档案管理的趋势

摘 要 ：随着社会和科技的发展,信息化技术对管理工作带来了积极而深刻的变化,不仅转变了管理的方式更是提高了管理的效率.当前档案管理的工作内容、方式和需求指向要求档案管理的信息化.

关 键 词 ：档案管理；发展趋势；信息化

档案管理的信息化不仅能满足信息量大、情况复杂和保存难度大的要求,也能促进档案管理信息化的发展和管理效率.当然,信息化管理所带来的既是机遇也是挑战,把握机遇正确应对挑战是档案管理信息化所面临的重要问题.

一、档案管理信息化基本解析

1.档案管理信息化的概念.档案管理信息化是指在国家相关部门的统一管理和规定下,利用现代化信息技术,如计算机技术、网络技术、图文技术、信息技术等,将档案资源进行信息化处理、保管、管理和配置的一系列过程.将传统的纸质档案、声像档案转为数字电子档案,并建立数据库,不仅可以更好保存档案,更能高效率的为社会怎么写作.

2.档案管理信息化的特点：（1）档案信息存储管理读取的自动化；（2）档案信息的交流面广,共享性；（3）档案管理的智能化.

3.档案管理信息化的原则：（1）文档一体化.档案一体化是档案管理信息化的基础.其关键是将档案管理信息化列入办公自动化大格局中,和办公自动化同步进行.更要求档案管理人员具备高素养,有将档案管理和电子文档相结合的能力.（2）归档双轨制.归档双规是将传统档案转换为电子档案中必须坚持的原则.电子档案易于管理,使用方便,但是其不具有法律效用和凭证作用.在我国当前国情的大背景下,传统档案和电子档案共存的局面还将维持相当长的时间.所以,传统档案的保存和管理与电子档案的管理使用同等重要,不能厚此薄彼.要将其一并归档.

4.档案管理信息化的必要性.随着科技的进步和社会经济的发展,目前我国已经步入了信息技术时代,知识经济迅猛发展,这一系列的变化都对档案管理提出了更高的要求,以手工编纂为主要模式的传统档案管理方式将逐渐退出历史,因为如果对档案进行分类和检索的工作均依靠手工进行作业,效率显然不高,不能满足现代化的档案管理的需要,所以可以借助现代化的网络技术加大容量硬盘等设施的配合来实现档案管理数据远程传输.同时当今档案讯息量迅猛增多,如果仍采用传统的纸质档案,长年的翻阅和存放很容易损坏,所以需要注意信息的保护,这显然不符合当今的绿色、低碳经济的发展需求,所以必须要转变传统的、相对落后的档案管理方式,使之更适合当前社会的发展需求.随着计算机的普及和网络技术的发展,档案管理方式亦随之发生变化,当今的档案管理有逐渐网络化、电子信息化、数字化等动态发展趋势.

二、当前档案管理信息化发展中的局限性或不足

1.我国当前的档案管理人员综合素质总体不高.从我国目前的档案管理现状分析,各单位的档案管理人员综合素质总体不高,各档案管理人员的专业性知识水平、学历背景等条件良莠不齐,再加上传统的档案管理模式并不能满足现代化社会的高要求.从外面聘请的档案管理人员因为不了解新单位的具体情况,或者由于本身管理经验的缺乏而不能很好地将档案专业管理的理论知识与实际操作完美结合.所以所,当今社会急需掌握档案专业管理知识、计算机知识、网络技术等综合知识和实践经验的复合型高素质人才.

2.档案管理信息化的安全性隐患.网络信息安全问题是伴随信息化时怎么发表展的重要问题,随着网络信息技术的普及和应用,对人们的工作和生活带来了相当大的便利,但是同时网络安全一直困扰着人们.档案管理信息化亦如此,在网络这样开发的环境中难免受到不法分子的恶意攻击和窃取、篡改信息.所以,如何保证电子档案的安全是档案管理信息化的长期工作,同时安全性隐患也是阻碍档案管理信息化的问题之一.

3.档案管理信息化模式混乱.当前档案管理信息化正处于起步发展阶段,还没有统一的管理模式和标准,造成各类档案的著录细则兼容性低,档案的分类编号没有统一标准.正是由于这些不统一、不标准的管理模式,造成电子档案在共享和统一管理时难度大,过程复杂.另外,由于我国地域差异性大,造成办公自动化软硬件的不兼容,信息技术设备的功能水平不一,造成档案质量的不统一.这些混乱都对档案管理信息化的良性发展造成阻碍.

三、针对档案管理信息化问题所采取的措施

1.培养、引进高素质专业化的档案管理员.针对当前复杂的情况和要求,要从内部挖潜力,培养原有人员的职业技能和素质,从外部借力量,引进高素质人才,打造一支能够适应档案管理信息化的复合型工作队伍,不仅能够掌握计算机信息管理模式又对档案管理业务了如指掌.

2.加强档案管理信息化的安全.为了防止信息泄露,要从两方面入手.第一加强工作人员的安全意识,从根本上杜绝从内部出问题的可能；第二对相关信息设备软硬件进行升级,严格身份验证、数据备份等安全措施,确保网络安全.

3.在全国范围内建立统一的档案信息化管理系统标准,以此为起点对我国现有的档案管理局面进行整合.首先,可以借助我国相关法律、行政机关的力量,制定出标准化的档案信息化管理业务流程和规范,打破各单位各自管理、步调不一的局面.其次,各单位在进行档案管理的工作时,必须始终坚持严格按照档案信息化管理的标准进行操作,对档案内容进行标准化的分类管理,档案编号、档案目录制定等各个项目均需要按照标准化的要求进行.

4.随着社会的进步和科技的发展,档案管理逐渐地网络化、信息化、电子数字化.所以在当今社会对档案进行管理的关键是要保证电子信息文件内容的真实性与安全性,这就需要档案管理相关部门加大对本单位电子信息文件管理的监控力度,制定出对电子档案信息文件进行管理的标准化方法,督促其在档案管理的各个环节工作均按规定、按计划顺利进行,最终实现其档案信息资料的完整、真实.

档案管理信息化是档案管理工作发展的必然趋势,然而遇到的问题很多,如何把握机遇,解决问题是档案管理信息化发展过程中亟待解决的.

（作者单位：通榆县机构编制信息中心）