高校行政管理工作中抽屉式管理模式的应用探析

[摘 要] 本文通过对当前我国高校行政管理工作中客观存在的问题进行分析,从抽屉式管理模式理论入手,提出了对高校行政工作实行“抽屉式”管理的观点.本文所研究的“抽屉式”管理能够更好地明晰各个部门的责任和权力,从而提高整体工作效率,并能够很好地展现出行政管理工作的整体情况；希冀通过对该管理模式在高校行政工作中的引入,提升我国高校行政管理工作水平.

[关 键 词 ] 高校； 行政管理； “抽屉式”管理

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2013 . 22. 065

[中图分类号] G64 [文献标识码] A [文章编号] 1673 - 0194（2013）22- 0105- 02

一个学校的好坏与学校的管理有很大关系,高校的管理亦如此.可以说,高校的行政管理对高校的影响和发展有很大的关系,但在旧有的管理模式指导下,我国高校行政管理存在一系列弊端和不足.只有正确认识这些弊端和不足,我们才能“剔除糟粕,吸取精华”,我们才能建立科学有效的管理模式.下面,我来分析高校行政管理工作中存在的问题.

1.高校行政管理工作中存在的问题分析

1.1 工作效率低下

高校行政管理工作中,在机构设置上存有模仿政府机构设置的一面,这导致高校的行政管理机构庞大、责权不明、指令凌乱、人浮于事等问题的发生.不科学的机构设置和不合理的人员安排,使各部门的职责重叠交叉,这让工作人员干起工作来很被动并为他们推卸责任找到了理由.当工作来临时,甲部门会想到这是乙部门的工作职责,而乙部门会认为这隶属于甲部门管理,这就导致工作没人干和问题发生时出现互相扯皮的现象,而这些会导致工作瘫痪,工作效率低下.

1.2 工作繁琐,操作困难

在高校行政管理中,存有各部门工作分布不均,规则操作起来困难的一面：有的部门任务繁多,工作繁琐,工作人员忙得焦头烂额,但另一些部门则存有任务少,工作量小的现象.工作分布不均衡乃至不公平,会挫伤某些工作人员的积极性并导致一些规则操作困难,流于形式.

1.3 滥用职权问题研究

高校行政管理工作中,由于“金字塔”式的管理模式,往往使权力集中在主要领导人身上.在这种管理模式下,高校领导大权独揽,很容易产生唯我独尊的“官本位”思想.当没了和权力监督流失时,管理人员就会向领导“看齐”,一切看领导的眼色并围绕领导的意愿办事,这必然会导致高校资源分配不合理并降低教学和科研在高校工作中的主要地位.

2.抽屉式管理概念

在现代化管理中,抽屉式管理是一种形象、通俗的管理术语,它的意思就是在每个管理人员办公桌的抽屉里,都有一个明确的职务工作规范：对每个人所从事的职、责、权、利4个方面进行明确的规定,做到四者统一；明确每个人上下左右的对口单位等,理顺企业管理关系.

抽屉式管理,在当今企业中运用很广并取得了一定成效.根据抽屉式管理方法内容和职责,高校行政管理中也适合用抽屉式管理.在高校中,如何进行抽屉式管理呢?我总结出以下几个步骤.

（1） 根据学校和各部门情况,建立一个职务分析小组.一个学校不可能在真空中发展,它是学生、家长、社会的“联合体”.在这样的社会关系下,高校必然有很多行政工作要做.这些行政工作如何才能做好,又该哪些人来做,是需要详细的分工和合理的安排的.要想把这些工作安排得合理到位,就要根据学校的实际情况,建立一个职务分析小组.

只有立足于学校的实际,进行正确的分析和评估,才能建立科学有效的方案,职务分析小组才能发挥它应有的作用.对职务分析得正确与否,直接影响着学校的管理和工作的开展.从这方面来说,职务分析小组的重要性不言而喻.

（2） 处理好学校集权和分权的关系.美国管理学家德鲁克曾说：“管理者需要的是一套判断标准,使他能做真正重要的事情,那就是有贡献的有成效的事.”要想让管理人员做好本职工作并提高管理人员工作的积极性,有关管理者就要正确处理好学校集权和分权的关系.

要想处理好学校的集权和分权关系,学校主要领导人就必须脱离“官本位”思想.在管理工作中,学校主要领导人要能从大局出发,以学校的实际利益为重,对有关人员进行正确的工作指令和职责安排.

（3） 在总体目标下,高校行政管理要把职责层层分解并落实职责权限的范围.日本著名质量管理专家石川磐说：“没有层次的划分,就不能分析也不能管理.”在高校管理工作中,要有层次的划分.当然,这样的层次划分不是人与人之间的层次划分,不是工作级别高低的一种划分,而是工作管理层次上的一种划分.

只有把职责层层分解,落实到具体的人,才能让职责不出现“空隙”和“重叠性”.当落实职责权限范围后,才能阻止个别管理人员滥用权力,才能保证权力在阳光下进行.当然,这一切工作的实施都离不开总体目标的指引和指导.

（4） 对每个职务工作都要有详尽的准则,要制定可行的“职务规格”,“职务说明”.俗话说：“没有规矩不成方圆”,高校行政工作要想顺利开展,就要有一定的准则和规格.当然,在制定“职务规格”和“职务说明”时,一定要遵循学校的实际情况和要求,脱离了学校的实际,“规格”和“说明”施行起来就会困难重重.

在高校管理中,“职务规格”和“职务说明”制定要科学、恰当,具有可操作性和可行性.有了“职务规格”和“职务说明”,考核制度的实施,能让管理人员自觉地遵守学校的各种章程和管好自己的工作职责.采取奖惩制度则可以提高管理人员工作的积极性.在高校管理工作中,赏罚分明了,管理人员才会心中有“一杆秤”,才会自觉地向某种既定目标靠拢.

3.高校行政管理工作中引入抽屉式管理理念的必要性

3.1 方法简单,易于操作

高校行政管理工作中,“抽屉式”管理方法简单,易于操作.“抽屉式”管理形象易懂,也就是让各管理人员明确自己的职责,在工作管理中,做到有章可依,不重复工作,不让工作有“缝隙”,这套管理规则,易于管理人员工作的开展.

3.2 提高管理工作效率

“抽屉式”管理,能有效地改变管理人员职责重叠,出问题时互相推诿扯皮的现象.“抽屉式”管理分工到位,职责明确,每个管理人员都能明确自己的工作和管理职责,这让管理人员干起工作来目标明确,能有效地提高管理工作效率.

综上所述,在高校行政管理工作中,“抽屉式”管理是一种简便、可行的管理模式,这种管理模式能有效地避免以往高校管理工作中的弊端和不利的因素.当然,任何一种管理模式都不是万能的,在高校管理工作中,我们要学会与时俱进,改进和改正一些不利学校发展的规则和章程,这诚如美国现代管理学家亨利·艾伯斯所说：“管理职责这一概念意味着：管理机构应该做出努力,要反对任何人为了自己得到好处而降低合作的效率.”

主要参考文献

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[2] 谭小芳. 企业如何规范管理八大标准[N]. 经理日报,2011-01-19.