档案管理的信息化建设

[摘　要]档案管理学是一门历史悠久的古老学科.随着世界步入信息化时代,传统的档案管理学也面临着信息技术的冲击和挑战.本文就档案管理信息化的内涵及推进进行了初步的探讨,并就其注意的问题提出几点看法.

[关 键 词 ]档案；管理；信息化

档案信息化,就是在国家档案行政管理部门的统一规划与组织下,在档案管理活动中全面应用现代信息技术,对档案信息资源进行处理、管理和提供利用怎么写作.换言之,档案信息化是指档案管理模式从过去的以档案实体保管为重点向以档案实体这种主要形式向社会提供怎么写作为重点的转变过程.

一、档案信息化的建设

(一)建立档案网络系统

档案网站是档案机构在互联网上建立的站点,是发布各类档案信息并提供档案利用怎么写作,构成信息网络的一个节点,在档案系统内建设数字化综合应用平台.建立健全内部怎么写作网和公众怎么写作网,发挥网站的作用,使档案网站成为宣传档案工作、探讨档案业务交流、开展档案信息怎么写作的窗口,这项工作,极大地促进了档案信息化的建设.在此基础上,根据系统建设需求,采购必要的硬件设备,为系统提供硬件基础.提高档案管理软件的技术和应用水平,为保证档案信息交换、实现档案信息资源共享创造条件.制定相应的策略、保障档案资源的原始性、安全性、可靠性.

(二)加强电子文件的管理

一是随着计算机信息管理网的建立与发展,越来越多的重要文件被传输上网.上网前,又按照信息管理部门的统一要求进行了文件格式的转换,在一定程度上保证了数据的可靠性和通用性.对那些未输送到计算机信息管理网上的具有保存价值的电子文档,应由电子文件形成部门编目整理,也利用网络技术向档案部门传输,也可以借助信息管理网络在各业务管理机构与档案部门之间开通电子文件归档专递网线,建立依附在信息管理网上的归档专用子系统.将上网与未上网的具有保存价值的电子文件通过此系统传输给档案部门.档案部门经与办公自动化和信息管理部门协商后,要对归档的电子文件提出格式要求.无论利用何种途径归档,必须由电子文件形成单位按统一格式编目整理后,传输给档案部门,不能由档案部门自行从网上下载,以保证电子文件形成部门对其数据的真实性、准确性.档案部门接收的电子文件一律存入光盘,最好不用磁盘存贮.

(三)强化档案队伍建设,提高业务素质

档案人员必须从杂业型转向专业型.保证档案系统现代化管理工作有序、正常、持续的发展,人的因素是主要的.档案管理领域缺乏懂软件开发又精通档案专业知识的复合型人才；提高整个档案队伍素质,创造条件有针对性适合不同的工作岗位.进行知识更新,适应对外指导工作和内部基础管理工作；建立竞争机制,克服人的惰性,充分发挥人的主观能动性,有他们的用武之地和舒展才能的场所；建立激励机制,合理设置岗位.工作科学量化,体现一个单位内工作量大与小不一样、专与不专不一样,有利于工作人员的积极性和创造性充分发挥.

二、网络环境下档案安全问题

(一)网络技术本身的安全隐患

网络本身就不是一种很安全的信息传输方式,网络上的任何信息都是经过重重网站分段传送至目的地.任何相似度检测站点均可以拦截、读取甚至破坏信息.同时,网络与应用技术的发展很快,新的技术不断推动新的应用,而安全技术是一种在对抗中发展的技术,它总是滞后的,这样就导致了网络的脆弱性.目前,我国信息安全技术研究与应用起步很晚,技术防范能力不强,许多系统处于不设防状态中.

(二)电子文件的信息共享,带来了一些不安全因素

以计算机为载体的电子文件档案,不同于以纸质为载体的纸质档案,它可以不受时间、地点和人员的限制随意阅读,这种电子文件的共享性是其运作环境网络化决定的,是一种进步和发展.同时,也对电子文件带来不安全和泄密因素.如不采取措施,则可使网络的任何终端设备读取在网络上的文件,致使一些保密文件泄密.

(三)组织管理的隐患

据有关资料显示,90%以上的档案管理人员没有受过正规的计算机安全培训,他们缺乏计算机与网络的相关知识,缺乏对档案信息网络的安全意识,致使网站遭到攻击.而从事信息产业的公司没有精力对网络安全进行人力和物力的投入,很多站点的管理人员都是新手,在操作中出现漏洞,使入侵者获得控制权.

三、网络环境下档案信息安全的对策

(一)管理方面的对策

1.加强电子档案信息基础设施配置的管理

在配置各种基础设施的过程（下转第33页）（上接第31页）中,要充分考虑硬件、软件性能参数,特别应当关注它们的稳定性、可靠性、安全性与数据恢复等功能.同时,对库房的选址,馆舍的建筑,温湿度的控制,防光防尘的要求都应按照有关规定,严格遵守.

2.设计可信的电子档案安全管理系统

由于电子档案对信息技术的依赖,安全、稳定的系统是防范风险发生的最有效的措施.因此就要求在设计系统之初,电子档案管理人员必须参与到开发设计的工作中去,根据前端控制思想和全程控制思想,设计出满足电子档案保存功能需求的系统,尤其要注重系统在权限限制、、安全警告、全程监控、保存迁移档案、区分版本和自动保存日志等安全方面的功能.

3.选择可靠的信息保存载体,制定适合的管理制度和方案

载体性能的好坏直接关系到电子档案信息是否安全,这一点是无庸质疑的.在电子档案安全管理制度和方案的制定上,我们应该根据分级管理思想、风险管理思想以及危机管理思想进行综合考虑,其中尤其重要的是制定合适的电子档案备份方案和应急管理机制.

(二)技术方面的对策

实体安全防护和防电磁辐射技术.光盘作为目前网络环境下最基本的存储介质,它本身的质量也决定着档案的真实性、可靠性,购写时一定要符合国家档案管理标准的光盘.用来作为电子档案的光盘必须是只读,只能供使用者读出信息而不能追加或擦除信息,这种特性可以有效地防止用户更改电子档案内容,保持电子档案的原始性和真实性.

(三)硬件防护技术

1.数据备份系统

对电子档案载体进行有效的检测与维护,电子档案载体,极易受到环境的影响,因此,应当定期检测和拷贝,检测每年进行一次,采用等距抽样或随机抽样的方式进行,样品数量应不少于10%为宜,拷贝应每四年一次,要求多重备份,以防数据丢失,并且原载体继续保留的时间不少于四年.对于电子档案的检测和拷贝,必须建立相应的跟踪记录,避免发生人为的误操作.

2.加密技术

电子档案的特殊性,决定了它的非公开性.采用加密技术可以确保电子档案内容的非公开性,电子档案的加密方法有很多,加密的强度基本上由加密使用的密钥长度来决定.收发文通常采用“双密钥码”,网络中的每一个加密通信者拥有一对密钥.一个是公开的加密密钥,一个是严格保密的接密密钥,发方使用收方的公开密钥发文,收方只用自己知道的解秘密钥解密,这样任何人都可以利用公开密钥向收方发文,而只有收方才能获得这些加密的文件.由于加密和解密使用不同的密钥,因此第三方很难从截获的密文中解出原文来,这对于传输中的电子档案具有很好的保护效果.