档案工作的规范化管理

档案工作规范化、标准化是实现档案管理现代化的重要中间环节,在搞好硬件建设的同时,做好文书处理工作则是实现档案工作规范化、标准化的重要基础工作.日益丰富的工作实践表明,虽然文书处理工作与档案工作各有不同的工作任务,具有相对的独立性,但由于文书是档案的来源,档案是文书的归宿,所以,两者又是文档工作流程中紧密相关的工作环节.因此,我们要强化系统思维意识,树立文书处理工作规范化、标准化与档案工作规范化、标准化同行的工作指导思想,在实际工作中,把住文书处理工作规范化、标准化的入口关,做好实现档案工作规范化、标准化的基础工作.

一、公文制发是推进档案工作规范化、标准化的基础性前提

公文是档案的前身,档案大部分由公文转化而来.可以说公文制发的怎样,不仅仅决定公文本身的质量,同时,也影响日后档案的质量,决定了档案工作规范化、标准化的质量的问题.因此,我们在公文制发中必须要注意解决好规范化、标准化问题,以提高档案实体质量,为档案工作实施规范化、标准化管理打下牢固的工作基础.首先公文用纸质量要好,幅面尺寸规格要统一、规范、标准,符合国家的有关规定.排版形式为横写横排,左侧装订.二要注意检查制发公文是否履行了签发手续,是否符合审批权限,公文标题是否准确,主送单位和抄送单位准不准,落款是否与公文一致,有无日期等.三是公文字迹要牢固清晰.不论是草拟公文,缮印公文,还是做出的各种记录、报表、签字、批注等,都不应使用容易褪色的笔种、墨水和纸张,以保证字迹鲜明、清晰,有利于日后长久保管利用.四是使用文种要合理,拟制格式要规范,行文不要滥用简称和使用不规范的字,以利于日后标准化、现代化检索手段的实施应用.

二、实施“以我为主”的立卷归档原则是推进档案工作规范化、标准化的关键环节

相近公文的重复与立卷组合的无序是阻碍档案工作实现规范化、标准化的最大问题.实现档案工作规范化、标准化的根本目标就是要实现档案保管利用价值的最大化和案卷完整化、检索利用便捷化.而“以我为主”的立卷归档工作则是解决问题、实现目标的关键性工作.“以我为主”的立卷归档原则,即归档的文件要以本单位形成的文件为主的原则,不仅是在我国文书立卷归档工作实践中形成并坚持下来的一条原则,而且还是推进档案工作规范化、标准化,乃至现代化的一个重要原则.它要求我们在实际工作中,在严格执行国务院《不归档文件销毁办法》的基础上,要注意解决好三个问题：一是要准确把握文件立卷归档的时效性,完成现行文件阶段任务的,才能予以立卷或归档,而没有完成的,则不能立卷或归档,否则,将会给档案管理造成无序和混乱.二是明确立卷归档的重点和进行合理的立卷分工.要在“以我为主”原则指导下确立立卷归档的重点,在实际工作中要注意区分文件与资料,特别是要注意区分在内容、形式和作用等方面都具有很多相似之处的文件资料之别,具体问题具体分析,以减少档案管理中的重复度和信息冗余度,提高档案利用的效率和效果.三是在坚持贯彻“以我为主”归档原则的前提下,要注意有效地维护卷宗的完整性.在归档工作中既要掌握重点,分清主次,把住全宗的入口关,使不该归档文件不致混入,同时,又要注意防止应归档文件的散失.特别是在立卷中,要把同类并具有内在联系的文件材料组在一个卷内,保持同一问题的完整性,反映同一问题的全部处理过程及来龙去脉,从而在提高档案利用价值的同时,使立卷归档后所形成的档案既完整,又不庞杂,为档案的规范化、标准化管理奠定坚实的工作基础.

三、提高案卷质量是推进档案工作规范化、标准化的可靠保证

实践证明,案卷材料收集的是否完整是决定和影响档案价值的因素,而立卷方法问题与案卷装订质量问题则可能是决定和影响档案工作规范化、标准化质量的操作性因素. 立卷工作的基本要求是：按照文件形成的特点和规律,保持文件之间的历史联系,适当考虑和区分文件的不同保存价值,使组成的案卷便于管理和查找利用.因此,在推进档案工作规范化、标准化的工作进程中,我们必须一方面要注意解决好立卷方法问题,以有利于档案标准化管理中的分类和检索,另一方面,要注意解决好案卷装订质量问题,以有利于档案规范化管理.

四、提高档案员队伍的建设

做好档案管理工作关键在人,关键在队伍.特别是随着现代科学技术的发展,电脑操作、数据库等技术以及办公自动化设备等软硬件的应用,使档案管理工作的方法和手段发生了深刻变化,从传统的手工管理模式向现代化管理模式转变.这就对档案员的知识结构、基本能力提出了较高要求.建立一支素质好、水平高、能力强的档案员队伍成为新时期档案管理工作的核心.因此,这就要求档案员努力提高文字表达能力、信息意识能力、驾驭现代科技设备能力、沟通协调能力及综合分析能力,并积极创造机会,努力搭建平台,全力提高档案员的素质和能力.一是要抓好学习,努力提高档案员的业务素质和工作能力.坚持抓政治理论学习,坚持抓自身业务学习,通过长期坚持学习,这对档案员的业务素质提高有很大的帮助.二是抓好实践锻炼,为档案人员创造各种实践机会.为了适应新时期档案管理工作的需要,要高度重视档案员的实践锻炼,使档案员不仅在理论水平、专业知识上有新提高,而且在实践能力上有新提高.要让档案管理人员参加各种有关会议、重大活动以及各种学习培训,并要求档案管理人员在实践中认真查找工作薄弱环节,制定整改措施,研究探讨改进办法,促进工作的落实.

档案管理工作是一项政策性、机密性、专业性较强的工作,各级管理部门要充分认识到该项工作规范管理的重要性.加强对档案的管理,及时研究解决档案管理工作中遇到的问题,在人力、物力、财力等方面给予大力支持,以适应档案事业快速发展的要求.