企业商业秘密档案的管理

摘 要：近些年,随着我国市场经济的快速发展, 企业商业秘密档案管理工作对于保障企业核心利益有重要意义.本文分析了企业商业秘密档案管理的意义,并针对如何进行有效管理进行了探索,希望能为企业商业秘密档案有效管理提供帮助.

关 键 词 ：企业, 商业秘密, 档案管理

企业作为市场经济的主体形式,是知识产权得以充分利用的大本营.而知识产权的主要体现形式是商业秘密.商业秘密是一种无形财产,是人们智力劳动成果的结晶,客观上具有商业经济价值,在企业的发展和市场竞争中有着重大意义.因此,在当今企业竞争极为激烈的市场经济环境下,如何对商业秘密档案加强管理力度,垄断和控制代表企业先进生产力的专业技术,提高企业的综合竞争力,已成为每个企业倍加关注的问题.

一、档案与商业秘密的关系

我国最高人民法院《关于适用〈中华人民共和国民事诉讼法〉若干问题的意见》中第一百五十四条明确指出：商业秘密主要是指技术秘密、商业情报及信息等,如生产工艺、配方、贸易联系、购销渠道等当事人不愿公开的商业秘密.国家工商行政管理局制定的《关于禁止侵犯商业秘密行为的若干规定》中,又将其范畴做了进一步规定,包括程序、设计、管理决策、产品配方、制作方法、制作工艺、产销策略、货源情报、客户名单、招投标中的标书内容及标底等等.因此,我们将商业秘密的门类总体分为下述几种：①产品技术信息,②配方,③工艺程序,④设备及工艺的技术改进,⑤研究开发项目,⑥客户情报,⑦公司内部文件.商业秘密作为一种范围非常广泛的“信息”,一般都是记录于档案中,这些载有商业秘密的档案都是企业档案的精华.我们需要准确识别和把握商业秘密的定义、机密性、实用价值性、保密要求等基本特征和具体体现,从馆（室）藏的各种门类各种载体的档案中,及时准确地界定出属于商业秘密的档案,在保管和利用上都重点加以控制,为商业秘密的保护增加一道防火墙,以确保商业秘密万无一失.

二、对商业秘密档案进行鉴定和分类

虽然近些年企业对于商业机密的认识有所提高,但是大部分企业针对商业秘密档案的管理尚未制定出具体可行的办法.导致企业的商业秘密保护工作一直处于被动状态,保密工作开展难度较大.因此,为了避免出现商业机密泄漏事件发生,企业首先要做好对公司档案资料的鉴定工作,合理运用商业秘密的新颖性、价值性、秘密性做出正确评价.笔者借鉴了西方发达国家中一些企业对于商业秘密分类的方法,总结出以下五大类：

（1）技术研发、生产工艺流程、重要项目的科研及生产作业档案.对公司的商业秘密采取必要的保护方案必须担负公司商业秘密责任.一般而言,公司主要把未申请专利的技术创新、发明、生产工艺改进、独家创作产品以及具有较高商业价值的商业资料作为企业的商业秘密,给予一定保护.除此之外,还有企业正处于运作阶段或研发阶段的生产、经营计划等也通常也被列为重点保护资料.

（2）技术研发情报档案.主要包括公司情报人员为了满足公司技术发展需要通过多渠道搜集或购写的对于提高生产技术、改善工艺等具有重要价值的技术资料,应将此类情报资料作为商业秘密档案,并进行重点保护.

（3）采购、销售、客户、政府征购以及公司经营发展计划等档案.对于公司各类经营档案中,有涉及到公司产品销售、经营发展计划、采购业务以及政府征购、客户资料等文件的,均应重点标注,对负责此类档案使用与保存的员工要加强保密性教育.

（4）涉及到公司财务、法律以及其他相关的档案资料.

（5）其它资料.公司商业秘密档案鉴定小组应负责定期检查公司资料保管登记簿以及各种活动项目记录.并对现有的在职人员个人履历情况进行查阅,便于了解员工文化、技术掌握情况,防止人才流失,也便于人才引进与调动.因此,此类档案资料也包含在商业秘密范畴之内.

三、商业秘密档案管理及其存在的主要问题

随着市场经济的快速发展及市场良性竞争环境的进一步完善,商业秘密作为企业综合竞争力的核心内容也越来越受到重视.企业要想在市场竞争中处于领先地位,就必须在有限的时间内取得与企业生产和发展有关的专业知识.就企业而言,在运营过程中都会存在知识的再利用现象,知识的再利用既包括过去积累知识的再利用,同时还包括以往某些实践经验的再利用.这就需要企业将这些知识总结分类后进行归档管理.商业秘密档案是企业的知识储备库,是记录企业发展过程的重要依据和凭证.对商业秘密档案的科学化管理能够实现知识的共享和传承,提高企业创造知识的积极性,降低知识的创造及再利用成本,缩短运作周期.所以,企业应有目的、有意识、科学系统地对商业秘密档案进行收集、归类、归档和管理,充分利用商业秘密档案的记忆功能,建立起开发利用及共享商业秘密档案信息的激励及保护机制.

四、进一步强化企业档案管理的具体措施

1.加强企业商业秘密档案管理必须首先做好依法治档与强化监督

一方面要依法治档,逐步完善各项手续,将商业企业档案管理工作早日提至法治日程.目前企业发展处于市场经济大环境中,同时也是一个法制环境,所有的商业企业都必须依法完成各项经营活动,这其中也包括档案法.另一方面,必须强化档案监督,各区域内的档案行政管理部门应负责对企业档案管理工作进行监督指导.一是地方各级档案行政管理部门作为国家机关部门也是档案执法的主体,具有对行政区域内各大小商业企业具体的档案管理工作依法行使监督与指导的法定义务,二是,针对区域内档案行政管理部门依法行使的档案监督与指导权利,各商业企业也具有接受并积极配合的法律义务.

2.加强企业商业秘密档案管理要重点抓档案管理的完整性与安全性

第一,在市场经济体制下,商业企业档案工作的建设,要适应商业企业的特点,在以经营管理档案为主的前提下,在内容与成分上加以丰富.第二,确保国有商业企业资产与产权变动处置档案的完整与安全.国有商业企业的改组、联合、兼并、租赁、承包经营、股份合作、出售是当前国有商业企业改革的几种主要形式,它们都涉及到商业企业档案处置问题.如果处置不当,就会造成国家所有的档案的流失,更难以言档案的齐全和完整.这就需要有关部门从维护国家安全和国家利益、保守商业机密、防止档案流失、保护企业经营管理连续性的角度出发,落实《国有企业资产与产权变动档案处置暂行办法》,确保商业企业档案的齐全、完整和安全.