高校档案管理信息化建设

【摘 要 】档案管理是高校中一项重要的工作任务,它涉及到的信息量特别大,对学生的终身都会造成影响.对于高校来说,纸质档案已不能满足工作开展的需要,必须加快进行档案管理信息化建设,革新档案管理技术.本文将从高校档案管理信息化的定义、档案管理信息化过程中存在的问题、加强高校档案管理信息化建设的策略等方面来具体阐述.

【关 键 词 】高校,档案管理,信息化

随着信息化时代的到来,各行各业都开始建设信息化的管理平台,更加科学、快捷地处理问题.长期以来,纸质档案成为高校档案管理中的主力军,但纸质档案具有繁琐、不易保存等缺点,在很大程度上给档案管理工作增加难度.因此,高校应该立足于高度的怎么写作精神,找出档案管理中存在的问题,完善档案管理的信息化系统,更好地促进档案管理工作.

一、高校档案管理信息化的概念

高校档案管理信息化是指在学校档案行政管理部门的统一规划和组织下,在档案管理活动中全面应用现代信息技术,对档案信息资源进行处置、管理和为师生提供怎么写作,加速实现档案管理现代化的进程.换句话来说,档案管理信息化就是要将档案信息用数据库的形式进行保存,逐步取代纸质档案在高校档案管理中的地位,实现学校相关档案的数字化.

二、高校档案管理信息化建设中的问题

（一）缺乏专业的管理人员.档案管理信息化过程中,需要管理人员具备专业素养,包括专业的档案管理知识和计算机技术.档案有着其自身的意义,对师生而言,档案会伴随终身,成为用人单位对个人的评价标准.对学校而言,档案能记录学校的发展历程,并影响学校的决策.但是目前的高校档案管理中,管理人员大多不是专业人员,往往是辅导员充当管理者的角色.这类管理人员一方面没有相关的专业知识,不清楚档案管理的标准.另一方面因事务繁多没有充足的精力,不能在档案管理过程中做到科学、细致.

（二）建设资金缺乏.实现高校档案管理信息化是不可阻挡趋势,它有环保性、持久性、安全性等优点,因此越来越多的学校将其提上日程.但事物都有两面性,和纸质档案相比,档案信息化面对的一个首要问题就是资金缺乏.实现信息化必须有配套设备跟进,包括计算机、路由器、扫描仪等,另外还有网络的付费、信息安全防护软件的购写等,而且这些信息设备更新换代的速度和损耗速度都很快,这大大增加了经费的投入.

（三）档案信息化的过程繁琐.目前来说,促进档案信息化就是将纸质材料进行扫描,再利用数据库进行存储.首先,材料的种类繁多,文字、图片、视频等都是需要进行数字化处理的,不同的材料处理方式有所区别.其次,要对数据库进行分类、整理,便于提取时快速检索,减少不同信息之间的干扰性,这是一项非常复杂的工作.另外,在数据库建设过程中要防止数据的丢失等情况发生.

（四）档案信息的安全性不高.将纸质档案转换为数字化档案也要承担一定的风险,目前,计算机网络的安全性仍有待加强,、病毒的危害依然存在.在管理人员计算机水平不高的情况下,无法有效应对来自这些方面的危险.此外,还要避免因操作失误带来的损失,包括对信息进行修改和删除等.这些都是我们在档案信息化的过程中需要面对和解决的问题.

三、加快高校档案管理信息化建设的策略

高校档案管理信息化建设是一项复杂的工程,需要从不同角度来找出建设过程中需要重点解决的问题,进行各个击破.

（一）增强档案管理信息化的意识.高校的档案管理信息化工作能否顺利进行,首要工作是加强学校档案管理信息化的意识.作为学校领导,应该立足于长远角度,正确看待档案信息化问题,做出正确的决策.作为档案管理人员,应该将档案信息化工作视为学校的大事来执行.作为师生,应该积极准备相关材料,为档案信息化建设提供物质基础.

（二）加强基础设施的建设.加强档案管理信息化建设的基础设施是先行条件,主要包括以下几个方面：其一,合理购入先进的信息化设备,包括计算机、扫描仪等.其二,加快建设学校局域网,使档案网络和办公网络相连接,实现档案的远程办公与共享.其三,要将纸质档案细致整理,为档案信息化提供依据.

（三）加强档案管理的应用系统建设.高校档案包括机密档案和普通档案,这两者的用途是有差别的.对于机密档案,应该加大对其保密工作,设置安全密钥.而对于学校发展状况、学生个人相关信息等普通档案,应该通过实际应用体现其价值.可以把档案数据库接入校园局域网中,让用户能够便捷地检索所需档案.

（四）加强对档案管理工作的组织领导.档案管理作为学校工作的一个方面,应该接受行政部门的领导.首先,应对档案管理部门的工作进行总体部署,包括档案管理人员的确定、档案数据录入的标准等.其次,要加大对档案管理部门的资金投入,保障基础设施的完善.另外,要监督档案管理部门在档案安全性方面的工作,保证档案的可靠性.

（五）加强档案管理队伍建设.一支专业的档案管理队伍能促进工作的有序开展.在加强档案管理队伍的建设过程中,要注意以下几方面：第一,建立专门的档案管理部门,并给予足够的自主权.第二,聘用在档案管理和计算机使用方面专业水平过硬的人员,减少工作难度.第三,定期对档案管理人员进行专业培训,提升其业务能力.

结束语：高校档案管理是一项重要的工作,纸质档案不环保、占用空间大等缺点使档案管理信息化成为必然.档案管理信息化在我国高校里处于起步阶段,各方面的问题还很突出,需要我们在认真分析的基础上来解决.在这个过程中,加强管理队伍的建设、提高档案的安全性、熟练运用各种先进的信息换技术等都是解决问题的途径.只有脚踏实地,把这些问题从根本上解决了,才能促进我国高校档案管理信息化向更好的方向发展.当然,在追求信息化的同时,要做好应对各项困难的准备,一步一步追赶先进水平.