网站原创随着现代企业规模的不断扩大,差旅出行越来越频繁,方式也更具多样性.价值管理是现代企业持续发展的必由之路,对于一个企业来说,是否具备完备的成本管控和资源运用能力,是推进精细运营、业务革新、价值管理的基础.差旅费用的管理,也必定要走上精细化管理的道路.
一、精细预算编制实现差旅费的事前管理
预算管理,在现代企业资源规划中起到了非常重要的作用,要做好差旅费管理,事前预算是必需的.
(一)预算模型设计
预算模型设计的依据是企业制度的差旅费办法,由于差旅地、出行方式、出行目的等的不同,企业差旅费办法一般规定都较为细致,因此预算模型的设计也必须精细化、多元化,才能确保预算结果的准确性.
为了便于举例,做如下检测设：某企业制度的差旅费办法,根据差旅地、出行目的不同给予不同金额的出差补贴,检测设差旅地分为省外特殊地区、省外省会城市、市州城市三种情况,出行目的分为普通公务、培训两种情况；根据出行方式的不同交通费用不同,检测设交通方式分为飞机、火车、汽车.以此为基础,可先设计如下模型（表一）：
在设定好上述基础模型后,可编制需各单位填报的具体模型：
表二 ××××年差旅费预算申报表
申报单位：
单位负责人： 填表人： 填报时间：
各单位根据下一年的工作计划填列（1）-（9）项,模型可根据设定的公式自动计算预算结果.
预算填报要求：
1.常规差旅项目,参考历史数据填报.
2.新增项目,根据实际工作规划填报,并进行详细说明.
(二)预算填报审核
各单位上报预算后,企业预算管理机构应对其进行审核.审核的重点应关注如下几方面：
1.与往年历史数据比对出差事由,区分常规事项及新增事项.
2.常规事项可参照历史数据审核.
3.新增事项,需根据说明逐项了解具体事由,以审核（2）-（9）项的填列是否科学.
企业预算管理机构审核的过程中,可采取二上一下制对存在问题的填报项,要求填报单位修正后重新上报.
(三)预算决策
企业预算管理机构审核各单位上报的预算计划后,编制全公司汇总材料,应包括预算模型设计思路、各单位填报情况、审核过程等内容,向公司预算管理委员会进行汇报,由预算管理委员会进行决策.
(四)预算下达
根据决策结果,可对各单位下达全年预算.
二、结合商务卡的推广对差旅费进行事中管理
商务卡是一种专门的信用卡,一般具有一定的信用周期,且个人承债的商务信用卡由个人承担刷卡消费的结算清偿义务.商务信用卡是一种新型财务管理工具和手段,它不仅携带方便,使用便捷,而且它透明度非常高,这是要推广商务信用卡的一个非常重要的原因,就是所有的支付行为都有据可查、有迹可循.这样避免我们公务消费当中乱花钱.而且使用商务信用卡后,企业人员出差,就可以不再预借,只要回来之后凭和刷卡的凭证就可以报销,再把钱支付到商务卡进行还款,这样的话也省去了很多麻烦.
要实现商务信用卡对差旅费进行事中管理,需注意以下事项：
第一,选择本单位商务信用卡发卡行,签订商务卡怎么写作协议.
第二,制定专门的商务卡管理办法,规范商务信用卡的管理.
第三,专人对商务信用卡信息统一管理,负责根据工作需要和征集使用者需求,组织商务信用卡的统一、注销等.
第四,规范商务信用卡的用途、范围、额度、审批、保管、注销、遗失的处理、的保管、还款及利息的承担等.
第五,规范差旅费用报销的期限,提供相关及刷卡凭证作为报销的依据,比对预算信息并进行台账登记,有条件的企业可建立相关系统进行相互取数验证方可进行报销.
三、严格考核预算完成率,完成事后监督
要实现企业差旅费用的有效管理,除了事前的精细预算,事中的严格管理,事后的考核是有效的激励方法.预算考核可以明确企业的战略导向,强化激励机制,改善业绩评价,提升管理水平.
(一)预算考核
1.比率法：按整个差旅费用合计数计算各单位全年预算完成率,偏差值在±5%的内不进行考核,超出5%的,按梯度制订考核标准,在各单位全年绩效中进行体现.
2.项目法：按各单位每趟差旅任务分项,按项目计算全年预算完成率,偏差值在±5%的内不进行考核,超出5%的,按梯度制订考核标准,在各单位全年绩效中进行体现.
3.动态法：可根据管理的需要将预算目标分解到季度,按季度考核,并适时地根据预算执行单位的实际绩效进行奖惩,有助于预算管理工作的改进和预算目标的实现.
(二)预算调整
当企业内外部环境或者企业的经营策略发生重大变化,致使预算的编制基础不成立,或者将导致企业的预算执行结果产生重要偏差,原有的预算已不在适宜,应进行预算调整.
差旅费预算与其他企业的预算一样,年初组织进行编制并下达.但对于现代企业来说,可能会遇到很多不可预测的差旅费变动因素,例如：各区域市场环境的变化,采购事项的变化等.因此,应及时组织对预算项目的调整.实际工作中可根据考核周期,组织调整.差旅费预算的调整,需按差旅项目,分析原因,提出申请.企业预算管理机构向预算管理委员会上报,批准后进行及时调整,并调整考核指标.
(三)考核结果兑现
差旅费用在企业预算管理的大体系中只是微不足道的小项目,但如果考核的结果不能兑现,则将严重影响差旅管理的提升.