采供血档案管理

摘 要：笔者认为要紧贴采供血档案形成的规律和特点,扎实做好采供血档案的管理工作,把好采供血档案的形成关、完整关和保密关,形成血液质量管控的良性机制,保障献血者和用血者身体健康,确保医疗临床用血需要和安全.

关 键 词 ：采供血档案；档案管理；专门档案

采供血工作档案是指采供血机构在依据《献血法》开展献血者筛选、登记到采集、检测、制备、储存、发放和运输等工作过程中,形成的具有保存价值的文字、数据、声像等形式的资料,是采供血业务工作活动的原始记录.采供血档案直接关系到求治病员生命,具有更强更严肃的凭证性、参考性和宣传性.因此,要紧贴采供血档案形成的规律和特点,扎实做好相关的管理工作,把好采供血档案的形成关、完整关和保密关,形成血液质量管控的良性机制,保障献血者和用血者身体健康,确保医疗临床用血需要和安全.

1.把好采供血档案的形成关

采供血档案的种类繁多,依据采供血工作的流程来看,主要会形成献血者个人资料记录,献血者健康征询、体检记录,采血情况记录,血液初检、复检记录,血液成分分离制备记录,血液入库、发放记录、血液保存记录、血液制品质控抽检记录,采供血工作环境消毒记录,采供血工作环境工艺卫生质控抽检记录,储血冰箱、离心机等重点设备质控监测记录,采血袋等一次性医疗用品及试剂等的生产厂家资质证明材料及质量检测记录,报废血、医疗废物的处理记录等内容的档案.从这个过程中可以看出,采供血档案的形成是伴随着采血工作的开始而开始的.因此,要从填写《献血登记表》开始抓好采供血档案的形成.

《献血登记表》主要有两个部分一是献血者个人真实的信息和资料,二是采供血机构工作人员对献血者征询记录、血液初筛和血液采集的记录.这些信息是献血工作开展、确保血液质量的最真实的资料,是献血者享受《献血法》规定血费返还待遇的依据,同时也是解决医疗纠纷的重要法律依据.但是在实际形成过程中,献血者往往没有意识到《献血登记表》的重要性,在填写过程中,常会出现字迹潦草、错填漏填件、相关信息填写不完全等现象,直接影响到献血工作的开展、血液正常使用和献血者权益的维护,更影响到采供血档、完整.因此,采供血机构的工作人员要主动指导献血者完整准确地填写等级表中的内容.在此基础上,建立有效的审核制度,一方面在献血者填写完成表格后,逐项进行审核,确保相关内容的准确；另一方面,有条件的情况下,应该在献血前完成,表格信息的电子录入工作,发现问题及时进行确认.确保献血者提供的个人信息准确无误,为采供血后续工作环节的开展奠定良好的基础,从而保证采供血档案的完整性、严肃性及有效性,确保采供血工作和档案有“源”可溯.

2.把好采供血档案的完整关

首先,要确立合理的保存期限.目前,我国采供血档案的保管期限存在着行政规定和法律规定不吻合的现象.根据《血站质量管理规范》11.3条款指出“记录档案保存期限应符合国家相关规定,献血、检测和供血的原始记录应至少保存十年”.而作为医疗纠纷重要的证据,采供血档案的保存期限必须考虑到法律条文的规定.我国民法规定,公民的最长诉讼期限为20年.因此,有必要在满足《血站质量管理规范》的同时,确保在处理诉讼案件过程中,能够提供准确详实的证据,将采供血档案的保管期限确定为20年以上.

其次,要形成动态的管理机制.为了鼓励和调动社会公众积极参与无偿献血,建立一动固定献血者队伍,我国《献血法》规定了血费返还政策.血费返中形成的档案同样是采供血档案的重要内容,具有同样重要的凭证意义.要严格审核提交的相关资料.血费返还政策需提供的资料包括《无偿献血证》、献血者和用血者、用血收据、献血者和用血者关系证明原件等材料,通过查询已经归档的档案,与开具相关证明的单位核实,确定献血人的资格,确定享受血费返还对象的合法性.要做好血费返还的登记,在《无偿献血证》“用血记录栏”内清晰注明返还时间、血量、返还类型等信息,在用血收据上也应相应注明,以示此单据已经返还了血费,不可再次血费,坚决杜绝恶性重复登记的现象.要及时归档,承办血费返还的财务部门要逐笔审核应归材料是否齐全,填写是否规范,确保会计凭证的完整性.

再次,要全面管理各种载体的档案.依法宣传无偿献血政策是采供血档案的重要作用之一.从信息传播的角度来看,合理开发和使用声像档案具有直观、高效的传播效果.比如将具有代表性的献血者照片档案展览在宣传画廊里,将无偿献血感人场景的录像档案在城市电视广告、街头采血车中滚动播放,在固定的献血“爱心屋”、血站设立陈列室展出献血者、无偿献血志愿者、采供血机构所取得地奖章、奖杯、奖状、锦旗、证书等,都可以展现“献血有益健康、救人功德无量”的理念,宣扬无偿献血的人道主义精神,树立采供血机构良好的社会形象.因此,在采供血档案的形成和管理过程中,要注重收集采供血工作中形成的声像档案,形成纸质档案、声像档案、电子档案并重的管理格局.

3.把好采供血档案的保密关

献血者的个人隐私,特别是个人信息、血液检测结果等信息,是献血者的一项基本权利,必须予以保护.否则,不仅会影响献血者的积极性,甚至还会引发法律纠纷.对我国的相关法规对于献血者的个人信息的保密都做了十分具体的规定.《血站管理办法》第24条指出：“血站应当建立献血者保密制度,为献血者保密.”《血站质量管理规范》11.5条款指出：“应建立和实施保密制度,对献血者的个人资料、献血、血液检测结果以及相应的血液使用等应进行保密,防止未经授权接触和对外泄漏.”

对采供血档案的保密是一项十分繁重的工作.献血者的血液检测结果虽然是献血者的个人隐私信息,但它的形成确实采供血工作多个部门的工作结果,是每个献血员的检查、每个项目的检测、每个环节形成的原始记录.在这个过程中,涉及多个部门、工作流程长、流动速率高,一方面会形成疏漏错误,另一方面也存在信息泄露的可能.因此,各业务部门要加强管理,确保献血者相关信息不被泄露,其信息应当严格保密.值得注意的一点是,这些个人信息的保密性不应随着时间的推移而减弱,要站在维护献血者利益的角度,依据相关法律做好信息的保密.

此外,在采供血档案利用的过程中,也要注意保护献血者的个人隐私.采供血档案的利用主要是科学研究和决策怎么写作.比如通过采供血档案的汇编,全面、系统地了解采供血工作的发展历史与现状,掌握淡季缺血、血液偏型、用血规律等问题,为采供血工作的开展提供依据.利用采供血档案开展科学研究主要集中为血液传染病发病情况等课题提供数据和典型案例.在这些过程中,都可能造成献血者个人隐私信息的泄露,需要特别关注.档案部门要加强对相关汇编、数据和案例的审核,确保献血者个人信息的安全.