火力发电厂档案管理

【摘 要 】档案是一种信息资源,　在人类文明进步的历史长河中,　档案一直起着承前启后的作用；　在知识经济时代,　档案以其所载信息的原始性、真实性,　技术成果的可重复性及可考查性等特殊性质使其具有更高的利用价值和特殊的地位.本文通过对火力发电厂档案管理进行分析和阐述,并给予合理建议,希望能对相关人士提供参考和帮助.

【关 键 词 】火力发电厂；档案管理；途径；方法

目前,火力发电厂档案管理工作存在着很大的问题,档案建设缺乏规划性,由于没有对档案的重要性引起足够的重视,大部分的档案流于形式化,所做的档案工作也只是为了应对上面的检查而开展的.在这种意识之下,所做到档案当然是不完善的了,档案甚至是用了很多编造的资料,缺乏起码的真实性.在这种影响之下,档案工作长期受到了很大的制约.所以要建立完善火力发电工程建设中的档案管理,就要针对解决以下问题.

１．首先是提高档案管理人员的素质

档案的管理的是有其自身的特点的,相关的专业学习,在实践中的结合,才能够胜任该项工作.要集相关的工程建设的信息,比如工程的文件、审批的材料、建设的方案等等.在这个过程中还要注意的是辨别材料文件的真实性.因此很有必要加强这些工作人员的职业素养,定期参加档案业务知识培训,提高业务技能,与时俱进,以确保档案建设和管理的权威性.档案的建设绝不仅仅是火力发电企业一方的事,在工程的建设当中,承建工程的一方也很重要,而且档案的很多资料是需要两方提供的.高素质的档案工作者能够运用好专业的知识,来沟通好各方,掌握全面的资料.其次档案建立和工程开展同时进行.

由于火力发电工程建设中的档案是针对工程建设而开展的,因此就要突出它在这方面的特点了.要求做到档案建立和管理始终是围绕着工程的建设来进行的.即要在工程建设一开始的时候（甚至是进行工程前期准备工作的时候）,就把两项工作建立起来,一边要抓好工程的建设,一边要敦促档案的建设,做到两者结合,同步进行.在工程的建设当中,档案的建设重点在于收集资料,相关的资料不仅要求完整,而且是真实可靠的.要求的是档案的建设者能够尽可能地参与到建设的单位中,通过开展沟通,以便收集到真实、可靠、完整的资料.在这些材料的收集基础之上,还要进行有序的归类和编制,同时进行材料入档的审定工作.最后的档案完成是在竣工之后结束的,这一项工作显得很有必要,因为它可以为后面的工作验收提供依据,也是一项完整地记录了工程的全部内容档案.通过这些同步的工作,可以建立起一个火力发电工程建设中的档案.

总体上来说,档案的书写要做到规范和准确,保证档案的有条理和系统化.在目前信息化的社会中,档案建设中充分利用计算机的作用日渐成为了一种趋势.由于计算机的强大功能,可以通过对技术机的熟练操作来将零碎的档案资料进行有序的编排.计算机中的相关软件内就已经有了程序,只要档案工作者掌握了操作的知识就能够进行有目的的准确的操作了.在运用计算机建设档案的时候,要进行的是两类资料的划分,一类是与所有火电工程建设项目都有关系的基础数据,指标、定额、法律等等；一类是只与本项目有关的各种数据,施工文件、材料设备.但是,档案建设中计算机的应用要注意两点问题.一是在工作中要依据实际的情况来进行计算机造型的标准的选择.因为数据准备,标准化和建库这三项工作是档案与计算机之间的结合部,是关系到档案自动化系统成败的关键一环.二是,档案工作者的计算机技能要求是过硬的,能够胜任自动化系统在档案工作中的应用.

2.加强火力发电企业档案管理工作的途径和方法

2.1加快电子档案管理人员培养和人才储备步伐

社会发展和科学技术的不断进步,使档案管理工作的任务、工作环境、怎么写作对象、管理模式都发生了很大的变化.我们可以注意到,档案管理工作由以前的保管、记录活动的证据,演变为目前这种证据的确实产生,进而确保上述活动本身有可信证据作为证明.档案管理人员也因此由以前的文献记录者、保存者、变为档案遗产的积极塑造者,从不仅仅继承公正的、不带偏见的保管者、整理者、演变为在档案形成过程中,明确历史责任感的积极干预者.这一系列的巨大变化,迫使我们尽快地调整自己的工作思路和方式,来迎接电子时代带来的挑战.如何迎接这一历史性的变革,关键是要提高当前档案管理工作者如何掌握和应用新的科技知识,更好的怎么写作于社会.各级政府、企业领导者以及档案馆的领导也越来越意识到,电子文件档案管理人才在信息化管理工作中的重要性,纷纷投入资金,引进先进的电子文件档案管理程序和人才,同时也清醒地认识到目前的档案人员知识结构方面存在的问题.为此,加强档案馆现有人员的继续培训是目前和今后一段时间内一项刻不容缓的工作.如何提高现有人员的业务能力,这就要靠我们的管理者,根据人员的知识结构水平,全面制定并明确每个人的培训计划和目标,定期进行全面业务知识的考评.建立和完善馆与馆之间的技术交流平台,从中发现、培养、储备电子文件档案管理的人才.

2.2进一步推进档案标准化、规范化管理

目前,档案信息自动化系统的要求是档案标准化、规范化,滞后的管理理念和应用软件的鱼目混杂,直接影响了电子文档档案管理系统整体水平的提高.目前系统的主要矛盾不是硬件设备的缺乏,而是管理环境没有充分得以提高和发挥.笔者认为,对这一问题取得共识是系统建设思想上的一次跨越,它使我们的观察视野从计算机系统扩大到整个档案信息管理.这一认识上的转变给我们的启示是：档案信息自动化的内涵包括档案工作的各个方面和各个环节,其中首要的是档案业务要规范,档案标准要建立健全和真正实施.档案标准和规范本身也是一个系统工程,要推进档案自动化建设,必须抓好档案标准化、规范化建设,掌握好两者相辅相成、互相促进的辩证关系.

2.3抓好数据库建设是关键

目前,火力发电厂档案信息自动化工程影响最大的技术是微机、工作站.怎么写作器性能的提高,网络技术的成熟与否,直接影响到数据库技术和应用软件开发工具的发展.在信息技术发展日新月异的条件下,选择档案信息自动化系统的技术路线是十分重要的,应当推行适应的先进技术,使经济效益的合理性和技术的先进性相统一,技术路线的选择要符合实际.因此,要避免发生写了设备不能充分利用,建了网络而传输量很少的情况.要实事求是地分析现状,充分考虑先进技术的发展,再进行每一项具体的决策.

2.4　建立完善发电厂电子文件全过程管理制度

火力发电厂电子文件全过程管理中有关维护其信息安全方面的措施,首先要加强对电子文件制作和管理人员的管理.电子文件是由人制作的,其存储、检索、传输等处理都是按人的意愿进行的,因此,对参加电子文件制作和管理的人进行审查是至关重要的.要禁止那些工作不认真负责、没有良好的工作作风的人参加电子文件制作和管理工作.要建立一套审查制度,严格把关,这是从源头上保证电子文件原始性、真实性的最关键措施.人是活的因素,易受外界影响.加强对电子文件制作和管理人员的管理,仅依靠审查制度是不够的,还必须提出严格要求,明确具体管理措施,这是在电子文件制作和处理过程中保证其原始性、真实性的重要措施.因此,应该为每一份电子文件建立必要的记录制度,从收集、积累开始就要进行记录,记录电子文件的管理和使用情况,确保电子文件形成、处理、保管过程的真实记录可以证实电子文件的原始性和真实性.

3.结束语

火力发电厂档案工程建设的重要性是显而易见的,需要相关的企业引起重视,把档案工作当成一项必要的工作来抓.档案的工作者则应该本着负责的态度,扎扎实实做好每一步的工作.以求真务实的工作作风,与档案管理的其它方面一起与时俱进,有效地控制这项工作,从而更好地利用这项资源.　[科]

【参考文献】

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