调,是指档案管理人员应当掌握好计算机的操作,使它很好地为我所用.培养具有协调性、创造性的档案文化.在实施档案集成管理的全过程中选择合理的文化取向,使活动都遵照一定的文化价值标准,保证集成过程中不同层面文化要素的兼容和匹配.

(五)技术集成

实现档案的集成管理必须要依靠数据库技术、计算机网络技术以及硬件条件的支持.必须要以现代化的技术手段为前提,如果没有了先进技术的支持,就会变成无源之水,无所依托.因此,从计算机技术和网络技术的角度出发,技术集成应该包括的集成模块是： ⑴异构物理网络集成模块.⑵ TCP/IP 网络集成模块.⑶数据库集成模块.⑷档案格式统一集成模块.⑸档案应用集成模块.⑹各个模块层次都有关联的安全集成模块.

(六)多学科集成：系统间的集成

随着科学技术的发展,各学科之间的联系越来越紧密,集成与融合成为一个必然的趋势.这种多学科间的集成是近年来科学发展的一个主要趋势.对档案集成系统来说,学科间的融合与集成处于自身系统之外,可又对集成系统有着十分重要的影响.随着图书、情报、档案一体化进程的加快,三个学科间在管理对象、管理内容、管理技术手段方面,都越发的相似.理论成果的相互借鉴在三个学科研究发展中的趋势越来越强.

如何进行学科间的集成呢? 这就必须对文献信息进行科学的分类和处理,保证文献信息获取、加工、贮存、传递等渠道的畅通,提高文献信息之间的传递效率、吸收能力和利用率, 建立图书、情报、档案的统一网站,利用网络技术,将分布于不同地点的数字化图书、情报、档案信息资源以网络化方式加以互相连接,提供及时利用怎么写作,实现资源共享, 合理解决图书、情报的著作权与隐私权,以及档案的公开与保密问题, 在研究领域突破三门学科的门槛,实现学科理论研究的融合.要实现图书、情报、档案一体化就是要各种要素通过竞争冲突,不断地寻找、选择自身的最优功能点,在此基础上进行互补匹配,打破图书情报档案之间的层层壁垒,加强三者之间的协调与合作,通过网络共建、资源共享、分布式、远程存取等手段,实现信息、信息人员、信息技术、信息设备、信息标准等各种要素之间的匹配与磨合,为用户提供集成的一站式怎么写作.

三、档案集成管理的方法论

从定性到定量综合集成方法和从定性到定量综合集成研讨体系.综合集成方法最初是为了解决复杂系统问题而提出的,它是从整体上研究并解决问题的方法论,是在现代科学技术条件下实践论的具体化,也是将社会科学与自然科学结合起来的有效途径.

定性综合集成,是从大量信息中提取重要信息,由不同学科、不同领域专家组成专家体系,把每个专家的科学理论与经验知识很好地结合起来,从不同层次、不同方面、不同角度研究同一个复杂系统,通过对这些信息的分析与综合,得出能够指导下一步行动的方案,定量综合集成,是通过有关数据和信息资料,建立数据和信息体系、描述性指标体系以及评价指标体系,用模型和模型体系来定量描述系统状态,得出科学结论,综合集成方法的实质就是把专家体系、信息与知识体系以及计算机体系有机结合起来,构成一个高度智能化的人―机结合体系,这个体系具有综合优势、整体优势和智能优势.它能把人的思维、思维的成果、人的经验、知识、智慧以及各种情报、资料和信息统统集成起来,从多方面的定性认识上升到定量认识.从定性到定量就是把专家的定性知识同模型的定量描述有机结合起来,实现定性知识和定量变量的相互转化.档案集成系统相对于传统的档案管理工作来说,是一个相对复杂的系统.我们在研究该系统的组成要素、内容以及应用领域的同时,需要把握对复杂系统的方法论的研究.是解决复杂系统实际问题的前提,是档案集成系统形成、系统问题解决的基础与指导思想.

档案集成系统中从定性到定量的综合集成从体系层次来说,是计算机的软硬件牵涉到一系列部件方面的技术,包括数据库、操作系统、体系结构、网络、安全配制和人机接口等方面的综合集成.此外,体系层次的综合集成还包含着技术的集成,它把人也集成在系统之中,帮助他们汲取信息,相互协作以便工作得更加积极有效.集成档案系统的各种资源,建立一个相对开放式的系统,利用网络将专家知识以及决策支持所需的数据库、模型库、方法库、知识库有机地连接成一个整体,继而通过系统中管理人员、技术人员、分析决策人员等的群体协同工作,充分利用定性定量模型和数据库等工具,实现档案系统定性定量的综合集成.

以唯物辩证法和实践论为指导思想研究档案集成系统的方法论,以从定性到定量的综合集成方法为基础,在辩证发展的认识过程和思维过程中,实现实践与认识矛盾的、上升的运动过程,它主要包括以下方面的结合：

第一是,定性分析与定量分析的结合.将通过观察或调查等方法得到的数据进行判断及推理,从而获得的对某一系统的性质及其发展规律的感性认识,与“通过计算与数学推导,从实验或实践中获得的对某一系统的结构及其变化规律的理性认识”有机地结合起来,将二者不断反复循环的集成过程用于对档案集成系统所出现问题的解决.

第二是,分析与综合的结合.在档案系统中,这两种手段通常是交替使用、相辅相成.多学科专家知识的结合,也就是在对档案集成系统进行管理时,要将与档案相关领域的专家知识,如图书、情报、信息资源管理、计算机、通信技术研究等学科的专家知识集成在一起为我所用.

第三是,专家经验判断与计算机运用的结合.这也是档案集成系统在新的技术环境下所应做出的必然选择,是研究档案集成系统方法论必不可少的一部分.

总之,档案集成管理系统是档案事业适应未来发展的必然趋势,在当今科技发展的大背景下已经具备了很多可以实践和操作的可能.但从一个处于萌芽状态的新生事物,到如今其无论是理论体系发掘,还是实践发展经验都需不断创新,需要我们进一步地研究与探讨,更多地在理论与实践中慢慢摸索下去.

作者简介：刘小青,男,江西学院办公室主任,副教授,肖相金,男,江西学院图书馆技术部负责人,馆员

课 题：《数字档案集成管理研究》 编号：13TQ12