高校教学档案管理

【摘 要】教学档案是高校档案的重要组成部分,高等学校应该高度重视教学档案管理工作,管理好教学档案是为了更好地发挥教学档案在教学及科研中的作用,更好的为高校的教学工作怎么写作.

【关 键 词 】教学档案；高校档案管理

一、高校教学档案在教学科研工作中的重要作用

高校教学档案是指学校在教学过程和教学实践活动中形成的具有保存价值的文字、图表、声像等不同载体的文件材料总和,通常都是学校史的原始记录.高校在教学、科研、管理中形成的教学档案资料,记录和反映着学校整体的教学工作,是一种不可再生的信息资源,作为承载和记录高校历史沿革的教学档案,是整个高校发展过程中不可忽视的重要成员,记录着重要信息资源的教学档案,其价值越来越被高校档案管理部门和教学科研部门认同,它在教学和科研工作中起着非常重要的作用.作为一种重要的信息资源,高校教学档案的质量和完整程度对一个高校来讲非常重要.系统、规范、完整、的教学档案既是高等学校教学工作的基本要求,也是档案部门对教学档案管理的要求.

二、现阶段高校教学档案存在的问题

1.高校教学档案在管理模式上陈旧

高校教学档案通常是从教学部门和各二级学院进行收集,归档到档案部门进行整理上架,到后期的档案利用,基本上都是以手工操作为主.从教学档案形成过程来看,一是教学活动发生过程中产生的原始记录,很大部分都是手工形成的,没有电子文档,这就不能保证档案来源的完整性和规范性,以及后期的档案信息化的建设；二是档案部门收集的档案资料是将原始记录按照一定的顺序和类别整理出来,存放在固定的地点,也就是所谓的归档,归档过程也以手工完成为主；教学档案后期利用也主要靠人工查找,查找文档准确率低,已不能适应高校改革发展的要求.

2.教学档案管理人员素质普遍不高

档案管理人员的随意性.因为档案不能直接产生经济效益和社会效益,所以不被重视,许多高校把教学档案管理工作简单化,不把优秀人才放在档案管理岗位,致使一些档案员不胜任信息时代的档案工作.高校教学档案管理缺少专职人员管理,档案管理人员处境尴尬,负责教学档案工作的人员通常兼任其他工作,这样教学档案管理就未必是档案员工作的重心,档案管理人员没时间熟悉教学档案业务,工作中难免出现纰漏.另一方面高校档案管理配备人员不稳定工作人员经常流动,这就造成档案管理混乱,给档案利用带来很多麻烦.档案工作是一个专门性工作,有自己一套完整的理论、法规和方法,具有独立的范围、任务和程序,熟悉档案业务需要一个过程.而许多高校档案管理中忽视档案工作的业务性强、专业化程度高的特点,把档案管理工作视为见习岗位,工作人员经常流动,这就造成档案管理混乱,给档案后期利用带来很多麻烦.从目前的档案工作人员现状来看,既掌握信息技术、又懂档案管理的复合型人才很少,现有档案人员专业知识单一, 普通操作型人才居多.从年龄分布来看,中老年占大多数,知识和观念老化等问题突出,缺乏年轻的复合型人才.

3. 教学档案归档的方式被动问题

目前,大多数高校的归档方式都是被动式的,其主要形式是由学校档案管理部门发出归档通知,提出需要建档的详细目录,再由各院系、相关部门根据文件要求,按时将材料整理好,交由学校归档.这种归档方式是被动式的.教学管理部门、院系都处于被动接受状态.而院系级档案更是自成体系,各自为政,档案重视程度、档案归档范围、内容都有较大差别.

三、高校教学档案管理的创新建设

1.改革档案管理模式,顺应时代要求,建立信息化数字化档案管理

随着计算机技术和网络技术的飞速发展,现公格局向着自动化网络化发展,这种变化是信息时代带给我们整个工作环境创新的巨大机遇,也为高校档案信息化建设提供了必要的前提.与日俱增的电子文件,使得传统的档案收集、保管方法和利用手段受到了极大的挑战和影响.档案管理信息化成为高等学校档案工作的必然选择.信息化的发展,高校的教学档案也应该运用相应的软件对目录进行数字化检索管理.随着高校办学规模的逐步扩大、学生人数的不断增加、招生形式的日益复杂,教学档案数量在不断增多,内容也在不断扩充,给教学档案管理带来了更大的挑战.可以说,高校教学档案的信息化、数字化发展已经时不待我.随着现代信息化高度发展,教学档案管理现代化、信息化、网络化也将成为一种必然走向.高校应将教学档案信息化建设纳入校园数字化建设总体规划,建立以档案信息搜集、加工、贮存、检索、怎么写作为主要内容的档案信息软件系统,提高档案信息管理与利用效率.

2. 加强档案管理队伍建设

高素质和创新精神的档案人员,是档案事业持续发展的原动,做好任何一项工作都离不开专业人才,做好档案工作也是如此.档案管理人员要树立长期怎么写作于档案岗位的意识,干一行爱一行,在长期的工作中主动开发人力资源信息.档案管理人员要努力学习、掌握档案管理工作的新知识、新技术,学会使用科学的管理方法,单位要配备优秀的档案专业人员并不断加强对档案管理人员的培训,关心他们的工作、学习和生活只有建立起一支专业的高素质档案管理人才队伍,才能确保档案管理工作长久良好的运行.其次档案工作者必须练就过硬的档案专业知识和计算机网络操作技能,以及对出现的许多新载体的档案和全新领域的管理手段方式,这就要求档案工作者既要有扎扎实实的业务功底,又要适应时代的发展具有较强的管理能力和怎么写作意识,做到利用现代化手段保管和开发利用多种信息资源,实现档案管理信息化.档案事业的发展,要加强档案队伍的信息化知识培训,档案管理人员将逐步成为综合型人才,要不断创新,不断开拓,学习新思维、新理论、新技术,面对新的发展要求、新的课题和新时代的挑战,档案工作者要如何适应?如何掌握?这是档案人员将面临着更加艰苦而繁重的任务,必须要建立一支专业的现代化的管理队伍才能适应新形势的要求.

3.明确归档责任,实行分级管理,提高各级归档部门的积极主动性

现行高校的教学管理部门和各院系分别管理教学档案的模式有利有弊,但是,想让所有的教学档案归口到一个地方管理,在现行的条件下,也是不可行的.所以如何让各个层次各尽其责、各尽所能,最大限度的将现行管理模式的优势发挥出来,需要一个权责明确的顶层设计.根据各个级别的有利与不利因素,划分好各个级别应该管理的范围、内容以及权利与责任及归档时间,教学管理部门和院系在规定时间内主动完成教学档案的归档工作.这样就可以互惠互利,发挥各自所长,取长补短.

教学档案管理是学校教学管理的重要组成部分,高校应该高度重视教学档案管理工作,将其作为学校发展的基础性工作之一.教学档案管理人员更应该从本校校情出发,加强研究,改善怎么写作,扩大宣传,切实提高档案管理工作水平,努力构建一套符合学校特色,为广人师生所需要的,内容齐全、查找方便、检索快捷的教学档案.