强化监督管理

点赞:4392 浏览:17578 近期更新时间:2024-02-10 作者:网友分享原创网站原创

开展国家综合档案馆年度评估工作的缘起

1989年,广东省在档案馆管理中引入了“目标管理”手段.省档案局在全省范围内开展了旨在加强综合档案馆行政管理、基础业务、开发利用及馆库设施建设等工作的档案馆达标升级活动,至2004年年初,除个别馆外,全省140多个国家综合档案馆均已达到省二级以上标准.为巩固目标管理成果,防止滑坡,省档案局还进一步规定,已达标的综合档案馆实行定期复查制度,复查周期为五年,后改为三年.

进入新世纪以来,广东省确立并实施了建设“文化大省”战略,这对档案馆的发展提出了更高要求.于是,新形势下如何有效开展综合档案馆建设,成为各级档案行政管理部门面临的又一新的重要课题.多年的目标管理实践,为档案馆建设积累了许多有益经验,发挥了十分重要的作用.然而,长期主要依赖某一种管理措施,既显得单一,又逐渐暴露出一些漏洞和不足,比如五年、三年复查周期过长,导致省档案局监管难以落实,相继出现部分档案馆工作停滞或严重滑坡的情况,甚至发生数起因问题突出而被摘牌的事件;又如新的年度任务不断布置下去,原有的管理手段却难以有效承担考核、监管之职,省档案局既想强化对市县馆的监管,又苦于人手不足而暂时难有作为.

于是,“创新管理机制、提升工作水平”日益成为全省档案馆事业发展的迫切需要.为此,一方面,省档案局及时修订并出台了《广东省市(地)、县级国家档案馆目标管理考核标准》,继续做好新形势下的目标管理工作;另一方面,在目标管理之外,省档案局又积极尝试开展综合档案馆年度评估,希望借此推动各馆不断进行业务创新,力争工作再上新台阶.

开展国家综合档案馆年度评估工作的基本情况

2004年10月15日,档案局正式下发《关于全省国家综合档案馆实行年度评估的意见》(下文简称《意见》),决定在全省范围开展综合档案馆年度评估工作.迄今为止,已经正式开展了两次国家综合档案馆年度评估,有力、有效地推动了全省国家综合档案馆建设.

随后,年度评估正式列入各馆工作的议事日程,大致可分为三个阶段(下面主要以2004年年度评估为例进行说明):

前期准备阶段

1.填报《档案馆年度情况登记表》.《意见》下发以后,各地档案馆认真组织学习,积极按照文件要求进行评估准备.2005年1月,省档案局陆续收齐了各馆填报的《档案馆年度情况登记表》,并将有关数据录入电脑进行汇总统计,为专家评估积累原始信息.

2.组织专家小组.年度评估实行专家负责制.省档案局从各级档案局(馆)和省直单位中具备副高以上专业技术职称的人员里,精选出22位专家,组成“第一届广东省国家综合档案馆年度评估专家委员会”,负责具体的评估事宜.

3.针对主要问题,提出评估量化标准.针对近年来存在的主要问题,并结合以往的复查重点,省档案局提出了量化的评估指标,主要包括:年度业务经费是否达到2元/卷:正职是否长期不到位:年均接收档案数量或馆藏档案总量是否达到省档案局的要求:馆库总面积是否严重不足:设施设备配备能否保证档案的安全保管;馆藏档案是否按时开放等六个方面.


正式评估阶段

2005年5月24日,省档案局组织部分专家对2004年的全省综合档案馆工作进行了为期一天的集中现场评估.具体程序如下:

1.选取专家.从第一届年度评估专家委员会中,以摇珠方式抽取11位专家参加评估.

2.分组评估.将参加评估的139个馆及专家们分作四组,进行评估,并形成组内评估意见.

3.确定结果.四组评估意见汇总后.依次确定评估结果,并交由专家表决.最终评估结果为:参加评估的139个馆中,96个为合格等次,26个为基本合格等次,17个为不合格等次.

4.制发评估文件,通报全省.将评估结果通报各级档案馆,同时抄送同级人民政府.对基本合格和不合格的档案馆提出整改意见和限期整改时间.

后期督办阶段

评估结果通报后,省档案局又对基本合格和不合格档案馆的整改工作进行现场督办.各级政府高度重视,从现场督办情况来看,各县(市、区)分管领导都到会认真听取整改意见,并督促有关档案馆尽快制定整改方案,切实解决实际困难,收到了显著效果,有力地促进了当地档案馆工作的发展.

开展国家综合档案馆

工作年度评估的意义

一、创新了行政管理手段.拓宽了档案馆管理思路

通过多年的升级达标,全省的档案馆工作基本实现了规范化.档案馆年度评估工作,则是对档案行政管理手段的一次重要创新,为进一步加强档案馆建设提供了新思路.

这一创新举措,以年度时段为对象进行评估,并将全省所有综合档案馆纳入评估范围,大大突破了过去复查制度下三年才现场检查一次的惯例;借助专家力量进行集中评估,并确认结果,有效地保证了评估工作的客观、公正和水平;依据自评报告、《档案馆年度情况登记表》和量化的评估标准进行评估,是省级档案行政管理部门开展非现场监管的有益尝试:统一发布评估结果综合通报,方便了各馆了解和比较全省的情况,分别制发评估结果通知书,并抄送各地人民政府,又引起了当地政府对档案馆工作的关注和重视;开展年度评估后期督办,则为进一步落实专家整改意见提供了有效途径.

二、强化了行政监管力度,推动档案馆工作不断进步

近年来,省档案局将强化对市、县馆工作的监管摆在了重要位置.然而,2002年4月发生在丰顺县档案馆的一起现场摘牌事件.促使省档案局开始认真反思“三年一复查”的做法,努力寻求强化监管的新途径.之后,相继又有两个县、市馆被摘牌,监管乏力的问题日益突出.

于是,综合档案馆年度评估应时而生,以年度为单位,结合目标管理考核标准及当年省档案局提出的新工作任务和要求,对所有市、县馆的工作进行评估.每年,省档案局将对档案馆工作的基本要求细化为《档案馆年度情况登记表》中的具体项目,包括年度经费、正职配备、馆库面积、设施设备、档案接收、开放、宣传、展览等基本情况及现行文件利用、爱国主义教育基地建设、公众网站建设等社会怎么写作功能的拓展情况.通过填报和评估相关内容,引导各级档案馆的工作进入制度化、规范化的发展轨道.因此,这一强化行政监管力度的举措,既保证了省档案局每年提出的新任务、新要求,得到及时有效的贯彻、落实,又督促了各级档案馆认真按照计划,切实履行法定职责,从而推动档案馆工作不断取得进步.

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三、完善了档案馆管理体制,提 高了行政管理水平

实现了档案馆管理体制的“四个结合”:第一,目标管理和年度评估的有机结合.前者通过及时修订考核标准.激励各馆不断向着更高水平努力;后者则将档案馆的前进过程落实到具体的年度任务当中,督促各馆认真、扎实地完成年度工作.第二,现场监管和非现场监管的有机结合.目标管理的诸种手段,基本都是现场面对面的指导.“监管对象面广、量大”与“监管人员有限”之间的矛盾十分突出,“五年或三年一查”的做法也是实出无奈.年度评估则将现场抽查督办与专家非现场评估合为一体,提高了监管效率、效果和水平.第三,微观管理与宏观管理的有机结合.开展年度评估,既可以详细了解每一个馆的具体进展,又可以宏观掌握全省综合档案馆的总体情况,从而进一步加强了档案馆事业的宏观管理.第四,行业主管和专家评估的有机结合.省档案局负责具体的评估组织工作,实质性评估由专家负责,评估结果由专家确认.专家来源也不仅仅限于省档案局(馆)内部,还有各市档案局(馆)及省直单位,三者结合,有效地保证了年度评估的水平和效果.

四、引起了当地政府对档案馆工作的重视和支持,不同程度地改善了档案馆的现状

由省级档案行政管理部门以年度评估的形式直接监管县(区)级综合档案馆,使得档案馆工作受到前所未有的关注和重视.特别是省档案局将评估结果综合通报和通知书抄送各级政府的做法,引起了当地政府的高度重视.正是利用这一策略,省档案局将近年来综合档案馆建设中存在的突出问题,比如业务经费缺乏、馆库面积狭小、老化严重和设施设备不足等量化到具体的评估标准中,从而为落后档案馆争取地方政府的支持提供了有效途径.从后期督办情况来看,基本合格和不合格档案馆都在积极争取当地政府支持,认真落实整改,取得了很好的效果.在2004年年度评估中,揭阳市所辖6馆仅普宁1馆合格,市馆基本合格,其他4馆全为不合格.这一结果引起当地政府的高度重视,分管副市长亲自过问,抓紧落实整改措施,帮助解决实际困难.在当地政府的大力支持下,揭阳市馆、揭西县馆现已着手建设新馆,榕城区馆、揭东县馆、惠来县馆也增配了档案用房,添置了档案保管保护设备.阳西县馆因馆库问题严重被评为不合格等次,县政府对此非常重视,下定决心建设新馆,分管副县长亲自带队参加前期调研,为新馆建设打下了良好基础.