档案管理规范化措施

【摘 要 】 本文以文件生命周期理论为线索对文档一体化和文件中心进行分析,指出了在我国进行文档一体化改革和建立文件中心具有必要性、可行性.同时用文件生命周期理论对二者进行比较,进而指出文件中心是文档一体化之下当文件运动到暂时保存阶段时研究其保管方式、存放地址时的一种有益补充.它不能也决不是实现文档一体化的一种具体模式、方法.文档一体化是必由之路文件中心应在文档一体化的思路指导下建设.

【关 键 词 】 文件 文档 一体化

Abstract : Based on the theory of life cycle, the paper analyzes the document integrations and documents center. It points out the necessity and feasibility to establish and reform the integration of filing documents center in China.

1.文档一体化的必要性

所谓文档一体化就是将目前档案工作现实中各机关相对分散独立的文件管理和档案管理统一成一个有机整体进行管理,而文件中心是介于文件产生形成机关和档案馆之间的一种过渡性文件保管机构.国内学者一致认为它们的理论依据是文件生命周期理论.

文件生命周期理论告诉我们,文件从其产生形成到最终销毁或作为档案永久保存是一个完整的生命过程.这一过程可分为若干阶段由于各阶段有其不同的价值、作用和特点,各阶段文件存在着与之相对应的保管地点和存放方式.

依据文件生命周期理论文件运动的不同阶段需要不同的管理方式、保管场所.其中暂时保存阶段文件尤为特殊,这一阶段的文件要经受时间的考验,有的可能没有价值可以销毁,有的一段时间内有价值然后再销毁,有的具有永久保存价值将来还需要进馆保存.因此,需要一个过渡性的中间机构来专门对其进行整理、保管和利用.于是文件中心这一机构便应运而生了.国内外学者对文件中心的实践范围各说不一但其管理的对象、内容是一致的.

文档一体化和建立文件中心具有理论依据,在理论上是成立的.在实践中是否切实可行是否确有必要呢回答是肯定的.

文档分离带来大量的弊端,造成大量失控的、具有重要价值的账外文件.档案部门由此馆藏质量降低,进而导致不能很好的发挥参考怎么写作作用,导致档案部门信息怎么写作功能降低,也导致了档案部门地位的降低.

随着我国高新技术的发展,文件档案的计算机管理提上了议事日程.文件档案的计算机管理克服了以往工作环节、工作程序的重复雷同将文件和档案作为统一的系统工程加强文件管理的超前控制保证了档案的质量从而充分发挥了档案的作用.档案工作者提前介入文件的生命周期从信息源头做起的思想在世界范围内受到一致欢迎这种思想主要来源于为解决文档分离使电子时代档案工作从根本上动摇而提出的也是解决现实文档分离的根本办法.

我国档案工作在集中统一管理原则指导下,在全国范围建立了各级各类档案室、档案馆和档案事业管理机构,构成一个严密完整的组织体系文件,也经历着从现行文件阶段到机关档案室阶段再到档案馆档案阶段的生命运动过程,也存在着类似文件中心的管理中间性过渡性半现行文件的机关档案室.然而笔者认为,这并不排斥文件中心在我国建立推广,只要注意文件中心的适用范围后详述它可以成为我国档案管理机构的有益补充.从目前试点的模式来看文件中心在我国是可行的而且是必要的,文件中心能改变中小机关档案工作薄弱的现状.

档案工作规范化、标准化是实现档案管理现代化的重要中间环节,在搞好硬件建设的同时,做好文书处理工作则是实现档案工作规范化、标准化的重要基础工作.日益丰富的工作实践表明,虽然文书处理工作与档案工作各有不同的工作任务,具有相对的独立性,但由于文书是档案的来源,档案是文书的归宿,所以,两者又是文档工作流程中紧密相关的工作环节.因此,我们要强化系统思维意识,树立文书处理工作规范化、标准化与档案工作规范化、标准化同行的工作指导思想,在实际工作中,把住文书处理工作规范化、标准化的入口关,做好实现档案工作规范化、标准化的基础工作.

2.从公文制发规范化抓起

公文是档案的前身,档案由公文转化而来.可以说公文制发的怎样,不仅仅决定公文本身的质量,同时,也影响日后档案的质量,决定了档案工作规范化、标准化的质量的问题.因此,我们在公文制发中必须要注意解决好规范化、标准化问题,以提高档案实体质量,为档案工作实施规范化、标准化管理打下牢固的工作基础.首先公文用纸质量要好,幅面尺寸规格要统一、规范、标准,符合国家的有关规定.排版形式为横写横排,左侧装订.二要注意检查制发公文是否履行了签发手续,是否符合审批权限,公文标题是否准确,主送单位和抄送单位准不准,落款是否与公文一致,有无日期等.三是公文字迹要牢固清晰.不论是草拟公文,缮印公文,还是做出的各种记录、报表、签字、批注等,都不应使用容易褪色的笔种、墨水和纸张,以保证字迹鲜明、清晰,有利于日后长久保管利用.四是使用文种要合理,拟制格式要规范,行文不要滥用简称和使用不规范的字,以利于日后标准化、现代化检索手段的实施应用.

3.严格立卷归档原则

相近公文的重复与立卷组合的无序是阻碍档案工作实现规范化、标准化的最大问题.实现档案工作规范化、标准化的根本目标就是要实现档案保管利用价值的最大化和案卷完整化、检索利用便捷化.而“以我为主”的立卷归档工作则是解决问题、实现目标的关键性工作.“以我为主”的立卷归档原则,即归档的文件要以本单位形成的文件为主的原则,不仅是在我国文书立卷归档工作实践中形成并坚持下来的一条原则,而且还是推进档案工作规范化、标准化,乃至现代化的一个重要原则.它要求我们在实际工作中,在严格执行国务院《不归档文件销毁办法》的基础上,要注意解决好三个问题:一是要准确把握文件立卷归档的时效性,完成现行文件阶段任务的,才能予以立卷或归档,而没有完成的,则不能立卷或归档,否则,将会给档案管理造成无序和混乱.二是明确立卷归档的重点和进行合理的立卷分工.要在“以我为主”原则指导下确立立卷归档的重点,在实际工作中要注意区分文件与资料,特别是要注意区分在内容、形式和作用等方面都具有很多相似之处的文件资料之别,具体问题具体分析,以减少档案管理中的重复度和信息冗余度,提高档案利用的效率和效果.三是在坚持贯彻“以我为主”归档原则的前提下,要注意有效地维护全宗的完整性.在归档工作中既要掌握重点,分清主次,把住全宗的入口关,使不该归档文件不致混入,同时,又要注意防止应归档文件的散失.特别是在立卷中,要把同类并具有内在联系的文件材料组在一个卷内,保持同一问题的完整性,反映同一问题的全部处理过程及来龙去脉,从而在提高档案利用价值的同时,使立卷归档后所形成的档案既完整,又不庞杂,为档案的规范化、标准化管理奠定坚实的工作基础.

4.提高案卷质量

不断深化的工作实践证明,案卷材料收集的是否完整是决定和影响档案价值的因素,而立卷方法问题与案卷装订质量问题则可能是决定和影响档案工作规范化、标准化质量的操作性因素.因此,在推进档案工作规范化、标准化的工作进程中,我们必须一方面要注意解决好立卷方法问题,以有利于档案标准化管理中的分类和检索,另一方面,要注意解决好案卷装订质量问题,以有利于档案规范化管理.

(作者单位: 哈尔滨市城乡规划设计研究院)