供热企业档案信息化管理

[摘 要]21世纪,是信息化的世纪,随着高新技术的发展,许多企业利用信息化技术手段,对企业的档案进行信息化管理.档案的信息化管理取代了传统的纸质档案管理,这种管理方式相对于旧时的管理方法具有很多的优点.它使档案信息保存的更加集中,更加方便人们的查询,更加有利于档案的存档,所以,就从档案保存的角度考虑,档案管理的信息化是很有必要的.但是不能说哪种方法绝对的好还是绝对的坏,虽然现在企业档案管理信息化了,但是也存在着许多现实的问题,本文就以哈尔滨热力公司为例,讲述供热企业档案信息化管理的现状和存在的问题,并给出了相应的管理措施和方法.

[关 键 词 ]供热企业；档案；信息化管理

中图分类号：G270.7 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2014）18-0352-01

一、企业档案信息化管理的含义内容及必要性

1.企业的档案信息化管理内涵

什么是企业的档案信息化管理?通过字面理解很容易清除的知道,就是俗话说的电子存档,就是把企业的档案按照一定的分类,存在计算机中.传统的档案管理,就是讲纸质的档案,按照一定的内容,进行分门别类,然后把那些纸张放在特定的地方的一种管理方式.传统的管理方法,第一,需要大量的人力物力,浪费纸张；第二,不便于人们对资料的查询,想要从那么多资料中找到想到的内容,不是一件容易的事情；第三,储存效果不好.由于是纸质的档案,因此容易受房间温度湿度的影响,纸张腐烂,导致档案消失.因此,在高新科技发达的今天,特别是对于像哈尔滨热力公司那样的供热企业来说,企业档案管理的信息化非常必要,因为供热公司需要存储的信息量较其他类型的公司更多更复杂.

2.企业档案的信息化管理具体如何进行

档案的信息化管理具体是如何进行管理的呢?具体分三个步骤,第一步,进行资料数据的录入.要想规范化管理,首先要将收集到的档案信息数据,利用扫描仪,或者网络其他软件,把这些数据录入到电脑中,为后面的工作做好准备工作,需要值得注意的是,录入的过程要把控好准确性,这是管理做关键的步骤.第二步,通过专门的软件,对录好的数据进行分类和编排,这一步,要注意工作流程的规范,不能随意让外部人员进行干预和改动.为确保录入档案与现实记录的一致性,一定还要注意电脑的自动化系统与档案管理系统是兼容的；最后,为保证管理系统的应用能够准确无误的进行,要试用查询功能.

3.企业档案信息化管理存在的必要性

一个企业档案对于企业来说,是一项无形的资产,因此要做到很好管理,就需要运用科学方法,利用高新科技.因为企业档案的存在形式有很多种,有文字说明,图表描述,声像呈现等,他们是企业重要的信息和动力源泉,也是企业领导做各项重要决策时利用的依据,虽然对企业来说,这是一项怎么写作性的工作,但是他的重要性是不可低估的,对档案保管的好坏决定了一个企业生存与灭忙的关键,他们对于企业的兴衰成败有着不可预计的重要意义,因此.企业档案的信息化管理工作时非常重要的.

二、供热企业档案信息化管理的现状及现存的问题

某热力公司是哈尔滨一家大型供热企业,公司有1个调度中心,1个物业公司,4个供热分公司,3个热力站及其他4个直属独立的基层机构,有员工798人,为10多万居民,30过万人口供热,面对如此纷繁复杂的数据,若用传统的档案管理方法,那得需要多大的房子才能装的下如此多的档案,因此,像哈尔滨热力公司的供热企业都有一套完整的信息化档案管理方案.但是不是所有的方法都占有绝对的优势,其实这种管理办法也存在许多现实问题.

1.档案管理设备的陈旧及基础设施的不完善

随着时间的流逝,企业内部许多设备老化陈旧,包括地下网管,计算机设备,存放档案的库房等,又因为大部分的供热企业都存在巨额欠费问题,企业流动资金不足,导致新设备更新的配给不及时,许多档案管理人员还在运用运行速度慢,内存很小的电脑,给档案管理的数据录入工作带来的麻烦,另又因为有些供热企业的网络系统的建设还没完全,因此,档案的信息化管理受到以上两个问题的影响,需要有待改善.

2.档案管理人员职业素养较低

在中国,有个不成文的规定,许多企业都爱用老职工或即将退休的员工,进档案管理部门,觉得档案管理工作时一项很清闲的工作,许多供热企业也不例外.这样的举动就会使得档案管理人员普遍业务素质降低.据调查数据显示,大部门档案管理员工文化程度较低,会计算机操作的的人很少,又由于部门人数少,因此,一部分员工身兼数职,导致档案的录入和分类不能及时的完成,还有一个更重要的原因,档案管理部门人员经常受到调动,总是出现新手,又不能及时的完成培训,对业务流程不熟,以上种种原因导致企业档案的信息化管理受到极为严重的影响.

3.企业缺乏健全的管理体系和保护政策

档案信息化管理的前提条件时必须有一套健全的管理体系,必须明确出台管理工作的标准化方针,另外还需要有政策的保护,比如相关的法律文件,用来保障电子文件的安全存在,虽然现在企业还缺乏相应的规范制度,也还没有出现信息安全技术的保障法律法规,但是,这些都是企业保障安全运营的必要工具.

三、企业面对档案信息化管理出现问题应采取的相应措施

1.加快硬件软件等设备的更新换代

企业基本设施的不完善表现在两个方面,一个硬件设施的不足,二是软件设施的更新不够及时.面对设备的陈旧老化,企业应第一时间应更换各种机器设备,该修的修,该换的换,该更新的更新,面对某些企业网络建设不完善的软件设施问题,企业应及时修整网络布置,确保信息的流畅,网络设备的安全到位.

2.加强档案管理部门人员的培训及人才的培养

其实档案的信息化管理牵涉的技术能力很强,它不仅需要懂得计算机的人员,而且还需要素质高的人员,在精通计算机和网络知识的同时,还需要懂得科学化的管理档案.企业既然需要这种复合型人才,就需要对档案管理部门的员工加强专业知识的培训,同时还要注意努力培养专业的人才.

3.健全企业的档案信息化管理体系增强保护措施

企业领导要足够重视到档案管理信息化的重要性,然后出台相应的政策来确保信息化管理的安全性,制定完善的管理工作流程,建立相应的规章制度,保证档案管理工作能够顺利安全的进行,其次,要加强员工对信息化安全性的意识的培训,只有法律法规的保障,才是信息化档案管理安全性保障的后备力量.这是企业安全生产,长久发展的必要条件.

四、总结

档案的信息化管理建立在高新科技发展的基础之上,社会在进步,计算机应用的技艺能力在进步,因此,总的来说,企业档案的信息化管理是社会发展的必然趋势,是档案管理工作的一场改革.对于企业来说,这场改革有利于企业自身的发展,它提高了企业员工工作的效率,保障了企业档案管理的有效性,面对这种新方法的出现,企业要做好准备,不论是在思想上还是在行动上,积极努力充分利用高新科技手段,整合资源的最优化配置,为企业的发展带来坚固的保障.因此,企业只有做好信息化的档案管理,才能保障企业的安全发展.