财务管理应账簿走向管理流程

[摘 要 ]本文对项目管理常规财务业务中的典型事例进行剖析,拓展施工企业财务管理的理念,提出工程项目防范财务风险的措施.

[关 键 词 ]施工企业；财务管理；风险防范

[中图分类号]F275 [文献标识码]A [文章编号]1005-6432（2014）17-0105-02

1开创财务管理新思维,变“要我管”为“我要管”

财务管理要从会计账簿走向工地,从单一的工程会计核算中跳出来,财务人员要主动把财务管理引入工程项目的全过程控制,把管理对象机械的“被管理”变成主动地“去管理”,在工程逐个阶段、逐个环节加以控制.作为财务管理者,要敢于揽事上身,往往最麻烦、最让人纠结的环节,就是财务风险最大的环节,例如：

（1）对外协队伍工程款超付、农民工工资纠纷等,一般在事发之前都会有一定的过程,首先会在财务资料中有所反应,比如：××外协队伍财务账面反映迟迟未结算,而项目部以施工进度为由,总是以借款的形式支付资金.这种情况财务人员一定要主动地应对,结合工程付款环节、农民工工资支付环节,深入施工现场,加强与现场施工管理人员、工程部门及合同部门的沟通,认真分析各个环节提供的基础资料,做好业主计量与外协队结算对比,为项目管理者在第一时间提供可靠的决策依据,以防范财务风险的进一步扩大.

当然,为防范工程超结超付现象的发生,施工项目部就应以工程部门为主导,合同部门辅助设置本项目的《工程量计价清单》,对“三边”工程应随设计图纸的进度逐步完善《工程量计价清单》.量价完善的清单应及时归拢在财务部门,作为财务执行建造合同、成本核算的依据,更是作为审核对外协队结算、防范超结超付现象发生的重要依据.所以财务管理者只有变被动为主动,走进工地,深入现场,才能严格审查工程量清单内的超结超付或者是超量的结付,做好财务监督职能；也只有深入到施工现场,充分与现场管理与工程管理人员沟通,使之深刻解读财务管理理念,认识防范财务风险的重要性,才能从源头上杜绝工程超结超付现象的发生.

（2）合同评审,很多人都认为在走过场,甚至很多项目的合同评审资料是为应对后来的检查而补充的,在这种思想意识的指引下,很多合同评审工作都没有财务人员参加,仅是让财务人员简单地在资料上签字.其实合同评审在项目管理中起到举足轻重的作用.在工程上有很多看似效果相同,但是会带来很大财务风险的操作流程.比如,物资部门将应扣供应商质保金变成供应商提供银行保函的形式,虽然都为供应商提供了质量保证依据,但是对方提供银行保函就意味着我们要全额支付货款,挤占项目资金流量不说,还难以保证银行保函的真实性.在租赁外部设备时,很多经办人员就没有要求对方的概念,或者是站在本身职责的基础上,想压低租赁以讨领导欢心；在签订外包劳务协议时,为了压低外包单价,就在合同中明确规定,“本合同单价不含税”,对下结算也不扣税,看似合情合理,殊不知除了营业税等综合税率外,还涉及外协队自身应缴的企业所得税、个人所得税及印花税等,大部分分包方只是简短地跟施工单位合作,工完退场,最终地方税务局只会找到施工单位,给企业带来很大的税务风险.

因此,财务人员应主动地参与财务管理之外的项目管理工作,要站在财务风险的角度去分析、去认识各个管理环节,并提出合理的“会计化”建议,在项目最大化地防范财务风险.

2细致入微、从长考虑,是规范会计业务、防范财务风险的出发点

财务人员根据每天报销的原始凭证,按编号及时录入财务用友系统,形成会计记账凭证,然后由财务审核人员对凭证进行逐一复核,对有异议的单据,及时予以纠正.细致做好会计凭证的填制工作是每个财务人员都应具备的职业素质,但是,无论在处理多简单的一笔会计业务时,有没有人会先想想,这笔会计凭证反映的经济业务内容在迎接内审、外审时,是否有足够依据支持该笔业务的合理性与合法性?业务操作部门提供的原始凭证,内容是否与整体项目管理制度有相悖之处?在项目上处理第一笔凭证时,就应该站在项目运行过程中的各项审计及项目最终的完工审计的角度去考虑,细致入微地做好财务基础工作,是规范会计业务、防范财务风险的出发点.

3财务从严,监管得力,是规范业务操作及其财务关系的关键途径

施工行业是铁打的营盘流水的兵,虽然公司有统一的财务管理制度,在不同的项目执行落实上难免有所偏差,也不尽相同,人员的流动性也带来了制度依赖的流动.缺乏财务执行力度,监管不够的项目,业务流程不恰当及操作的不规范,导致在财务关系处理过程中形成固有的不良操作习惯.比如,物资机电部门在履行租赁合同时将项目内部控制结算的内部结算单,作为设备租赁费的支付依据,从来没有要求出租方提供的习惯,并且合同行文时规定得很模糊,这是在财务部门之外形成财务风险,如果财务制度执行不力,财务监管不到位,补税加罚款的税务风险最终会留在企业,在对设备出租方租金结清的状况下,形成另外一种意义上的“资金超付”.

规避和防范会计行为风险的有效途径,就是加大对会计行为的监管力度,让业务流程的每一个参与者对会计行为都有正确的解读,使每一个人都正确认识财务管理工作并不是每天都抱着计算器核算账簿的记账员.然而对于业务的会计管理一定要宽严相济,否则容易穷究细枝末节,给业务的造成很大的心理压力.

4充分认识内部控制成本与财务风险辩证关系

实施内部控制无疑需要成本,并且在一定程度上会影响到工作效率.过分强调控制成本,经常将效率作为弱化或逾越内部控制的理由,尤其是在抢抓工期阶段,各项制度措施更是抛诸脑后,于是,一些管理人员便常常以影响施工进度为由,反对内部控制措施的实施,由此产生的财务风险也急剧上升.

正常的施工环境下,农民工工资现场发放情况可能监控得比较到位,但是在内控制度得不到落实的情况下,外协队老板为了自己利益最大化,浑水摸鱼,导致农民工阻工、等不良行为,最终给企业带来不可估量的经济损失,更影响企业形象. 为了节约成本,降低对外出包单价,或者是项目部物资管控能力不足,允许或者默许外协队自购工程材料的情况比比皆是,可以说大部分情况下,施工队的材料用量是小于设计量,这种情况下,更需要有严格的内部控制制度,从现场施工到最后计量整个过程都必须监控到位,否则,施工队就有漏洞可钻,很容易在资金之外造成材料的超领,最终形成实质性的超付.即使材料少用,节约了项目部成本,但是带来另外一个不可弥补的风险,比如：不允许对外分包的情况下,应对外部审计时,是非常矛盾的.在账面直观反映整体项目材料使用小于设计量的情况下,是承认分包,还是承认偷工减料?任何一种审计结论对公司来说都是不可弥补的损失,反而会加大项目成本.

这类审计风险是基于内部控制缺失产生的,源头也形成在财务部门之外.因此财务管理的“手”要伸长,除列举对外协队伍物资管理之外,其他部门的相关业务也都要深入的理解,才能把财务风险管理理念灌输给内部控制机制中的各个管理部门,使之在施工过程之中就查缺补漏,完善内控的缺失.

5对项目管理“一支笔”要有正确的理解

有很多人对项目管理“一支笔”审批制度的理解有所偏差,认为只要项目经理签字,事情就敲定了.财务人员更不能认为,只要有项目部经理签字,款项就可以支付.“一支笔”审批制度有利于项目开源节流、厉行节约,达到统一领导、集中管理的目的,看起来似乎控制很严格,不容易出问题,但事实上这种“一支笔”控制反映了单位内部控制方式的落后,缺乏完善内控制度和流程保障.

事无巨细都由领导来审批,囿于时间和精力,如果缺乏相关支撑信息,分不清主次,无法对收支合理性进行判断,最后可能疲于应付,“一支笔”就会失去控制作用,审批就会演变成一种走过场,审批“一支笔”变成签字的“一支笔”而已,使内部控制流于形式.虽然有部分单位认识到这个问题,把内部控制按照重要性程度大小,适当分层授权,逐级会签,但是最终的“一支笔”审批结果的透明度不够,一些敏感性事项,尤其是财务管理方面,适当地放宽思路,广纳建言,推行“阳光作业”,更能凝聚人心,激发工作积极性,从而更为广泛地防范财务风险.对于外协队伍结算支付依据,应该是从现场管理人员到项目经理逐层会签,“一支笔”应该是会签单据上面最终的决断者.财务管理人员对每一个层次的审核过程要有深刻的理解,并且将这种管理理念付诸于每一个环节的管理者,把内控制度实施于执行,才能有效防范超结超付的资金风险.若对“一支笔”理解有所偏差,那么超结超付的风险在所难免.

6结论

为了防止一些重大风险给企业带来灾难性损失,甚至失去市场,减少企业生存发展的空间,所以牺牲一定工作效率,加大一定的成本是控制风险所必需的.财务管理必须要流程化,合同管理、施工现场管理、物资机电管理、安全质量管理、计划财务管理、后勤保障管理以及延伸的招投标管理、融资管理等各项业务都应在本职责任的基础上付诸财务管理理念,执行每一项业务管理的同时,附带的财务管理都要与之同行,财务管理制度执行要有力度,执行过程中要保持清醒的头脑,认真地分析内部控制制度执行与财务风险的矛盾性,合理权衡内部控制的成本和效率的关系,不过分强调成本因素而忽视内部控制制度的建设,不拘泥于站在财务内部角度分析问题,才能为项目管理提供合理化建议,从而达到规避财务风险的目的.