人事档案管理方法

摘 要：人事档案记载了一个人的人生轨迹,是个人经历、工作表现和成长过程的历史记录,因此人事档案管理显得尤为重要.本文阐述了人事档案的特点,人事档案类别划分以及档案鉴别管理方法,为档案管理者提供参考.

关 键 词 ：人事档案 归档 鉴别

人事档案是我国人事管理制度的一项特色管理,它包含了个人身份、学历资质、鉴定考核、专业技术等级、政治审查、奖励处分、工资待遇、职务任免、退休等材料,记载了一个人的人生轨迹.它具有法律效用,是出境、计算工龄、工作调动、考研、考公务员、转正定级、职称申报、各种社会保险以及升学的重要依据.

一、人事档案特点

1.全面性

人事档案收存个人的履历、自传、鉴定（考评）、政治历史、入党入团、奖励、处分、任免、工资等方面的有关材料,因此,它记录了个人成长、发展的历史,能体现个人自然情况、专业情况、家庭情况等各个方面的内容,总之,人事档案是个人信息的储存库,它概括地反映一个人的全貌.

2.现实性

由于个体要步入工作岗位,其人事档案则成为人事（劳动）部门正确了解人才、合理分配人才等问题的一个重要依据.直接为工作怎么写作是人事档案区别于其他档案的重要标志.

3.真实性

真实性是人事档案现实性的前提和基础.人事档案必须做到内容完整齐全,材料客观真实,才能为用人部门提供所需要的信息.

4.动态性

人事档案随着个人成长的不断延伸会形成各种各样新的材料信息.因此,人事档案必须做好新材料的收集整理,力求缩短档案与个人实际情况的“时差”,这就要求人事档案必须打孔装订,以便随时补充新材料.

5.流动性

人事档案的管理与员工的人事管理相统一,才便于发挥人事档案的作用,如果人、档脱节,保管人事档案而不知当事人已调往何处,即“有档无人”,这样的无头档案,保管得再好也无意义.因此,在工作中必须坚持“档随人走”,在员工调走后的一周以内,必须将其人事档案转往新的管理部门.

6.机密性

人事档案的内容涉及个人功过等诸多方面情况,有的从侧面反映了一些重大历史事件,有的是个人向组织汇报而不能向他人（包括家庭成员）言及的内心隐秘等等.因此,人事档案属于党和国家的机密,任何人不得泄露和私自保存人事档案材料,不能向社会无条件地提供怎么写作.即使是处于档案管理机构的个人也不能查阅自己的人事档案.

二、人事档案归档类别划分

人事档案由个人成长纵向情况和一定成长时期的横向情况材料组成,较为全面地反映干部实际情况.它分为干部档案、工人档案.

干部档案内容包括十项：第一项,履历材料.第二项,自传及属于自传性质的材料.第三项,鉴定（含自我鉴定）、考察、考核材料.第四项,学历、学位、成绩、培训和专业技术情况的材料.第五项,政审材料.第六项,加入党团的材料.第七项,奖励（包括科技和业务奖励）材料.第八项,干部违反党纪、政纪、法律法规等材料.第九项,干部工资级别登记表、职务工资变动登记表、干部调资审批表,定级和解决待遇的审批材料；干部任免呈报表（包括附件）,录用和聘用审批表,聘用干部合同书,续聘审批表,解聘、辞退材料；退（离）休审批表；军衔审批表、军队转业干部审批表；出国、出境人员审批表；党代会、人代会、政协会议、工青妇等群众团体代表会、党派代表会代表登记表.第十项,其他可供组织参考有保存价值的材料.

工人档案内容包括十项：第一项,履历材料；第二项,自传及属于自传性质的材料；第三项,鉴定（含自我鉴定）、考察、考核材料；第四项,评定岗位技能和学历材料；第五项,政审材料；第六项,加入党团的材料；第七项,奖励材料；第八项,处分材料；第九项,招用、劳动合同、调动、聘用、复员退伍、转业、工资、保险福利待遇、出国、退休、退职等材料；第十项,其他可供组织参考有保存价值的材料.

三、人事档案鉴别管理方法

整理干部档案,须做到认真鉴别、分类准确、编排有序、目录清楚、装订整齐.通过整理使每卷档案达到完整、真实、条理、精炼、实用的要求.

1.把好干部档案材料“入口关”.判定材料是否属于所管干部的材料及应归入干部档案的内容.对字迹不清、不能反应干部历史面貌、德才情况和现实表现的材料,不能归入档案.发现有同名异人、张冠李戴的,或不属于干部档案内容和重复多余的材料,应清理出来.对其中有保存价值的文件、资料,可交文书档案或转有关部门保存.对不属于干部档案内容,比较重要的、文章等,组织不需要保存的,退还给本人.

2.检查核对材料是否齐全、真实.政审材料一般应具备审查结论、调查报告、上报批复、主要证明材料、本人的汇报等.处分材料一般应具备处分决定（包括免予处分的决定）、调查报告、上级批复、个人检讨或对处分的意见等.上述材料,属于成套的,必须齐全.对残缺不全、头尾不清、不符合归档要求的材料,不能归入干部档案.对来源、时间和对象不明的材料,要查清注明,补办手续后再归档.对发现伪造篡改的档案材料,要坚决予以清除,情节严重的要追究当事人和有关人员的责任.

3.审查材料手续是否规范、完备.凡规定需由组织盖章的,要有组织盖章.审查结论、处分决定、组织鉴定、评议和组织考核中形成的综合材料,应有本人的签署意见或由组织注明经过本人见面.任免呈报表须注明任免职务的批准机关、批注时间和文号.出国、出境审批表,须注明出去的任务、目的及出去与返回的时间.凡手续不完备的档案材料,须补办完手续后归档.

4.按时整理干部人事档案.按照中组部《干部档案整理工作细则》和省委组织部有关文件规定,干部人事档案工作要做到经常性整理与定期整理相结合.新进人员的档案一般应在3个月内整理归档；新收集的补充材料一般每年集中整理一次.

人事档案是专门档案的一种,记录和反映了人员经历和德才表现等情况,是全面地考察人员,选贤举能、知人善任的重要依据.因此,在人事档案管理中,务必做到人事档案管理工作的规范化、科学化、现代化,来增强档案管理工作的活力和生命力,使人事档案的管理工作有着更进一步的发展.