供应商管理

[关 键 词 ]供应商；集中采购；考核评价

供应商对企业的作用越来越大,与高品质供应商的紧密合作对企业至关重要.因此,对供应商的管理就十分重要,如何提高供应商的管理,对企业控制采购成本起着至关重要的作用.通过对供应商细分,企业可对细分供应商的不同情况实行不同的供应商关系策略,进而优化供应商的选择.

一、供应商管理现状

为规范物资供应商（以下简称供应商）管理工作,优化采购资源、规避采购风险、保证采购质量、控制采购成本,集团公司确定了“集中采购、分散操作”的精神,于2009年制定了《中国石油天然气集团有限公司供应商管理办法》,此办法将供应商划分为一级供应商和二级供应商.把通用性强、标准化程度高、大宗物资及大型成套设备作为一级物资由集团公司管理.一级供应商由集团公司按带量招标,定商定价、定商等采购方式来选择管理.二级供应商由各地区公司选择管理.通过集中信息、控制信息、共享信息、使用信息,有效的发挥规模优势,最终实现集团化运营成本的降低.

中油乌石化分公司参照中国石油《供应商管理办法》制定了乌石化《供应商管理办法》,该办法为六章,第一章《总则》,总述了制定办法的目的、及供应商的分类；第二章《职责》,规定了公司各部门在供应商管理中的职责分工.第三章《准入管理》,规定了供应商准入的办法、流程、准入证的发放等.规定了一套完善的评审程序；第四章《考核评价》规定了供应商的日常管理和年度考评,从质量水平、售后怎么写作、合同履约、供货业绩、交货能力、承诺与沟通等方面对供应商进行全面综合考评.第五章《监督与责任》规定了监督检查单位和职责；第六章《附则》列示了供应商管理中所有的表格清单等.

中石油5497物料分类为60个大类,乌石化涉及48大类均有采购业务,点多面广特点.因此必须对供应商进行有效的分类,才可避免在以后选择供应商工作中出现重复,又能降低采购成本,便于管理和维护.要对供应商进行有效分类,必须对采购物资进行分类,目前,集团公司规定的一级物资共有29个大类、91个中类、150个小类、153个品种的物资.其余的物资均为二级物资均由二级单位管理.乌石化2011年度采购中一级物资占全部采购金额的41%,一级供应商占全部采购供应商的25%,其余采购金额为二级物资,供应商需要乌石化选择、管理.

目前,国内较通用的做法是将物资划分为四类,第一类：战略物资,需求量大,昂贵,属于市场经营关键物资,其质量、、供应的可持续性对企业经营有重大影响.第二类：重要物资,对企业生产经营很重要,高,库存占有资金大,供应充分,企业选择余地大.第三类：瓶颈物资,企业对该类物资需求量不大,但其质量的好坏对企业生产影响很大,而且企业没有多少讨价还价的余地.第四类：一般物资,该类物资不高,种类繁多,供应市场容易获得.根据供应物资的分类和重要程度,与供应商的关系可分为战略合作伙伴关系；充分竞争关系；既竞争又合作关系.

乌石化采购一级物资多为重要物资和战略物资,由集团公司确定战略供应商,由总部进行管理.二级物资中部分物资属于经常用到,市场供应成熟的物资,乌石化采用的是框架、寄售的方式,即一年招一次标,确定供应商排名和.这部分物质分为48大类、129中类、297小类、1075品名,全年采购额占二级物资采购金额的44%.这部分物资一般属于一般物资、重要物资,和供应商之间有竞争有合作.这部分供应商队伍较为稳定,合作时间较长,较好管理.还有一部分一般物资供应商,这部分供应商每年变动较大,较难管理,占到供应商总数的18%左右,这就需要寻找可以长期合作的供应商.对于瓶颈供应商,管理不能太过苛刻,能保证及时供应是关键所在.

二、供应商管理中的问题

1.应加强与供应商间的信息交流,这有助于减少投机行为.造成已成为网员的供应商,采购业务人员还不了解,因选择不全面,没有形成充分竞争的格局,使一部分供应商没有参与的机会并失去了参与的兴趣.

2.在供应商年度考评中,针对合同履约、交货能力等方面,业务人员根据订货情况对供应商打分,分数主观性较大.

3.供应商管理员陷在繁杂的资料录入,应对咨询方面.由于企业供应商系统较多,供应商资料需要重复录入,这样浪费时间.

三、对供应商管理的建议

1.与供应商共同解决问题.与供应商建立联合的任务小组,解决供应及生产过程中遇到的共同关心的问题.经常性的互访解决合作中的问题,建立良好的合作氛围,让供应商更多的参与新产品开发、故障问题的解决.尤其是年度考评时出现设备使用与工艺现状不符情况,最终员工向厂家咨询并联系供应商一起使问题得到了圆满的解决.因此,转变观念才能给企业增加效益.

2.建立一种双赢的合作关系.订立互惠互利的合同是巩固和发展良好供需合作关系的根本保证.它包括了双方的承诺、信任、持久性,是商业合作活动成功的重要原则.信任是前提,持久性是保证,机会主义和短期行为对供需合作关系将产生极大的破坏作用.

3.建立供应商数据统计分析平台.对审核后评定合格的供应商,建立统计数据表.目前,供应商质量记录档案是通过人为的记录,存在不及时、不全面的问题,建议建一个信息共享的数据统计分析平台,将ERP中不按时履约合同、交货不及时、用户投诉的供应商,系统自动进行实时记录,包括从质检、采购、计划、生产、售后怎么写作、客户处获得的质量信息,为企业动态管理提供必需的依据.供应商也可及时看到自身的质量问题并进行改进.定期考核评价是对供应商实施动态管理的有效手段,它能将用户、供应商有效的联系在一起,使问题在最短的时间内得到解决.

总之,供应商管理不是哪一个部门的事情,也不是一蹴而就的,这需要在实践中对采购物资统计、分析、分类,对市场调研,不断地探索、改进,这样才能做到与供应商利益共享、风险共担,在竞争日益激烈的市场条件下,做到与供应商的互利双赢.