档案工作的安全管理

【摘 要 】随着计算机的不断普及,档案工作安全问题越来越重要,计算机病毒等成为影响档案安全的因素,采取各种有效措施,控制纸制档案使用,加强各项管理,确保档案安全.

【关 键 词 】档案安全；因素；有效措施

中图分类号：G27文献标识码：A文章编号：1006-0278(2012)02-181-01

档案是历史的真实记录,是党和国家的宝贵财富,是借鉴历史,制定规划,解决现实问题的重要依据,同时,档案是记录我们工作实际经验的历史资料,是反映我们工作业绩的有效窗口,做好档案工作,确保档案的完整真实,对维护党和国家历史真实面貌有着重要意义.鉴于档案工作的重要性,档案安全问题成为重中之重.

一、影响档案安全的因素

(一)由于电脑的普及,计算机病毒、网络安全意识、电脑“”等都成为档案安全的隐患.计算机病毒是当今网络业发展的最大危害,网络中所有的终端、通道都可能是病毒的有效攻击点.通过网络传播的病毒,在传播速度、破坏性和传播范围等方面都是单机病毒所不能比拟的,特别是在互联网上.近年来,随着互联网的发展,病毒的种类、数量激增,传播途径更多,传播速度更快,造成的破坏日益严重.档案载体不被病毒破坏显得尤为重要.

（二）设施安全.档案室是否按要求进行设备的配置,如防盗门、防盗窗、防电磁信息辐射泄露、防止线路截获、抗电磁干扰及电源保护等,是否注重防火以及资料对免遭地震、水灾、火灾等事故是否有有效的措施.

（三）安全管理体制.有资料表明,世界上70％信息被盗和泄密来自于内部,这主要是因为人员麻痹和安全管理体制不完善所造成的.如何建立档案管理的科学规范体制、档案使用权限、查阅制度、合理有效的操作与实践技术相结合等一系列安全体系.

二、提高档案专业人员的知识素质以加强安全管理

档案专业人员的知识素质指的是一个档案专业人员从事本职工作应该具有一定广度和深度的知识面.相关科学文化知识.档案工作涉及工作面广,知识门类繁多,特别是在各门学科相互渗透的今天,仅有档案专业知识是远远不够的,还要有比较全面系统的文史知识、科学技术知识,才能更好的胜任档案工作.

（一）掌握文史知识.语言文字与档案管理和怎么写作是不可分割的,具有较强的语言表达能力,对于搞好档案信息管理工作具有重要作用.书写水平也很重要,因为档案工作的各个环节,如编目、著录、标引等与书写水平是分不开的.

（二）掌握相关学科知识.现代档案学与相关学科的渗透日益加强,档案专业人员应有重点的学习和掌握相关学科知识.如法律知识等.

（三）掌握现代化管理知识.随着档案管理现代化技术建设和科学技术管理手段在档案工作中的应用,要求档案专业人员必须熟悉和掌握复印、缩微、音像以及电子计算机等现代化技术知识,才能适应档案工作发展的需要.

（四）掌握宣传知识.档案部门要借助各种媒介宣传档案工作,提高社会档案意识,促进档案事业的发展.同时,还要注意相关知识的学习,加强档案专业与其他相邻专业的渗透与联合,培养自己的信息编研、开发能力.综上所述,政治理论知识扎实,档案专业知识深厚,科学文化知识广博,是一个档案专业人员比较理想的知识结构.

三、采取有效措施强化档案安全意识,确保档案安全

（一）领导重视,强化档案安全意识.领导高度重视,始终把档案安全工作作为一个单位的大事来抓,牢固树立档案利用服从档案安全的意识,实行安全领导负责制,并建立完善档案管理负责制,明确各项职责,将档案安全工作落到实位,切实保障了档案安全工作的顺利开展.

（二）控制纸制档案使用,提高档案安全防范意识.档案柜一般都要上锁,档案员不在时,档案柜要锁住以保护纸制档案.档案在库房外未被使用时,不允许长时间摊放在桌子上,应及时放入专用的柜子中锁好,档案不准擅自带离规定的场所如阅览室等.对档案的使用权限要做出明确规定,谁可以接触哪些纸制档案,但无论是谁有权利使用,也只有档案人员才能进到档案室去取资料.查阅不同档案的人员未经允许不准私自交换阅览所查阅的档案,未经允许不准使用者擅自拍照、抄录、复印.

（三）规范操作,强化档案信息系统安全管理.建立科学的电子归档制度和文件管理记录系统,并严格执行保管制度,落实专人负责,做到规范操作软件,有序利用档案；在软件的技术利用上,设立系统防火墙,不断完善档案安全管理制度,这样从技术要求和管理措施两方面有效地保证了档案的安全管理.电子档案的存放,不同的软盘要放在专门设计的盒子、圆盘内,保持软盘干净并不受损害,不要触摸磁盘的表面,要防尘、防油渍,且远离磁场.

（四）严防泄密,强化档案人员岗位职责意识.严格执行《档案法》以及国家有关档案工作的各项方针政策,定期做好档案工作的法规、制度、规定的宣传工作,切实加强全体人员的档案意识.

（五）依照相关法规,加强了对文件材料收集和鉴定销毁工作的监督、检查和管理.使档案管理更趋合理化、规范化、科学化.严格按照保密法和档案法管理档案,保证档案的安全和利用.

（六）落实制度,提高档案安全保管能力.加强对档案保管、利用、保护、保密等规章制度的落实,实行档案专人保管,专人查阅,集中归档,认真执行《档案保管保密制度》、《档案鉴定销毁制度》、《档案查阅利用制度》、《档案管理人员岗位职责》等相关制度,并按照各项规章制度的要求认真落实整改.

档案安全是档案工作的重中之重,作为档案从业者,确保档案安全是档案工作者的天职.我们要保护好、管理好档案,要依法行使自己的职责,妥善保管好档案.