绿色办公管理

摘 要 现代化的办公模式一方面方便了人们的工作,一方面也造成了巨大的污染和惊人的资源浪费.在全国如火如荼的节能减排大背景下,“绿色办公”现已悄然兴起.本文主要阐述了现今办公管理工作存在的一些不良现象,分析了造成这些现象的一些原因,并提出了具体的方法措施.为体现绿色、低碳的管理宗旨,实施“绿色办公管理”,是各单位在新形势下改革与发展的客观要求,也是“节约型社会”的必然选择.

关 键 词 绿色办公管理节约

现代化的办公模式一方面方便了人们的工作,一方面也造成了巨大的污染和惊人的资源浪费.由于目前环保问题关系着国计民生的大事,国家出台相关的政策法规大力倡导低能耗绿色办公.在全国如火如荼的节能减排大背景下,“绿色办公”现在成为一个热词.

2005年,由亚洲绿色办公基金会和欧洲绿色生活组织合并组成世界绿色办公基金会--World Green Office Foundation （WGOF）,主要目标是促进绿色办公的理念和推广低碳办公的实施.

一、绿色办公的内涵

绿色办公从广义上来说包含的内容相当广泛,如办公产品是否安全、办公环境的清洁、办公人员的健康等等都成为绿色办公的重要内容,不过从狭义上来说,绿色办公是指在办公活动中使用节约资源、减少污染物产生、排放,可回收利用的产品.它是节能减排全民行动的重要组成部分,它主张从身边的小事做起,珍惜每一度电、每一滴水、每一张纸、每一升油、每一件办公用品.

二、绿色办公的意义

整体绿色办公环境的构建,当前显示出了越来越重要的地位,因为每天人们有三分之一以上的时间要在办公室度过,如果绿色办公环境的构建能够蔚然成风,对整个社会的环保意义将非常重大.

据惠普公司的调查发现,如果有10万用户在每天工作结束时关闭电脑,就能节省高达2680千瓦时的电,减少3500磅的二氧化碳排放量,这相当于每月减少2100多辆汽车上路.一项来自IBM的评估则表明,该公司全球范围仅因鼓励员工在不需要时关闭设备和照明,一年就将节省1780万美元,相当于减少了5万辆汽车行驶的排放量.

再比如使用双面打印的打印机,不仅可以为企业节省50%的纸张成本,更大的环保效应体现在：1台工作组级的双面网络打印机一年可以节省1吨办公用纸,而生产这些纸张需要6棵成材树木,还有10吨左右的水资源耗费和污水排放,那么仅100万台双面打印机一年就可以节省100万吨纸,保护600万棵树和1000万吨的水资源.再如“0秒预热”技术则可以帮助省电节能,实现打印速度上的大大提升,相对于一般打印机在预热过程中的耗时耗电,能以更短的时间启动打印,不仅提高了打印效率、缩短了等待时间,更降低了打印状态下的电量损耗.

事实上,以上这些内容仅是绿色办公概念的一角,真正全面实施起来,意义巨大.

三、现今办公管理工作存在的现象

1. 浪费严重

在每个事企单位中,无论哪个部门都有如：办公桌、办公椅、打印机、复印机以及纸张、笔、生活用纸之类的办公用品.但这些办公用品在充当工作必需品的时候却也出现了各式各样的浪费,譬如办公室桌子下掉落被踩脏的白纸,桌子上有少一截的笔套,办公桌旁纸篓里可以反面利用的废纸等.

办公楼里的水龙头没有拧紧,白天仍然长久开着照明灯,下班的时候电脑不关,夏天空调开到10几度等这样的现象屡见不鲜.

2. 办公用品的申请数量超过使用

办公用品的申请是各部门在每月指定的时间内由部门指定人员根据本部门实际情况的需要填写《办公用品领用申请单》,由办公室统一派指定人员去购写.办公用品的使用指各部门的申请获得领导的批准后可以领取到各个部门的实质性的东西.

每个部门都会根据自己本段时间工作任务的繁重情况,按照正常的程序申请办公用品,但在现实生活中却经常会遇到办公用品的申请超过使用的现象.例如：计划中的培训被临时取消,则所申请的东西没有被使用.

四、造成诸多问题的原因

1．公司管理制度不完善

公司管理制度不完善主要体现在两个方面：一是各项具体的管理制度不完善.公司虽然制定了一系列的规定,但在实际工作中却没有按照规定来执行.二是监管不到位.如：当库存达到最小库存量时,仓库负责人就会直接去申请购写新一轮的办公用品,很少查实办公用品的领用情况和仓库的实际数量是否相符合,更少关注同事们领取的东西是否符合实际情况.

2．办公人员自身问题

一些办公人员贪小便宜、不注重细节、节约意识低下等,将办公用品的使用不放在眼里,随意使用和浪费已成为一种习惯,有些时候私有物品和公共物品不分,随意拿取.

五、绿色办公管理方法

1．完善公司的各项管理制度

为体现绿色、低碳的管理宗旨,实施“绿色办公管理”的制度,是各单位在新形势下改革与发展的客观要求,也是“节约型社会”的必然选择.如规范公司办公用品的申请与使用,可以降低成本,杜绝浪费,提高公司效益,并且有利于公司的长远发展.同时还要加强监管力度.如采购过程中所购写的东西都需要两个人以上的人去购写且要有正式,如无正式不予报账且由个人负责；领用办公用品时,必须是有两位同事在场的情况下方可领取,并在出库单上签字等等.

只有制度全面和监督到位两者互相结合,在一定程度上能够防止以上问题的产生,并为办公室营造一个没有浪费、资源合理运用的工作环境,提高办公用品的利用率.

2．从每一个人做起,注重每一个细节,从根本上树立环保意识.

（1）合理使用打印机

使用经济打印模式.喷墨打印机如果有“经济打印模式”功能,尽量使用,可节约至少30%的墨水,并能大幅度提高打印速度.

选择实用的打印模式.根据具体需要自行设置较为适当的打印模式,既能保证打印质量符合打印的实际要求,又能充分降低墨水的耗费.

巧妙设置页面排版.打印文件内容尽量集中到一个页面上,合理使用页面排版,然后再结合经济模式,墨水就省得更多.

尽量集中打印.打印机每启动一次,都要进行初始化、清洗打印头并对墨水输送系统充墨,这个过程要对墨水造成浪费,所以如果能够将需打印的东西集中到一起进行打印,既保养了机器,又能节约墨水.

正确选用兼容墨水.如果墨水用完了,将兼容墨水填充到原装墨盒里,而不要换掉墨盒,这样就能避免非原装墨盒对机器存在的潜在损坏风险.

（2）节约办公用纸

公文用纸、名片、文宣品及其它用纸尽量采用双面印刷,并印刷适量.尽量使用电子文件、电子邮件,减少纸的用量.

在打印机旁备一个废纸储存箱,可以重复利用的打印纸定期重复利用,不能再利用的各种废纸一定要交给回收商,不管钱多少,节约最重要.

（3）细微处节约用电

用节能型灯泡代替常用的白炽灯,减少照明用电使用量,尽可能多地采用自然光照明.在电灯开关、门口附近张贴清晰的环保标识,督促大家注意节电.打印机、饮水机、复印机等电器,开启休眠功能.办公室饮水机在全天24小时开机的情况下,年耗电约600度,但一般单位需要饮水机的工作时间只占1/3,另有2/3的时间都是白白耗在了夜间和周末.夜间和周末关闭饮水机,每年节省用电400度.

（4）美化环境,实现办公环境绿色化.

上班族一生有超过7万小时在办公室中度过,办公室就像上班族们的“第二个家”.这个家是否健康,和每个人的个人健康以及所在单位的战斗力都有莫大关系.在办公室中,我们既要创造健康的“大环境”,也要创造健康的“微环境”.然而许多写字楼都存在着不同程度的危害公共健康的污染,包括空气质量、温度湿度平衡、光照、通风状况和清洁情况等.

对于这种情况,办公室应该多摆放一些有净化效果的绿色植物,最好保证每人有一盆小绿植,每5人有一盆大叶植物.房间内应保持一定的湿度和温度.远离辐射,午休时不要趴在电脑前.定期消毒,不及时清洁办公室地面、桌面、办公设备,也会导致灰尘堆积、细菌繁殖,成了人为污染,所以,办公室不要堆放过多杂物,纸张最易沾染灰尘,不用的及时清理,每周至少进行一次打扫,对、键盘等进行定期消毒.

综上所述,绿色办公是一项看似简单,实际却非常繁琐而细致的工作.要做好绿色办公管理,必须要遵循几点要求：第一,要严谨细致,考虑周密；第二,讲求实际,保证需要；第三,要勤勉高效,厉行节俭.这样,我们才能真正将办公管理工作做好.