高校文档一体化管理

摘　要:本文从文件档案管理的现状出发,重点论述了建立在信息数据共享和业务流程规范之上、的文档一体化管理是高校发展的内在需要,并提出面向业务的信息系统设计方案是实现文档一体化有效手段.另外,针对面向业务流程的考核信息系统,阐述了文档一体化管理系统的特点以及在信息建设中注意的问题.

关 键 词 :文档一体化,面向业务,考核系统

[中图分类号]:G271　[文献标识码]:A[文章编号]:1002-2139(2010)一15-0208-02

文档一体化管理方案,是公认地能够提高档案综合管理水平的有效途径.目前,高校文档一体化管理仍停留在理论层面,成功的实践案例很少.个别宣称实现文档一体化管理的信息系统,难以脱离传统的操作习惯和静态数据库的设计思路,没有相关共享协作方面的设计,仅仅是信息维护工作量的转移,而难以实现无纸化运行.这非但不能降低相关部门的工作强度,反而大幅度地增加了自身信息审核的工作量.这不得不说是对文档一体化理论的误解.

尽管文件是档案的源头,档案是文件的归宿,但是文件不会平白无故产生,而是各种业务流程的结果.所以实现文档一体化管理仅仅盯住文件和档案两点是不够的,而应该着眼整个业务流程,充分注意到文件和档案都是业务流程的产物,从业务流程信息化的角度出发解决档案问题.文档一体化系统,应该建立在数据共享基础之上,按照业务流程规范各环节共同搜集、维护数据,同时满足相关部门自身数据需求,进而在相互协作中提高工作效率.文档一体化是对业务工作和档案管理工作的改造和整合,要求业务工作的无纸化运行,需要高校管理方式的调整和相关法律规定的完善.

一、文档一体化管理是高校发展内在需要

文档一体化思想旨在整合文书管理和档案管理,实现从文件产生、文件到档案归档的全过程管理,保证文件内容的完整性和纸质档案与电子档案的一致性,最终达到从文书到档案的自然流转.随着高校规模的迅猛发展,相关业务量猛增,大量的档案材料需要归档,这对档案材料的产生、搜集和管理各个环节提出很多新的挑战.在高校编制控制严格和管理岗位紧张的前提下,高校急需按照文档一体化建立业务管理平台,提高管理水平和工作效率.

首先,有助于实现高校具体业务工作和档案管理工作的衔接,提高工作效率.在实际的工作中,文件还是按照传统的纸张流转模式,层层上报,经获准批复归档.从文档到档案过程环节众多,每一个环节都面临着材料收集、审核和分类,并且越是接近档案环节,收集、审核和分类的工作量越大.身处幕后的档案管理部门常常难堪重负,档案管理管理工作成了高度重复的体力劳动,不可避免地导致档案管理效率低下.以上海某高校的教职工考核工作为例,档案部门单单考核材料的收集归档就需要3--4个月.所以从减轻业务工作角度,要考虑档案材料的集中归档问题.

其次,有助于实现高校管理工作的规范化和档案收集的完整性.国家对高校档案的收集、保管和使用有非常明确而严格的规定,不仅要求细节规范而且要材料完整.但是由于归档规则有档案管理部门掌握,文件产生部门并不熟悉档案管理原则,档案管理部门只能根据已出现的错误进行宣传,难以实现档案工作的规范化和完整性.档案收集的规范性反映高校管理工作的规范程度,当前高校存在的各种系统信息不一致无法实现共享的问题,根本上还是因信息档案管理不足所致.所以需要按照文档一体化的思路从文件产生的源头即考虑档案管理的规范,实现档案收集的完整性.

再次,有助于高校档案资源的开发利用.档案资源是高校的宝贵财富,需要有效的利用方式.当前,档案利用的低效率是档案管理工作不可否认的现实,根本原因在于档案材料公开度差,共享度低.文档一体化可以有效保存电子档案,为查阅档案资源提供一种有效途径,增强档案资源的利用效率.

二、面向业务的信息系统设计方案是实现文档一体化有效手段

面向业务的信息系统设计与文档一体化理念不谋而合.

首先,面向业务的信息系统基于实际的业务流程,不但能够横向的记录所需字段,还要纵向模拟高校的业务流程,根据具体业务流程分配不同用户操作权限,形成规范的权限管理平台,实现资源共享,个人和部门业务进展都可以实时监控,可以实现业务流程过程控制和无纸化流转.而传统的信息管理系统则是静态的,强调对业务结果记录,而大量的业务工作还需要纸张运转.

另外,传统的信息管理系统难以实现部门间的协作,造成数据的时效性差、利用率低.面向业务的设计思想则完全不同,从个人出发,规范各部门的操作权限,最终形成了覆盖全校的考核系统平台,不仅注重记录结果,更强调每个环节部门和个人的参与以及对过程的监控,为文档一体化的实现提供可能.

按照流程化的思路,各种管理系统,如人事管理系统、组织管理系统、教务管理系统等,互相整合,并且与档案管理系统形成对接,最终形成覆盖全校的业务工作管理系统,这样不仅能规范档案管理工作,还有效规范了业务管理工作(如图1所示).上海某高校考核系统,是面向考核业务工作的信息管理系统,是对文档一体化理念实践.

三、人力资源考核系统就是对文档一体化理念的实践

上海大学人力资源考核系统是面向考核业务工作的信息系统,按照文档一体化理念设计建设,不但实现了对考核工作的过程控制,同时提高了工作效率.考核系统不单考虑某个业务部门工作增减,更加注重教职工、学院和机关部门的协调配合,以学校现行的校院二级管理模式为基础,根据业务工作的分工,做到了信息资源的整合和共享,实现了学校宏观管理和信息资源标准的统一.

1.坚持共赢的原则,优化业务流程.

按照“适应校院二级管理体制,转变管理方式,提高工作效率”的总体思路,结合学校实际设计考核流程,旨在保证充分发挥学校对考核工作指导作用,调动学院(部门)参加学校考核工作的积极性,实现从过程管理过渡到目标管理,提高管理水平.建立统一的信息共享平台,提高工作效率,支撑学校科学决策.

人力资源考核系统是对现有业务流程的优化.首先,是落实学校的调控功能和考核目标,明确了考核人员范围,有效控制优秀率,考核工作日程更具控制性.其次,根据校院二级管理模式的要求,进一步明确了学院部门的考核主体地位,同时规范部门管理权限.更为重要的是,将一些业务数据的收集放在平时,减少教职工考核集中录入工作,保证教职工对自身考核的知情权,进而降低了考核工作的执行难度.

2.人力资源考核系统的流程设计

人力资源考核系统的流程设计框架如图2所示.首先个人填写表格,部门给出考核结果,然后由教职工个人确认考核结果,最后由档案管理部门统一打印归档考核材料.另外,接个的考核工作实现无纸化网上流转.

3.减小学院、个人的工作量

个人,特别是教师,可以方便查看、打印自己的平时录入 的业务信息,不需要集中填写考核大表.考核系统仅提供了一张简单的考核表,减轻了个人的填表工作.而对于部门,特别是机构人员庞大的学院,考核结果填写可下放到系(所、中心)一级,学院(部门)仅保留审核功能,可以减少――甚至避免――学院(部门)考核表下放、收集、校对的工作流程.同时,业务信息平台的及时更新,也方便了学院(部门)在内部考核时计算“工分”.由于填写考核表录入量减少,学校绩效考核工作操作难度降低.

4.实现文件和档案的转化

首先,考核表的归档规格容易执行.档案收集部门可以根据需求自己设定打印形式.这样,打印格式问题就变成了档案管理部门内部的业务要求,省掉了难以控制的个人打印环节.其次,考核表提交、收集工作量将大为减少.个人、部门和人事处档案科因考核表提交、审核、收集、分类、裁剪等事项带来的工作得以避免.考核表的催缴,以及考核表的分类检查都可省掉,长期困扰档案科的考核表收集问题,有望彻底解决.

四、文档一体化信息系统设计需注意的问题

1.流程化原则

文档一体化强调的是从文件到档案的顺利转化,所以为了生成的文件符合归档要求,要充分重视文件的产生过程,要尽最大努力实现业务流程的无纸化.同时,要充分注重每个环节,特别是教职工和学院,业务工作量减少.

2.合法性原则

在文档一体化的实践过程中,电子档案法律地位问题是无法绕过的.作为新生事物,电子档案的产生、收集和管理必须充分利用现行法律,否则一切将失去意义.当前,尽管国家有关部门已经颁布出台相关法律和规定,如《中华人民共和国电子签名法》、《电子公文归档管理暂行办法》,为电子档案和电子签名提供了一些法律保障,但是电子档案适用范围依旧有很多局限.所以目前在法律框架内设计业务系统,尤为重要.

3.稳妥性原则

信息系统需要在操作习惯和设计规范之间作好平衡,充分估计习惯的巨大影响,为各种可能的特殊情况留下操作空间.系统开发过程中,过分注意习惯会使系统开发失去意义:过于强调规范会使系统太过理想而丧失可行性.要汲取以往系统开发的教训,避免成为永久的测试版.加强对操作人员的培训,做好新系统的解释说明工作,要努力争取广大教职工的理解.

4.系统性原则

文档一体化管理依靠过程控制实现目标管理.因为档案是由文件转化而来,所以实现文档一体化管理,就是要彻底改变只在最终阶段控制纸张的归档格式,而是要在文件产生时就按照档案规则管理,要监控考核系统文件的产生、流转和成为档案的全过程,即文件的整个生命周期.这些都远远超出了传统的档案管理模式,体现了超前控制的思想,同时还要为操作人员提供便利,是系统工程.因此,面向业务流程的系统设计方案应该具有整体思维,将档案管理工作与具体业务工作有机结合起来.

总之,文档一体化管理的全部意义,都在于实现了从文件到档案的全程控制,提高工作效率,同时保证档案信息收集完整、系统、准确,提高档案资源利用效率.因为文档一体化需要结合高校管理实际,是先进管理思想与信息技术的有效结合,体现科学管理理念和信息共享水平,以及互联网、网络门户、协作平台以及数据挖掘、决策分析等技术的结合程度.考核信息系统是对文档一体化理念的探索实践,它一定程度反映了高校信息管理的水平.