企业办公室管理

摘 要：办公室是承上启下、沟通内外、协调左右、联系四面八方的枢纽.也是企业的一面旗帜,是形象的集中体现.近年来市场竞争越发激烈,为了寻求自身的健康发展,各企业也都努力找寻方法,由于企业办公室的管理水平也对企业的发展有着重要影响,所以,提高企业办公室管理水平非常重要.

关 键 词 ：企业 办公室管理

办公室是一个综合办事机构,无论是过去、现在还是将来,它整体的职能不外乎就是“参谋、怎么写作、协调”三大功能.这三大功能发挥的好坏,直接关系到各级部门的正确决策,关系到各级政府重大决策和重要工作能否落到实处,关系到各级部门能否步调一致,齐心协力地确保政令畅通.在新形势下,随着机构的变革和发展,办公室工作的地位和作用,日显重要.任务日益加重,要求越来越高,决不是仅限于文件转发,来人接待,车辆管理等琐碎工作了.

一、办公室在企业中的作用

1.枢纽作用

主要是完成承上启下、文件吞吐、信息集散的总枢纽.

2.助手作用

（1）协助领导制定决策；

（2）协助领导实施各项领导或管理工作；

（3）为领导处理文件、信息；

（4）完成领导交办的一切事宜.

3.参谋作用

4.信息的反馈作用

5.沟通协调作用

二、办公室管理职责

办公室管理具有明显的综合性特征,所以,其职责范围也包括了很丰富的内容.

1.辅助领导决策.办公室工作不但要对来自上下、左右、内外的各种信息、资料、情况等,进行收集、加工和综合分析,为领导决策提供有力的依据,更要严把质量关,把每一项工作都做到及时高效,为领导的日常工作的顺利开展做好强有力的保障.

2.协调内外关系.办公室工作是一项综合性的工作,所涉及的方面各种各样.不论是单位内部之间的联系还是与外界之间的交流,这些都需要办公室去一一沟通、协调并组织落实,因此协调工作是必不可少的.而这一项任务也只能由办公室部门来承担.办公室应当把协调工作当作是自己的一项经常性的任务来完成.

3.健全规章制度.健全各项管理制度,是企业科学管理的必然要求,也是企业发展的重要保证.所以制定以企业发展为中心的各项管理规章制度,是办公室重要的工作任务.

4.业务档案管理.随着信息技术的发展,企业不断壮大,企业办公室要根据自身特点搞好包括文书、人事、科技等档案的收集整理、统计保管,以便发挥企业档案的参评利用价值,搞好企业档案管理怎么写作工作.

三、不断提高企业办公室管理水平

1.在建章立制上下功夫,建立规范化的工作制度.建立健全相关规章制度,可以确保工作规范化、标准化、科学化地运作,从而提高员工队伍的工作质量与效能.一要完善相关配套制度,做到管人管事.要全面推行岗位责任制、怎么写作承诺制等具体制度；要深化和推行政务公开,以公开促效率,不断提高工作水平.二要完善绩效考评办法,做到明岗明责.确定目标考核的原则、对象、内容、方法、评价依据及标准等.在此基础上,对岗位工作实行目标管理,根据各部门工作的计划任务和目标,按职能分解落实到人.三要抓好各项制度的落实,做到有力有效.要在狠抓制度的贯彻落实上下功夫,开展经常性的监督检查,严肃查处违反制度的人和事,做到令行禁止、违者必究,努力使制度成为全体员工自觉遵守的行为准则.

2.提高企业办公室人员素质.办公室人员是进行办公室工作的主体,只有他们的素质得以提升,对办公室工作质量的提高才有所帮助.一是要注重实践锻炼,要提高职工队伍的综合素质,一靠学习、二靠实践.要加强员工的政治理论、政策法规、业务知识、现代管理知识等方面的培训；二是通过开展技能竞赛,工作满意度问卷调查,轮岗交流等方式,促使办公室人员在实践中积累经验、提高素质、增长才干,提高解决实际问题的能力.

3.提高办公人员工作效率.一是明确计划目标,理清工作思路.办公室作为综合性怎么写作部门,工作事务纷繁琐碎,既要辅助领导决策,又要搞好怎么写作全局工作,这就要求必须明确自己的工作任务,保持清醒头脑,按照工作主次轻重,做到先急后缓.为了梳理好自身工作思路,在此建议大家准备一个随身笔记本,在上面可以列明每日工作计划和临时任务,一旦完成某项进行相应勾划,当天工作结束前通过核对勾划来查看一天工作完成情况.二是严谨方法策略,专注工作细节.办任何事都讲求方法原则,要想高质量完成工作任务,就必须抱着严谨负责的态度,认真对待每一项工作环节,不因事小而怠慢,踏踏实实、精益求精.同时,工作时要专注办公,一心一意,尽量避免不良情绪影响工作,方可提高办事效率.

4.做好档案管理工作.档案的整理工作是一件既繁琐又需要重复整理的工作.档案管理工作人员严格按照相关制度规定对各类档案进行收集、整理、分类、调阅,建立系统的管理模式.对于上级发文,检查记录、政策性文件,在整理过程中,首先应对该文件进行鉴别,审核文件属于哪一级别,充分地重视和利用先前的整理基础,以确定档案整理的任务和要求,不要轻易打乱重整.因此应按档案整理规范要求装订后进行传阅,阅办完毕后,已初步进入归档程序,进一步归整,以备平时查阅.

随着现代化企业的发展需求,以及新型企业管理制度的创新,企业办公室管理工作面临着前所未有的挑战.要提高企业核心竞争力,实现企业的发展目标,需要不断解放思想,转变观念,与时俱进, 开拓创新,推动企业办公室管理工作的健康发展,开创企业高效发展的新局面.