中小学档案管理信息化

【摘 要】加强中小学校档案管理工作,逐步建立健全学校档案,有利于对学校各项工作的正确评估,有利于查找和使用历史资料,而且有利于学校进行实施科学管理.笔者从当前学校档案工作存在的问题出发,论述了档案信息化的内涵和意义,从四个方面提出了解决中小学档案信息化管理的方法和途径.

【关 键 词 】中小学校；档案管理；信息化；策略

档案是历史的见证,是人类智慧的结晶,是党和国家宝贵的文化财富.学校档案不仅具备一般档案的特点,同时也有一些其它档案不具备的特性――专业性、周期性和分散性.而信息化技术恰以其方便、快捷、开放,为学校的档案管理开启了新的窗口.

一、当前中小学档案工作普遍存在的问题

1.档案意识淡薄、档案材料不全.一方面,由于学校教学工作任务繁重,导致各部门不能及时地提交各类档案材料,从而导致档案的收集不全,可能使重要材料流失,归档材料质量不高,缺乏完整性；另一方面,在学校教学过程中,有很多教师对档案重视程度不够,档案归案意识不强,档案信息资源开发不足,造成档案利用率不高.

2.档案管理手段落后、硬件设施不达标.目前,大多数学校,尤其是中小学校档案管理多是进行基本的材料收集、整理与保管,没有形成主动对档案资料进行分析、编研,以便有效地提供利用怎么写作的意识,操作上也都是传统的、低效率的手工方式,极少运用计算机及网络技术进行管理,还处于一种被动的、消极的状态,这些都不能充分发挥档案的作用及利用价值.

二、档案信息化的内涵

所谓档案管理信息化狭义理解是使有现实开发价值的档案内容数字化、传递网络化,不仅要发挥档案的凭证作用,更要注重发挥档案信息的功能.依据《全国档案信息化建设实施纲要》提出的全国档案信息化建设的目标和主要任务,在学校信息化改革中要本着统筹规划,统一标准,分级建设,安全保密的原则,加强档案信息化基础设施,加强电子文件归档和电子档案的规范化管理,推动档案管理的数字和数据库建设.档案信息化建设具有广泛的内容,它包括了档案信息资源的有序整理、档案信息数据库的建设、档案信息网络的建设、档案信息资源的开发利用、档案信息化人才队伍的建设以及促进档案信息资源开发利用的政策.因此,不能简单地把各类档案的数字化、档案信息网络的建设等同于档案信息化建设,而应从多方面入手促进信息化建设.

三、中小学校档案管理信息化的意义

1.教育发展表明,中小学档案管理信息化对于促进教育现代化、学校管理规范化、提高教育资源利用率、实现资源共享、优势互补越来越发挥着纸质档案无可替代的重要作用.

2.中小学档案管理信息化是学校其它各项工作的规范化、标准化基础.因此,中小学档案管理信息化系统的建设和完善必将有力地促进中小学校各项工作的改进和提高,促进教育管理水平和办学水平的提高.

3.中小学档案管理信息化系统是重要的教育资源,它不仅能够方便快捷地实现对学校所有师生员工档案的日常管理,积累管理经验,而且可以逐步实现与名校名师建立合作联系,发现、改进、创新自身工作,不断提高管理工作效率和学校管理水平.

四、中小学校档案管理信息化的路径和方法

为适应当前社会经济发展的需要,学校应尽快建立起现代化的档案管理系统,走档案管理信息化之路.本文笔者认为实现学校档案管理信息化应从以下途径进行：

1.着力提高档案标准化、规范化水平.目前,档案信息自动化系统的现状是档案标准化、规范化滞后和应用软件多乱,这些都严重影响了系统整体水平的提高.笔者认为对这一问题取得共识是系统建设思想上的一次飞跃,它使我们的观察视野从计算机系统扩大到整个档案信息管理.这一认识上的转变给我们的启示是：档案信息自动化的内涵包括档案工作的各个方面和各个环节,其中首要的是档案业务要规范,档案标准要建立健全和真正实施.档案标准和规范本身也是一个系统工程,要推进档案自动化建设,必须抓好档案标准化、规范化,掌握好两者相辅相成、互相促进的辩证关系.

2.抓好学校档案数据库的建设.目前档案信息自动化系统从总体上看仍处于由文件处理向信息管理系统的过渡阶段,完成这一步的关键在于数据库建设.数据库的含义是依托先进的信息技术对资料进行科学的管理和方便的使用.

3.强化管理,不断提高档案管理工作水平.随着教育标准化建设的全面展开,档案管理工作也应更新观念,加快发展.如何实现档案管理工作的规范化、现代化.首先,观念要现代化,即要树立中小学校档案是重要的教育资源这一观念.其次,在管理上要与时俱进,要确立加快发展中小学校档案管理的理念,制订一整套与现代化管理相适应的管理体系和运行机制.第三,要有计划地逐步在档案管理中实现管理科学化、技术现代化.四是中小学校要在“农远工程”的基础上,加强计算机档案管理软件的开发应用,建立校园网或学校网站,与周边学校或名校建立长期的网络合作关系,逐步实现资源共享.

4.加强档案部门网上办公先进设备的配置,加快档案信息化建设.档案管理信息化,需要购入设施设备.我们要争取学校领导对档案管理的重视,加大对档案信息化的投入,尽可能地创造条件,推进档案信息化建设的发展.

总之,知识经济时代的今天,学校档案的信息化有了更高的要求.由传统的管理模式和理念向现代管理模式和理念转变,更是要求我们中小学档案要信息化.