标准化管理视角下的文件管理

标准化管理创新是企业管理创新的一个重要组成内容.本文主要从工业企业通过构建科学的文件化管理体系,形成以企业标准体系为基础,导入PDCA的文件管理模式,对各类体系文件进行系统整合,建立“企业一体化文件分类体系”进行探讨,为企业创建一个系统、科学、高效化的文件管理平台,并在提升企业的文件管理水平方面提供借鉴.

创新是每个企业生存与发展的不竭源泉和动力.企业的创新应从企业增强市场竞争力的需求出发,构建和运用新的管理方法、新的管理手段和新的管理模式或要素组合引入企业管理系统以更有效地实现组织目标,促进企业的发展,这就是管理创新.在企业发展壮大的过程,随着业务的增长和管理水平的不断上升,会产生大量的技术标准、管理标准和工作标准等文件,企业就可以在构建标准化管理体系的基础上,对这些文件进行科学的管理,同时注入新的管理创新理念来提升管理效率.例如：企业可以对各类体系文件进行系统的整合,然后导入PDCA这样一种科学的文件管理模式,形成独具特色的一体化文件分类体系,从而提高文件管理的有效性和效率,有效地推进企业的文件管理创新上水平.

一、企业标准化管理活动的开展

第一,标准化.企业标准化就是为在生产、经营、管理范围内获得最佳秩序,对实际的或潜在问题制定共同的重复使用的规则的活动.工业企业在建立与健全标准化工作机制的同时,应紧密结合生产和实际工作,以高标准、严要求、重落实的工作标准来确保企业标准化工作的质量和水平,并且不断地完善标准体系.同时依托管理创新,把企业先进的管理标准和技术标准与国家或行业标准相结合,瞄准国际先进水平,不断地完善与创新标准的内容,真正做到以文件管理创新为手段为企业管理怎么写作的理念贯穿到各项工作的始终.

第二,企业标准体系建立的重要性.现代企业科学管理的基本功能之一就是管理体系标准化.但是,很多企业在文件化的过程中由于没有建立标准体系,且缺乏对文件的有效控制,影响了企业的管理效率.有的企业只重视产品标准的制定和贯彻,忽视与产品标准相配套的其他技术标准、管理标准和工作标准；有些企业标准化竞争的意识不强,没有把标准化作为适应经济发展的战略途径；有的企业在制定标准的时候并没有把产品的质量、安全、生产率、节能降耗、成本控制等确定过程的关键绩效指标的内容进行标准化；有的企业管理机制落后,企业标准化科研成果少或缺乏将自主知识产权固化在标准中加以保护,标准体系不完善；有的企业管理层对文件管理的重要性认识不足,虽然付出很多时间和精力组织分类,结果却也不尽人意等等.这些都是工业企业标准化管理暴露出的差距和不足.因此,对企业而言,建立健全的管理标准体系,只有夯实“企业标准体系”这块地基,才能有效地促进企业形成一套系统、协调、完善的管理体系和运行机制.

做好企业标准化工作,对开发新产品、改善经营管理、调整产品结构等方面能够发挥重要作用,特别使得产品生产加工步入标准化管理轨道,加强企业标准化管理,也是促进公司提升产品质量和档次,提高市场竞争力的有力手段.第一,企业为实现战略目标,将其生产怎么写作、经营、管理全过程需要实施的标准,运用系统管理的原理和方法将相互关联、相互作用的标准化要素加以识别、制定标准、建立标准体系后进行系统管理,有利于发挥标准化的系统效应,有助于企业提高管理效率和有效性.第二,企业对体系文件进行系统整合管理,使文件管理变得井然有序,为建立完善的管理体系和运行机制也奠定了良好的基础.第三,通过标准体系的建立、实施与改进,企业能够提升各项管理工作的协同水平,为建立起良好的企业秩序,同时也为企业追求“卓越绩效”打下坚实的基础.

二、标准体系表——板块模式

第一,企业标准体系表模式.企业标准体系表主要适用于公司建立、健全、完善标准体系,为企业和员工了解企业标准化的整体蓝图提供了依据.作为促进企业标准的组成实现科学、合理、有序的重要手段,也是促进企业产品开发创新、加快技术改造和提高经济效益以及实现企业科学管理的标准化指导文件.主要有以下三种模式：

简易模式：主要按技术标准体系、管理标准体系和工作标准体系直接展开,这种模式主要适用于标准数量较少,标准的层次结构关系较为简单的中小型企业.

集成模式：主要分为三层,第一层是基础标准,第二层为企业技术标准体系和管理标准体系,第三层是企业工作标准体系.此模式适用于大多数工业企业,对于怎么写作性企业、其他非盈利的组织机构,特别是跨国、跨省公司,采用此模式进行管理更加适合.

板块模式：主要采用功能归口型结构和层次结构相结合的表达形式,由企业基础管理板块、资源管理板块、产品实现或怎么写作提供板块、检查改进板块组成,形成四大类功能分别归口的结构.此模式特别适用于实施过“质量管理体系”的企业或组织,涵盖了基础的技术、管理和工作标准.

第二,选择板块模式.

首先,板块模式选择的依据.

根据企业的方针目标,建立以企业基础管理板块、资源管理板块、产品实现或怎么写作提供板块、检查改进板块形成的板块模式体系,以技术标准体系为主体,管理标准和工作标准体系相配套,包括企业标准化工作管理要求在内的企业标准体系.

运用最新科技、生产操作和管理经验,不断优化标准体系结构,使各管理模块的标准体系始终处于相互关联、相互协调功能的最佳状态.

评价和确认是推动体系运行和保持体系有效性的动力所在,在各管理模块建立的基础上,持续改进标准体系的有效性.

其次,板块模式选择的优势.

选择板块模式的标准体系表应与工业企业的实际生产经营管理相契合.企业在体系建设的过程中,通过梳理企业有关的生产经营管理过程和整体业务流程的关键点,确定以功能归口型结构和层次结构相结合的板块模式的运用.通过分析了解到：板块模式的选择更适合现代工业企业体制比较健全、流程管理较为顺畅、标准较为清晰和完善的企业. 在此基础上,再导入PDCA的科学管理模式进行优化,建立起一体化的文件分类管理模式,能够使工业企业的文件管理最终实现系统整合、检索快捷高效,并达到知识共享的目的.

第三,PDCA文件管理模式的构建及运用.

首先,PDCA管理模式的导入.

科学的管理首先体现于科学的方法.PDCA循环方法是美国质量管理专家戴明博士最先提出.工业企业进行全面质量管理的程序基本是按PDCA的模式推进.PDCA循环的四个阶段,体现着科学认识论的一种管理手段和一套科学的工作程序.PDCA管理模式的导入,具体可以运用在企业标准体系建立后,结合工业企业自身的生产实际和管理侧重点,然后运用PDCA的管理模式对文件进行重新整合.具体内容如下：

企业综合管理（P）：包含整体策划管理标准、党政行政管理标准和企业工作标准；

资源管理（D）：包含人力资源、基础设施、信息资源、工作环境、供方及合作关系、自然资源和财务资源的技术标准和管理标准；

产品实现及怎么写作提供（D）：包含产品标准、过程策划、采购管理、生产工艺、质量保证方面的技术标准和管理标准；

测量分析与改进（C、A）：包含过程检测、数据分析、改进管理方面的技术标准和管理标准.

其次,PDCA文件管理模式的优势.

企业标准化的持续改进,是企业整体业绩的一个重要组成部分,也是提高企业标准化水平的同时,不断适应生产、经营、管理等要求能力的周而复始、循环上升的过程.为此,在标准化过程中结合PDCA的管理模式对文件进行管理,也是企业标准体系运行和改进的重要方法.企业建立起以标准体系为基础,导入PDCA的文件管理模式,对各类体系文件进行系统整合并优化,形成企业的一体化文件分类体系的优点在于：

运用PDCA的文件管理模式,能使业务与文件的契合水平不断地得到提升.一方面,通过分析企业综合管理、资源管理、产品实现及怎么写作提供、测量分析与改进这四大模块的文件,对照部门和个人业务的内容,员工可以衡量自己的业务水平与文件的要求是否一致,并在PDCA思路的指导下,更好地改进业务水平并提高文件的执行力.另一方面,管理人员能够系统地了解公司整体运作模式,清晰整个业务流程,有助于从整体上把握公司的流程管理,促进公司的整体业务流程的不断优化.

有效地促进企业标准体系和标准化运作过程的优化.按照PDCA的管理思路,企业明确了体系建设的重点,在指导编制有关的标准的组织实施过程和对标准的实施进行有效地监督与改进,通过有目的、有计划地对企业标准体系进行规划、测量、评价、分析和改进,能大大地提升工业企业的标准体系管理水平.

展现出企业文件管理的全局性和系统性,促进实现企业文件管理的系统整合,检索快捷、高效化和知识共享的目标.通过理论和实践的结合,真正地使企业文件管理体系实现系统化、层次化、合理化、高效化,明确了企业标准化工作的努力方向,有利于我们工业企业结合实际生产管理走出一条独具特色的文件管理新路子.

结束语：企业管理的系统化、高效化是企业稳定与发展的重要力量.工业企业在标准体系的建设中,应系统地识别并梳理企业综合管理过程、主要业务过程以及支持过程,并实施监测与改进.在此基础上,结合运用PDCA科学的管理方法对各类体系文件进行系统整合,重点结合企业的生产经营实际,建立起一个高效的、一体化的文件管理平台.这不仅能够促进公司的整体业务流程的优化,提升企业文件管理的档次,也促使文件管理这一软实力转变成有力的竞争力来支撑和提升企业管理创新更上水平.

（作者单位：厦门烟草工业有限责任公司）