供电企业档案管理的探析

点赞:12840 浏览:56445 近期更新时间:2024-03-23 作者:网友分享原创网站原创

摘 要 :随着国家电网进一步的深化“两个转变”,加快智能电网建设和落实人才集约化管理的新形势下.档案管理作为供电企业的一项基础性工作,必须加强档案管理的规范化,为加快实现“一强三优”的现代化企业奠定基础.

关 键 词 :供电企业;档案管理;现代化

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文章编号:1009—0118(2012)10—0200—02

一、供电企业档案管理现状

在新形势下,档案的管理工作得到了空前的重视.但是由于历史原因,档案管理还普遍存在如下问题:

(一)企业机构改革,减员增效,岗位合并使市级供电企业由多名专职档案员减为1名专职档案员,而县级供电企业1名专职档案管理员,还要身兼数职.

(二)档案意识和法制观念淡薄,档案管理不规范.各种档案集中在一个库房,却由各职能部门管理,没有真正做到意义上的集中统一管理.

(三)档案资料整理不规范.不能按照供电企业档案分类表和《科学技术档案案卷构成的一般要求》对档案进行一系列的分类、整理、排列、编目、组卷、装订等等.特别是建设项目档案,往往是在工程竣工后整理,资料发生不完整.

(四)迫切要求档案管理的现代化.档案室管理工具落后,没有实行电脑软件管理,技术手段、人员素质低,不能适应现代化企业的发展需求.

二、加快档案规范化管理

(一)加强硬件建设

加强硬件建设是实现档案规范化管理的基础.硬件的建设合理与否,直接关系到供电企业档案管理工作的成效.实现企业档案规范化管理,必须要有符合防盗、防火、防潮、防高温、防尘、防光、防虫、防有害气体要求的档案专用库房,并实现档案室、阅览室、办公室“三分开”.电子资料的广泛使用需要为档案工作配备必要的档案管理软件,购置现代化管理所需的计算机、复印机、扫描仪、光盘刻录机、数码相机等设备.从硬件建设上为企业档案工作的发展奠定基础.

(二)建立档案工作网络

企业档案管理网络建设是开展档案管理工作的保证.要明确档案工作负责人,配备档案员,形成完整的企业档案工作网络.收集部门管理范围内具有保存价值的档案资料,做初步的档案整理工作,使档案规范化管理得以保证.

(三)建立健全各项规章制度

在认真贯彻《档案法》的基础上,供电企业需要根据档案规范化管理工作的需要,结合公司实际情况制定并完善档案管理工作的各项规章制度.使档案管理工作有章可循,有制可依,使工作标准化和规范化.如文书档案管理制度、科技档案管理制度、档案归档制度、档案库房管理制度、档案查阅室管理制度、档案查(借)阅归还制度、档案安全保密制度、档案鉴定销毁制度、档案检查、统计工作制度、档案工作“三纳入”、“四参加”制度等.这是使档案得以规范化管理的根本所在.

(四)开发利用供电企业档案

档案信息资源在深化供电企业改革、建设文明行业、提高供电质量中发挥重要作用.实现供电企业档案规范化管理,要重视档案的开发利用工作,如《电力工业志》、《大事记》、《组织沿革》、《文件汇编》、《历届职代会行政报告汇编》、《档案利用效果典型事例汇编》、《电力设备汇编》等等,可为企业的机构改革、人事任免、编史修志、职称评定等提供资料;为公司解决法律纠纷、变电站及线路设计、设备缺陷故障、设备改造、编制各种计划和方案书、招投标书等方面提供依据;为企业创造经济效益.

三、档案规范化管理的具体措施

为使档案管理能更好地为供电企业发展怎么写作,应当重视以下几点:

(一)建立完善企业档案工作规章制度,使企业档案工作者有章可循,有据可依


依据《档案法》、《档案法实施办法》的规定,强调了依法治档的必要性,明确规定凡属国家档案,不管是何种载体档案,都应依法无条件地向本单位档案部门移交.

(二)加快培养档案管理专业人员

档案管理人员是整个供电企业档案规范化管理的具体实施者,是规范化管理的灵魂,要求培养高素质的档案管理人员.不但要进行档案管理现代化的知识培养,使专业人员了解供电企业档案管理现代化的具体内容,而且要提高供电企业社会群体的档案意识和法制观念,要进行档案工作的基本法律宣教,使专业人员遵守档案工作的法律、法规和方针政策,认识到供电企业档案的潜在价值,及其所带来的社会效益和经济效益,自觉参与档案的管理与利用.当然,档案工作者也应主动提高自身的业务素质和修养,积极主动去学习专业知识.利用业余时间学习电力系统专业知识、文史知识、计算机基础知识及现代化设备的操作技术等,完善自己的知识结构体系,切实提高自身的素质和综合能力,使电力企业档案分类、归档准确、规范、标准,为档案信息的开发和编研起到促进作用.

(三)疏通工作流程,加强精细管理

1、除平时加强收集照片、录像档案外,还应注意处理好与形成档案的各业务部门之间的关系,向有关人员及时了解信息,查询照片档案的去向,并做好有关人员的思想工作,尽可能地把散存在个人手中的照片收集起来,集中保管,更好地发挥其利用价值.

2、大事、突发事件要求归档单位及时归档,主要载体有录像、照片、光盘、实物档案.要落实声像档案的归档单位,加强考核,以督促归档单位完整齐全归档.

3、声像档案取之于归档单位,怎么写作于他们.很多部室的工作存在一个误区,只求工作得到领导的肯定,却不求留下工作的证据,缺乏归档意识,一到用时才想起档案室,造成接收工作的被动.因此,只靠档案室单方面是不够的,必须与归档单位达成共识,资料取之于他们,怎么写作于他们.为此,档案室要制定考核实施细则,保管是手段,提供利用、发挥作用是最终目的.

4、实现档案管理现代化.电子信息具有方便、快捷性的优点,供电企业档案管理现代化应充分发挥电子化手段.通过计算机管理,将档案内容按党群工作、行政管理、业务管理、科研教学、基本建设、仪器设备、财会管理等分门别类地输入计算机,使查档案材料费时费力的原始劳动,变得在几分钟甚至数十秒钟便可解决,使档案信息在现代化设备中迅捷、准确、方便地再现.配备整套档案扫描系统,改革单纯由人工录入资料的相对落后做法,提高档案管理的质量和档案管理工作的效率,注重对现代化各类信息的收集和整理,使供电企业档案管理逐步规范化.随着电力改革步伐加快,供电企业档案规范化管理对实现“一强三优”现代供电企业具有十分重要的意义.

四、转变观念,创新模式

(一)档案工作也要创新

主动、超前怎么写作,形成档案工作由事后搜集材料变为事前介入、事中参与的新的档案管理工作理念.档案工作只有思变、天天求新,才能以超前的意识、超前的节奏、超前的怎么写作赢得利用者的满意.

(二)档案工作管理模式要创新

包括档案工作六个环节和一些具体的操作手段.要在立卷制度上更新,在工作手段上改进,尽量简化长期推行的一些繁琐、呆板的操作步骤.如从组卷的形式到装订的手段上考虑,怎样做到既不影响日后调档利用,又能尽快完成归档程序,取消一些繁琐的不必要的过程、环节、步骤,尽量缩短立卷归档周期,这样也便于推行部门立卷工作.目前许多档案部门都将计算机应用于档案管理,但多数仅限于各类档案目录的输入、输出或检索,而在档案管理其它方面的应用则较少.如采用条形码来代替档号,既安全可靠,又方便快捷,可大大提高借阅归还档案的速度.