档案的现代化管理之我见

点赞:2989 浏览:7767 近期更新时间:2023-12-27 作者:网友分享原创网站原创

摘 要:档案管理人员,如果掌握了电子档案的特性和先进的技术设备,就能通过电子屏幕轻车熟路地点击我们所需要的资料.不需要用大量的人力物力去翻阅、查找烦琐的档案资料.这样档案人员可腾出时间去做其它的档案工作,既节省了人力物力,又提高了工作效率.

关 键 词 :档案管理 现代化 网络环境

1.档案工作现代化概述

信息时代中,知识和信息已成为经济发展的重要资源,并引起全球性增长模式和发展观念的变化.信息化建设的发展对包括档案工作在内的各行各业产生了强大的冲击和深远的影响,传统的档案工作观念和方法已经不能完全适应新时代档案工作的需要.

档案工作技术与设备的现代化包括了如下几项:首先,电子计算机技术与设备在档案工作中的应用,使档案实现自动化;现代通讯技术在档案工作中的应用,实现档案工作组成机构和档案信息传递网络化;声像技术在档案工作中的应用,可使档案资料视听化、档案传播声像化;光学技术在档案工作中的应用,使档案资料缩微化.档案工作现代化的意义在于档案工作现代化符合社会发展的需要,其次,档案工作现代化可以解决档案工作面临的各种复杂问题;最重要的是,档案工作现代化能提高档案工作效率与质量,有利于档案信息资源的开发利用,更好地适应现代化社会对档案工作的要求.

档案管理现代化是公司现代化管理的组成部分,应列入公司现代化管理的整体计划.各个单位的档案管理工作应该逐步采用以电子计算机为主,包括缩微技术和先进的监控装置、通讯设施和办公自动化等现代化的管理手段.

2.加强档案现代化管理的对策

2.1建立文书资料“收集网”,确保资料完整性

档案管理工作实现规范化、科学化的前提是确保资料的完整性,而文书资料的整理归档工作一般按年度进行,如果到每年年终整理归档工作开始时才着手收集,将会加大工作量,而且会由于时过境迁造成资料流失.所以把“运动式”的年底收集工作变成“日常式”平时收集就显得十分重要.为此,建立了由办公室确定一名专职文书工作人员,各科室分别确定一名文书工作人员的文书资料“收集网”,即:办公室负责全单位的文书资料收集工作,各科室负责收集各自在日常工作中形成的文书资料,按季度交由办公室统一保管,并于实践中形成了统一的工作思路:一是要严格登记.通过登记建账,做到“家底清楚”,有据可查.登记时既要对通过正常渠道传送的文件资料进行逐件登记,更要督促外出开会、检查工作等有关人员将带回本单位的文件材料及时送交办公室并逐件登记,以使“账外文件”也能及时收回,免出漏洞.二是要及时收集.多数文件资料在承办部门留存时间过长,容易散失.所以,平时的收集工作就显得十分重要.收集资料时要视不同情况做到:在承办部门停留时间长的文件要做到定期督办、促办和促交;对于本部门举办的大型活动和会议,特别是跨部门举办的会议、展览等,活动结束时要及时收集各类资料.三是要认真检查.检查文件资料的有效性、完整性以及字迹、用纸是否符合归档要求等.四是要做到妥善管理.可以根据日常工作需要,准备好不同档案盒,将日常工作形成的文件资料,如:收文、发文、会议资料、信息简报、领导讲话等,分门别类存放.既便于平时的查阅利用,也为年终整理归档工作打下基础.

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2.2拓宽工作思路,实现了文书档案电子化管理模式

在原始手工操作管理模式中渗透现代化管理技术,建立了文书档案电子管理体系.在D盘下建立专门的归档文档,按年度将本单位的人员基本情况、大事记、会议资料、发文发函、工作总结、信息、归档文件目录等资料全部输入电脑,并制作成光盘.既便于永久保存,又便于快捷合理利用,实现了文书档案电子化管理化管理模式.

2.3加强对电子档案进行归档保护

电子档案极易受到保存环境的影响.对于电子档案的检测与维护,要进行严格管理,建立相应的维护管理档案,对电子档案的检测、维护、拷贝等操作过程进行记录,避免发生人为的误操作或不必要的重复劳动.

3.对企业档案管理人员的建议

3.1要严把选人关.档案工作是一项政策性很强的工作,根据新形势档案工作的需要,选配档案管理人员时,要注重选拔思想政治素质高,年纪轻、学历高、擅长计算机操作,有一定工作能力和文字水平的人员从事职工档案工作.

3.2要强化培训,优化档案管理队伍素质.注重实用性,以整代训.分期分批集中档案管理人员学习业务知识,围绕疑难问题进行研究探讨,以达到取长补短,共同提高的目的.同时积极鼓励档案管理人员在职自学,并加强自学情况检查和督促,从业务能力方面提高档案管理人员的整体水平.

3.3要引入竞争,形成有效激励机制.档案工作是一项基础性工作,大部分工作内容都是重复和固定的模式,因此不少人反映这项工作过于简单,技术含量不高,因此在工作创新性方面也不够下功夫,人力资源工作的宗旨在于激发人才的潜力和力量,我们应该加强激励制度,做好档案管理人员的培训工作,鼓励他们自学成才和参加各种继续教育活动,对自学成才者重新量才使用.根据工作任务科学、合理地制定目标及目标完成与否的奖惩制度,从而激励每一位档案工作者为完成这些目标去发挥聪明才智,使一切有利于档案事业发展的有生力量尽情地迸发出来.


4.结语

总之,做好档案管理工作,可以使档案在为国家建设创造社会效益的同时,促进档案事业的发展,因此必须全力做好档案管理工作,更好的国家社会进步,经济发展提供更有效的档案怎么写作.